Hur prioriterar du ditt arbete? Har ni en process för att ta reda på vad ni ska göra först eller för att identifiera det arbete som kommer att ge störst värde för verksamheten? Om svaret är "nej", fortsätt läsa, och om svaret är "ja", finns det alltid utrymme för förbättringar. Du kanske blir överraskad av vad du hittar nedan.
Låt oss först erkänna att det inte är lätt att skapa en effektiv prioriteringsprocess när ditt PMO och dina team är mycket efterfrågade. Faktum är att enligt PMI:s 2018 Pulse of the Profession report, medan 87 procent av PMO-cheferna betecknar sådana processer som "mycket viktiga" eller "väsentliga", uppger endast 12 procent att de redan är "utmärkta" på att prioritera initiativ.[1]
Detta visar att PMO-cheferna har svårt att identifiera och genomföra en effektiv prioriteringsprocess. Men vi har sammanställt en lista med steg att följa för att göra processen mycket enklare.
Tänk på...
Oavsett hur du för närvarande bedömer och prioriterar arbete bör du kunna se på varje initiativ eller projekt och besvara en viktig fråga:
"Vad är det verkliga värdet eller nyttan med detta arbete och hur viktigt är det i förhållande till andra projekt och initiativ?" [citat]
Som en kunnig PMO måste du kunna förbättra dig kontinuerligt och vara smidig för att leverera de affärsresultat som är viktigast. Även om din nuvarande process verkar effektiv finns det alltid utrymme för utveckling - följ helt enkelt de fyra steg som vi kommer att beskriva i den här bloggserien. Vi börjar med det första steget i processen.
1. Bli självsäker.
Förbered dig på att prioritera - en effektiv prioritering och poängsättning kräver två saker:
- en etablerad process, och
- Det är bara tillräckligt med styrning med rätt personer, tid, kriterier och metoder.
Som en kunnig PMO bör du överväga att upprätta och använda en checklista för att samla rätt grupp människor för en effektiv prioriteringsprocess. Inkludera följande: vem, vad, när, hur, hur och hur ofta.
Vi hjälper dig att komma igång genom att definiera varje element i en egen checklista nedan.
Vem kommer att ha inflytande i prioriteringsprocessen?
Som en kunnig PMO är du säker på hur du utvärderar prioriteringsfaktorer för att fatta objektiva beslut. Du vill identifiera de personer som har den nödvändiga expertisen för att korrekt utvärdera sådana prioriteringsfaktorer. Tänk på att detta bör inkludera kunniga intressenter från andra team och avdelningar.
Vilka är dina prioriteringsfaktorer?
Dessa måste baseras på företagets affärsmål, och då är det viktigt att ledningen köper in dem. Beakta kriterier som ekonomiska faktorer (ROI, NPV, förväntad kostnad etc.), affärsmål (strategisk anpassning, kundfokus, riskminskning etc.) och drivkrafter (komplexitet, effektivitet, efterlevnad av lagar etc.).
När är den bästa tidpunkten för prioritering?
Det är inte längre realistiskt att prioritera en gång om året - du bör redan från början fastställa ett prioriteringsschema som styrs av arbetets art och intressenternas engagemang. Kloka PMO:er omvärderar och justerar ständigt sina prioriteringar för att passa verksamhetens skiftande behov.
Hur kan ni bäst samla arbetet för utvärdering och prioritering?
Hur ofta gör du poäng?
- Årligen/kvartalsvis- fokusera på viktiga initiativ eller stora projekt. Genom att använda poängsättning i portföljplaneringsprocessen kan din organisation bättre förstå och dokumentera den relativa betydelsen av strategiska projekt och initiativ. Fördelen? Bättre prioriteringsbeslut och införande av en baslinje för utvärdering av nytt arbete.
- Månadsvis eller oftare- Kunniga PMO:er står inför ständiga förändringar. Med detta sagt, så itererar de kontinuerligt, omprövar antaganden och justerar vid behov. Genom att samla in arbetsförfrågningar och prioritera regelbundet kan organisationen anpassa sig snabbare till ny information och efterfrågan samt utnyttja nya möjligheter.
- Ad hoc eller pågående- Vid alla ad hoc-förfrågningar avgör PMO:erna om ett projekt har tillräckliga fördelar för att ersätta pågående projekt. Det är här din poängsättningsfrekvens kommer in i bilden - löpande är relevant för de organisationer som har en jämn arbetsintag och som inkluderar prioritering som en del av arbetsflödet för begäran. Dessa organisationer tar in projekt i takt med att kapaciteten och tidsplanen tillåter det.
Hur ofta genomför ni poängsättning?
Bestäm din process för intagning av arbete och välj sedan hur du bäst samlar in arbete för utvärdering och prioritering. Genom att arbeta från en centraliserad intagningsprocess har du möjlighet att prioritera och planera en portfölj som du kan leverera baserat på kapacitet. Se till att omprioritera ofta - Kunniga PMO:er omvärderar och hanterar planen löpande.
När du har förberett dig ordentligt för prioritering (fin allitteration, va?) är du redo att gå vidare till steg två. Vi kommer att fortsätta den här bloggserien med del två under de kommande veckorna, men här är de återstående stegen som vi kommer att diskutera på djupet:
- Få kunskap: Vilken prioriteringsmetod passar bäst för din organisation?
- Var uthållig: Handla, utvärdera, revidera och utveckla kontinuerligt.
- Argumentera för det: Inse att det lönar sig att maximera affärsnyttan.
Kan du inte vänta på resten av serien? Lär dig allt om varje steg ovan genom att ladda ner hela e-boken "The Savvy PMO's Guide to Prioritization."
[1] https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2018.pdf
