Ett PMO för hälso- och sjukvården måste idag ha en stark konstitution. De står inte bara inför utmaningar som är unika för hälso- och sjukvården, utan PMO:erna går också igenom de trender som nämns i vårt senaste inlägg, "Conquer Your Business Transformation." Det handlar bland annat om att förverkliga Agile-at-scale, att omfamna den föränderliga arbetsvärlden och att skapa en innovationskultur.
Under Planview Horizons Customer Conference i Austin, Texas, träffades 25 av våra Blue Cross Blue Shield-kunder (BCBS) från sex olika dotterbolag för att diskutera hur de hanterar dessa utmaningar och möjligheter. Gruppen bestod av BCBS-kunder som talade på Horizons och som representerade Blue Cross and Blue Shield North Carolina, Cambia Health Solutions och Excellus BlueCross BlueShield samt andra från hela USA.
Här är fem höjdpunkter från diskussionen:
1. Utmaningar för att koppla samman strategi och genomförande: "Hur ser vi till att vi investerar i rätt saker?"
En av de utmaningar som diskuterades var hur sjukvårdsbranschens ständigt skiftande dynamik gör det hela tiden mer komplicerat att koppla ihop strategi och leverans. PMO:er inom hälso- och sjukvården måste till exempel ofta införliva ändringar i lagstiftningen i portföljen. Dessutom finns det ett tryck på att förnya sig och snabbt leverera rätt produkter och tjänster till BCBS medlemmar. PMO:er inom hälso- och sjukvården bör se till att organisationen har rätt portföljmix för att uppnå sina mål och kunna ändra och omprioritera vid behov.
En representant från Blue Cross and Blue Shield North Carolina (BCBS NC), det största försäkringsbolaget i delstaten, satte dessa utmaningar i perspektiv: "Man måste vara innovativ för att bidra till förändringarna inom sjukvården. Vi vill vara en av dessa ledare." Han sade att de fokuserar på flera nyckelfrågor:
- "Hur ser vi till att vi håller oss uppdaterade och ligger i framkant?"
- "Hur finansierar och skapar vi nya, bättre och förbättrade sätt att leverera produkter och tjänster inom hälso- och sjukvården?"
- "Hur ser vi till att vi investerar i rätt saker?"
- "Hur anpassar du dig till de olika typerna av arbete som krävs?"
- "Hur kan vi ge organisationen en inblick i arbetet?"
Med hjälp av Planviews lösningar har PMO på BCBS NC utvecklats från grundläggande resursförvaltning till strategisk portföljförvaltning. I dag har organisationen flyttat sitt fokus från projekt som avslutades i tid och inom budget till att optimera en projektportfölj värd hundratals miljoner dollar som fokuserar på att uppnå strategiska resultat.
Att investera i och prioritera rätt arbete var också ett hett ämne för resten av gruppen.
En BCBS-kund nämnde hur nöjda deras intressenter var när de insåg att uppgifterna redan finns i Planview PortfoliosTM för prioritering: "Poängformeln fastställer prioriteringen. Vi bråkar mindre och ägnar mer tid åt att diskutera vad vi planerar att arbeta med."
I den här organisationen använder PMO sin Planview-lösning vid ledningens strategimöten: "Det har lett till en insikt om att det finns luckor att åtgärda och att vi i vissa fall arbetar med saker som har lägre prioritet. Det är en spännande tid när vi går igenom portföljprocessen. Cheferna ber om information från oss för att driva ekonomiska diskussioner."
En annan deltagare fokuserar också på att använda de data som redan finns i Planview för att bättre anpassa strategi och genomförande. "Det här året har varit mycket omvälvande för oss som organisation att börja använda Planview Portfolios på ett mer holistiskt sätt. Vi integrerar strategiprocessen med vår portföljprocess och använder Planviews investerings- och kapacitetsplanering för portföljen." PMO arbetar nu tillsammans med cheferna för att koppla leveransen närmare till den strategiska planeringen och ge personalen rätt data vid rätt tidpunkt för att genomföra arbetet.
2. Rationalisering av tekniken: "Vårt team för företagsarkitektur är helt engagerat."
BCBS-organisationer vet att det i allt högre grad är teknik som krävs för att uppnå strategiska resultat. Nya produkter och tjänster är ofta digitalt baserade. Genom att koppla ihop teknik med affärssammanhang kan man öka intäkter och tillväxt, men bara om IT-cheferna - och särskilt företagsarkitekter - kan optimera sina program- och teknikportföljer.
Det är här som PMO för hälso- och sjukvården kommer in i bilden, men gruppen var enig om att det innebär utmaningar. En deltagare erbjöd: "Det händer ofta att någon gör en förbättring av ett system och det förstör något som vi just hade börjat införa, eftersom det inte fanns någon fullständig bild."
En annan BCBS-deltagare sa: "Vi har en planering som ligger till grund för strategiska färdplaner för varje affärsområde. Nu investerar vi inte om det inte är förenligt med dessa strategiska färdplaner. Detta har gett oss mer disciplin än vad vi hade för några år sedan. Vårt team för företagsarkitektur är absolut engagerat innan vi planerar på den strategiska nivån."
En BCBS-kund har minskat sitt företags applikationer från 1,352 till 591 med hjälp av Planviews applikation capability and technology management . Hon sade att deras chefer har bett att få se mer information. "Det var en stor ögonöppnare när vi började titta på uppgifterna. Det är fantastiskt hur allt fungerar tillsammans."
Deras team för företagsarkitektur är också mer engagerat och delaktigt: "Vår förhoppning är att vi ska börja driva strategin utifrån affärsbehovet i stället för att affärsteamen ska bestämma sig för att de vill ha ett verktyg och ta in det."
3. Skapa en innovationskultur: "Crowdsourcing är kraftfullt."
Innovation kan ge företag ett försprång, oavsett om det handlar om att förbättra interna processer, lösa problem eller komma med nya produktidéer som förändrar spelet. Därför institutionaliserar många BCBS-organisationer innovationsprocessen genom att skapa avdelningar som ägnar sig åt den. De använder också specialbyggda verktyg för att utnyttja den kollektiva visdomen och kreativiteten hos anställda, partners och andra.
Cambia Health Solutions nämnde att de har uppnått betydande resultat med hjälp av lösningen Planview Planview IdeaPlaceTM innovationshantering : "Vi har haft turen att arbeta med Planview IdeaPlace i ungefär sju år nu. Vi har haft vårt innovationsteam i åtta år. Vi har gått hela vägen till att introducera produkter på marknaden och starta nya företag. Det är ett fantastiskt verktyg och vi är tacksamma för det. Denna filosofi om crowdsourcing är kraftfull."
For example, Cambia launched a recent challenge that yielded $4 million in cost savings associated with process changes. Another idea became a new sales engagement tool that has supported over $60 million in sales and renewals. See Cambia’s presentation at the Ignite 2019 conference here.
4. Den föränderliga arbetsvärlden: "Hur anpassar vi olika typer av arbete?"
Fokus på slutspelet - att leverera snabbt och mätbart värde till verksamheten - innebär att PMO:er inom vården i allt högre grad stöder de olika sätt som anställda arbetar på. Detta inkluderar olika typer av arbetsmetoder som vattenfall, samarbete, iterativ, Lean-Agile-leverans eller en kombination av dessa metoder. Dagens PMO:er inom hälso- och sjukvården måste hitta den rätta balansen mellan dessa metoder för att skapa marknadsledande produkter, tjänster och medlemsupplevelser.
Kontinuerlig planering hjälper PMO:er inom hälso- och sjukvården att se till att arbetet ständigt levererar värde till verksamheten - och kopplar samman strategi, planering och leverans för alla i organisationen och hjälper dem att anpassa sig när prioriteringar, regler och marknader ändras.
Som ett resultat av detta har BCBS NC övergått till en leverans med flera metoder: "Vi har gått från att använda en metod till en hybridmodell och flera metoder för att hitta den som passar bäst för arbetet. Vi kallar det inte för skalbar agilitet utan snarare för affärsagilitet. För oss är det en stor förändringshantering som omfattar hela företaget."
Majoriteten av BCBS-deltagarna höll med om att agil omvandling är en utmaning. Vissa av dem har kommit långt på resan, men de flesta arbetar med att definiera de bästa områdena för smidighet och deras färdplan.
En kund diskuterade ett Agile-direktiv från företagets ledning: "'Vi borde bli helt agila!' sa de. Hur kan vi införa ett mer agilt tillvägagångssätt i traditionella projekt eller ha en blandning av olika typer av projekt, i stället för att försöka tvinga allt arbete att vara agilt? Har någon annan upplevt detta? Hur försöker du hantera det?"
En kund som hade samma problem svarade: "Vi insåg att allt inte kan vara agilt. Det är helt enkelt inte möjligt. Allt passar inte in i detta. De började förstå helheten: Låt oss lägga in saker i Agile där de passar in."
Agilitet innebär olika sätt att arbeta: Det är inte längre hållbart att arbeta på ett sätt som passar alla. Att bli mer agil kräver att PMO:er inom sjukvården lär sig och införlivar olika metoder, ramar och terminologier.
"Vi går igenom ett krig mellan projekt och Agile just nu", svarade en annan BCBS-kund. "Vår IT-chef tog in en fantastisk agil ledare för att implementera SAFe på hela företaget. Hon stötte på murar när hon arbetade med hur hon skulle skala Agile i våra befintliga processer för ekonomi, rapportering och styrning."
"Hur kan man vara så specifik för SAFe och ändå hantera ett projekt?" sa han. "Vad SAFe, Agile och även klassisk styrning har gemensamt är att man kan "leana dem" och inkludera leanaspekter för att införa "lagom" styrning och mer inkrementell finansiering och titta på olika KPI:er. Vi har nu gemensamma termer och mått som vi använder."
5. Agil finansiering: "Det är ett steg i rätt riktning."
Diskussionen kom att handla om agila finansieringsprocesser och hur svårt det är att göra denna övergång. Den snabba takten i Agile kräver dynamisk finansiering snarare än årlig, projektbaserad finansiering. Kontinuerlig portföljplanering gör det möjligt för PMO:er inom hälso- och sjukvården att omfördela finansiering när produkter dör, prioriteringar ändras och nya, lovande idéer dyker upp.
Men hur finansierar man människorna och inte projektet som i traditionell PPM inom hälso- och sjukvården?
"Det är en del av det vi kämpar med", säger en kund. "Vi har den här planeringsmentaliteten där det fortfarande är: 'Okej, du har X budgetbelopp för det här året, jag vill att du ska utveckla Y.' Cheferna försöker att anpassa dessa projekt till ett Agile-format. De förväntar sig fortfarande en bestämd leverans vid slutet av en bestämd tidsperiod."
Vissa kunder sa att deras organisationer gör framsteg:
"I år är vi närmare än någonsin att finansiera värdeflöden. Vi gav dem pengarna, men de identifierar fortfarande projekt, så vi är inte riktigt framme ännu. Det är ett steg i rätt riktning. De vet att de måste omrationalisera det arbete som de ville göra i år när det uppstår nya arbetsuppgifter."
Detta är andra året i rad som dessa BCBS-kunder samlas på Horizons för att diskutera sina utmaningar och möjligheter. De tycker att det är värdefullt att dela med sig av sina idéer i detta forum och under hela året, och förhoppningsvis har deras insikter varit till nytta för dig också. Om man ser framåt mot vårdtrender och förutsägelser från 2020 - allt från telesjukvård till data om "sociala faktorer" och branschens "detaljhandel" - kommer PMO:erna inom vården att fortsätta att utvecklas och anpassa sig för att erbjuda sina medlemmar innovativa erbjudanden av hög kvalitet och till låga kostnader.
Läs mer genom att läsa "Bryt igenom status quo: " eBook.
![Zombie PMO-utbrottet [Infographic]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/09/The-Zombie-PMO-Outbreak.png)
