Projektportföljhantering handlar om att få en bredare syn på de projekt som genomförs av din organisation. Även om det finns naturliga likheter och överlappningar med projektledning är de centrala målen för projektportföljförvaltning att förbättra hur projekt genomförs i hela organisationen snarare än att fokusera på att leverera ett enskilt projekt.
Projektportföljansvariga samlar in och analyserar data som uppstår i hela projektportföljen och använder den sedan för att hjälpa till att hålla projekten i linje med organisationens mål. PPM:s kan också ta på sig många PM-roller, t.ex. leverantörs- eller riskhantering, för att kunna fokusera mer på specifika uppgifter och leveranser.
På grund av de betydande fördelar som PPM-kontoren erbjuder i form av kostnadsbesparingar och övervakning har projektportföljförvaltningen vuxit enormt under de senaste åren. Om du vill implementera det i din organisation för första gången kan du läsa om hur du gör det här.
Hur man implementerar projektportföljförvaltning
Få ledningens godkännande
För att genomföra en strukturförändring i en organisation krävs ett betydande stöd från ledningen. Innan du introducerar en förändringsplan bör du höra dig för hos de intressenter som du tror skulle vara mest mottagliga för idén om projektportföljhantering. Man kan till och med gå så långt som att föreslå att en blir projektsponsor. Detta stöd på ledningsnivå kommer att vara viktigt, både för att vinna över styrelserummet och för den expertis i organisationsförändringar som man kan luta sig mot.
Skapa en effektiv strategi och genomförandeplan
Varje lyckat genomförande kräver en plan. Införandet av ett projektportföljsystem kommer inte nödvändigtvis att förändra hur saker och ting görs på fältnivå, men det kommer att införa nya funktioner och resultat när det gäller övervakning, rapportering och godkännande. En effektiv genomförandestrategi kommer att ha rett ut alla dessa potentiella problem innan startskottet går.
Fastställa en metod för projektutvärdering.
Ett av kärnkoncepten i projektportföljförvaltningen är att utvärdera värdet av varje projekt för organisationens övergripande strategiska uppdrag. För att säkerställa konsekvens, rättvisa och största möjliga avkastning för organisationen måste man skapa en metod för utvärdering av projektportföljen som effektivt kan bedöma kostnader, tid och resurser som varje projekt kräver i förhållande till den förväntade avkastningen. Detta kan justeras under vissa perioder om man upptäcker stora skillnader mellan prognoser och resultat, men det måste tillämpas på ett konsekvent sätt.
Skissera projektportföljen
Projektportföljförvaltarens första uppgift är att besluta om projektportföljen. Detta kommer att innebära att utvärderingsmetoden används för att bedöma genomförbarheten hos de föreslagna projekten, och att en slutlig lista tas fram som sedan ska godkännas av ledningen. Denna lista kan ha eller inte ha alternativa alternativ, beroende på chefens slutliga status.
Definiera de nya rollerna
Som tidigare nämnts kommer de viktigaste rollförändringarna i samband med projektportföljförvaltningen att ske på ledningsnivå. Detta kan leda till problem när projektledare kämpar mot vad som kan uppfattas som ett extra hierarkiskt lager ovanför dem, vilket kräver att de avstår från vissa projektledarroller. Ett möte med alla PM bör sammankallas för att minska oron och för att fastställa hur rollerna kommer att definieras framöver.
Var öppen för iteration och förändring
Ingen förändring eller implementering kommer att gå exakt som planerat, eftersom det är omöjligt att förutse allt. Särskilt för flexibla företag ger dock planering i förväg och fastställande av perioder för granskning av genomförandet och eventuella upprepningar organisationen flexibilitet att vända sig bort från riskerna eller att anpassa vissa processer om de inte fungerar som avsett.
Projektportföljhantering har blivit oerhört populärt bland organisationer inom alla områden, något som har underlättats avsevärt av framsteg inom PPM-tekniken. Programvara som Planview AdaptiveWorks projektledningsverktyg ger organisationer större överblick och information om hur alla projekt i organisationen fungerar, vilket möjliggör effektivare projektportföljhantering.
