Dagens företag ser i allt högre grad till att PMO:n kan öka resultatet. Bristfällig resursplanering gör det svårt att snabbt leverera innovativa produkter, tjänster och kundupplevelser. "Risken med dålig kapacitet är att man inte kan anslå resurser till projekt. Vi har ett "behov av snabbhet" och behöver rätt resurser vid rätt tidpunkt under projektets livscykel. Det är vad vi söker för att uppnå tillväxtmålen."
Detta citat, från en av Planviews globala kunder inom Consumer Packaged Goods (CPG), beskriver de utmaningar och risker som organisationer står inför när det gäller resursplanering. Om du inte fokuserar på resursplanering får du projektförseningar, förlorade intäkter, låg produktivitet, högre kostnader, ökad personalomsättning och mycket annat. Vad är svaret? I den här bloggserien guidar vi dig i hur du kan förbättra din resursplanering, oavsett hur erfaren du är när det gäller resurshantering och planeringskapacitet för organisationens projekt, program och initiativ.
Den smarta PMO:n tilldelar konsekvent sina medarbetare det mest värdefulla arbetet och ombalanserar roller, personer och gruppuppdrag för att säkerställa strategisk anpassning. Genom att följa våra fem riktlinjer kan PMO:er på alla nivåer förbättra resursförvaltningen, snabbare anpassa sig till förändrade prioriteringar och möjligheter och i slutändan påskynda affärstillväxten.
De två första riktlinjerna, som tas upp i den här bloggen, handlar om dina medarbetare.
1. Fokusera först på nyckelresurserna.
Det är människor först för Savvy PMO. Att förstå dina anställdas bidrag, färdigheter, erfarenhet, tillgänglighet och potential är avgörande för att förbättra resursplaneringen. Men du behöver inte inkludera alla på en gång. Följ de här tre stegen för att komma igång.
a. Samla in de första resurserna
Välj ut ett fåtal anställda när du skapar eller delar in dem i grupper. Kriterierna kan till exempel vara de som utför det mest värdefulla och strategiska arbetet, eller de som tenderar att vara överutnyttjade. Därefter kan du börja med dina första projekt och arbeten. När du har kommit fram till vilka processer och strategier som fungerar bäst kan du lägga till fler resurser senare.
b. Identifiera grupper av roller och fastställa interna och fakturerbara priser.
Skapa roller baserat på organisationens nomenklatur: Arkitekt, projektledare och affärsanalytiker, till exempel. Att ha både interna och fakturerbara priser hjälper till att uppskatta kostnader och effektivisera processen när roller tilldelas ett projekt.
c. Tilldela resursernas kompetensprofiler
Det är här du inkluderar individuella attribut, som t.ex. en anställds tidigare erfarenheter och särskilda färdigheter. Ju bättre du är på att kategorisera dessa element, desto enklare blir din resursplanering.
2. Tilldela och allokera resursroller och teamtilldelningar
När du har identifierat dina första resurser och deras roller och kompetensprofiler är du redo för uppdragsfasen. Här är det viktigt att vara flexibel utifrån olika arbetsmetoder, typer av projekt och personalbehov. Följande steg hjälper dig att matcha rätt arbete med rätt personer.
a. Planeringsarbete
Flera metoder för resursplanering hjälper dig att tilldela personal utifrån organisationens behov. Här är två att tänka på.
- högnivåplanering
Använd detta tillvägagångssätt när du:
- Känner till de roller som behövs men inte nödvändigtvis till personerna.
- Måste ha roll- och resursfördelning på projektnivå för vidare analys och godkännande.
- Kan behöva förlita sig på andra i organisationen för att slutföra bemanningen eller få personalgodkännanden.
- Behovet av att representera efterfrågan innan man har detaljerade strukturer för uppdelning av projektuppgifter och arbete.
- horisontell planering på uppgiftsnivå
Använd detta tillvägagångssätt när du:
- Behov av planering på låg nivå, eventuellt för detaljerad rapportering eller för att förstå CapEx kontra OpEx.
- De har detaljerade strukturer för uppgifts- och arbetsfördelning och behöver bygga upp efterfrågan utifrån denna information.
- redan har godkännanden eller inte behöver gå igenom en godkännandeprocess för att fördela dina resurser
- Har en detaljerad uppgiftsplan och vill schemalägga resurser för dessa uppgifter.
b. Representation av arbetsinsatser
När du har valt planeringsmetod väljer du hur du vill uttrycka efterfrågan: i antal anställda (eller heltidsekvivalenter) eller i arbetsinsats. Även om det ena kan vara bättre än det andra för vissa projekt är detta ett område där de flesta PMO:er är konsekventa.
- Uttryck efterfrågan i antal anställda om du föredrar att representera uppdragen som en procentandel av den tid som resursen kommer att arbeta. Vissa tillämpningar stöder profilering av insatser på lägre granularitetsnivåer för att ta hänsyn till olika arbetsbelastningar under hela
- Uttryck efterfrågan i Effort om det är mer meningsfullt för din organisation att representera allt ditt arbete med projektresurser. En resurs kan till exempel tilldelas att arbeta 80 timmar på ett projekt, så att du vet exakt hur mycket av deras tid som går åt till det arbetet.
c. Tilldelning av arbetet
Nästa steg är att välja personalstrategi. Förnuftiga PMO:er väljer en eller en blandning av följande:
- Låt projektledare få personal direkt.
- Låt resursförvaltare sköta personalansvaret.
- Anställ ett centraliserat ledningsteam med en formell ansökningsprocess.
När du väljer direktanställning är det viktigt att kommunicera väl och skapa tydliga processer. Du kan också ha olika processer baserade på olika resurser. Till exempel kan en tvärfunktionell roll som är mycket efterfrågad kräva en mer formell godkännandeprocess för att säkerställa att arbetet tilldelas och prioriteras på rätt sätt.
I del 2 av den här bloggserien tar vi upp de tre sista stegen i resursplaneringen:
- Kör Basic Analytics och Account for Financials
- Analysera kapacitet och efterfrågan
- Omfördela, förutsäg och lägg upp en framtidsstrategi
För detaljer om alla fem stegen, ladda ner hela e-boken: "The Savvy PMO's Guide to Resource Planning."
