Idag uppmanas organisationer ständigt att "göra mer med mindre".
Men de flesta organisationer saknar grundläggande resurskapacitet, och planer godkänns ofta innan resurskapaciteten utvärderas, vilket leder till missade mål och utbrändhet bland medarbetarna på grund av överutnyttjande. Organisationer behöver en effektiv strategi för kapacitetsplanering.
I den här bloggen lyfter vi fram några av de bästa metoderna från vårt senaste webbinarium, Getting Capacity Planning Right, med Planviews David Blumhorst och AJ Shavell, som visar exempel från verkligheten när de arbetar med kunder som gör kapacitetsplanering på rätt sätt.
Förståelse av resurshantering
Kapacitetsplanering kan se ut på olika sätt beroende på om den sker internt eller externt. Syftet med intern resurshantering (PPM) är att förbättra verksamheten inom företaget, vilket ofta innebär att arbeta med begränsningar, prioritera idéer och uppgifter och utvärdera hur många man kan ta på sig.
Extern resurshantering (PSA) innebär att arbeta för externa kunder mot en avgift och balansera utbud och efterfrågan när du arbetar dig igenom möjlighetsintaget, liknande försäljningstratten. Förståelsen för intern kontra extern kapacitetshantering sätter tonen för den övergripande strategin.
Resurshantering är grundläggande för organisatorisk framgång. Det är svårt att bygga en organisation som ser långsiktiga framgångar utan att ha de rätta delarna på plats.
Vid kapacitetsplanering, följ 80/20 -regeln: lös för 80% av kapacitetsplanen, inte de 20% som ännu inte är kända.
De vanligaste utmaningarna med kapacitetsplanering
Kapacitetsplanering är avgörande, men det är inte utan utmaningar. Traditionella modeller följer en typisk projektstyrningsmodell med kapacitet beroende på antalet timmar. I dessa modeller görs planeringen per månad eller kvartal, inte per dag. Å andra sidan är agile mer kontinuerligt, med begränsningar baserade på teamet, inte rollen.
Intern och extern kapacitetsplanering ställs ofta inför utmaningar när det gäller flaskhalsar i fråga om resurser. Organisationer med delade eller konkurrerande resurser har en ytterligare belastning på kapacitetsplaneringen. Interna team måste också hitta rätt nivå av arbete för att skapa värde utan att bränna ut medarbetarna, och externa team måste balansera intäkter och kundnöjdhet.
En agil metod för kapacitetsplanering som använder balanserade, fasta team kan övervinna många av dessa utmaningar. Genom att arbeta effektivt med att prioritera och samla upp eftersläpningar inom varje team kan projekten fortsätta utan en fullständig teamomstrukturering för varje projekt.
Bästa praxis för kapacitetsplanering
Den viktigaste principen för kapacitetsplanering är att det är en top-down-process, inte en bottom-up-process. Eftersom projekt och kapacitet kan förändras så snabbt, gör en bottom-up-process det svårt att göra justeringar. Att använda en top-down-process möjliggör enklare justeringar.
Kapacitetsplanering är ett problem på medellång sikt, vilket innebär att teamen ofta tittar tre till sex månader framåt i tiden. Team kan inte lösa alla detaljer eftersom de inte känner till detaljerna - och det behöver de inte heller göra. Vid kapacitetsplanering, följ 80/20 -regeln: lös för 80% av kapacitetsplanen, inte de 20% som ännu inte är kända.
Kapacitetsplanering kräver kontinuerliga justeringar. Även om många företag håller årliga planeringsmöten för att se över hela året på en gång, går dagens affärsverksamhet för snabbt för att vara så långsam. De mest framgångsrika företagen ser istället över sin interna kapacitetsplan minst en gång i månaden och anpassar den efter aktuella arbetsuppgifter och efterfrågan. Vissa team, t.ex. kapacitetsplanering för tjänster, behöver granska och justera varje vecka och hålla ett öga på pipelinen.
Bästa praxis för kapacitetsplanering är att följa en process i fyra steg:
- Förstå er övergripande efterfrågan, bland annat genom att titta på intag och försäljningspipelines.
- Analysera er nuvarande kapacitet och håll ett öga på aktuella projekt och efterfrågan.
- Överväg dina alternativ med hjälp av scenarioplanering.
- Ständig anpassning och utveckling.
I slutändan är kapacitetsplanering en pågående process som kräver kontinuerliga justeringar. För att lyckas måste teamen regelbundet avsätta tid för att se över och justera kapacitetsplanen.
Next Steps
Med rätt kapacitetsplanering kan organisationer maximera sina resurser och öka sina intäkter. En effektiv strategi för kapacitetsplanering hjälper team - både interna och externa - att göra mer med mindre och att utvecklas.
Kapacitetsplanering är en kontinuerlig process. När det görs på rätt sätt kan teamen anpassa sig till förändringar i projekt och efterfrågan så att de kan maximera intäkterna och ge bästa möjliga service till anställda och kunder.
Titta på webbseminariet för att lära dig mer om fördelarna med kapacitetsplanering och hur rätt modell underlättar en bättre beslutsprocess för att anställa resurser eller skjuta upp/godkänna projekt.
