Allmänna riktlinjer för utformning av Kanban-tavlor

Vid det här laget har du förmodligen redan hört hur Kanban kan förändra hur IT-driftsteam hanterar uppgifter. Kanban gör det lättare för IT-verksamheten att hålla tidsfrister och leverera nöjda kunder. Men för att kunna dra nytta av fördelarna som Kanban har att erbjuda måste du följa några riktlinjer när det gäller utformningen av Kanban-tavlor, så att de fungerar som avsett och förbättrar användarupplevelsen. I det här inlägget ska vi titta på några av dessa riktlinjer och hur du kan implementera dem i din projektledningsstrategi.

KOM IHÅG ATT KANBAN INTE ÄR EN UNIVERSALLÖSNING.

En av de viktigaste riktlinjerna för utformning av Kanban-tavlor är att skräddarsy Kanban så att det uppfyller teamets behov. Även om du arbetar med olika avdelningar inom samma organisation har varje team olika mål och målsättningar. Det som fungerar för en avdelning kommer inte att hjälpa en annan, vilket är viktigt att förstå när man utformar Kanban-tavlor. Därför bör du aldrig kopiera en tavla från en annan avdelning och integrera den i din projekthanteringslösning. Håll dig istället till följande riktlinjer när du utformar dina Kanban-tavlor:

• Låt de anställda bidra till utformningen av styrelsen, inte bara IT-driftscheferna. Det är de som har praktisk kunskap och erfarenhet, och de vet vilka resurser som behövs för att slutföra ett projekt inom en viss tidsram.
• Utforma en tavla som speglar hur ditt team arbetar och se till att deras styrkor och svagheter tas med. Det främsta målet med Kanban är trots allt att identifiera ineffektiva och ineffektiva element.
• Se till att din tavla är välstrukturerad och optimerad för öppenhet, så att det är lätt att hitta ojobb eller blockerat arbete.
• Minimera scope creep genom att begränsa styrelsens start- och sluttillstånd till endast teammedlemmar.

Se också till att din styrelse inte är alltför komplex. Håll det kort, koncist och konkret, särskilt i början. Du kan alltid utveckla din Kanban-tavla senare, om det behövs. På så sätt kan du minska tiden för att samordna vem, vad och var i ditt projekt, så att du kan komma igång tidigare än du annars skulle ha gjort.

BEGRÄNSA DITT PÅGÅENDE ARBETE

Framgångsrika IT-driftsteam kan hantera sin tid och kapacitet på ett effektivt sätt genom att sätta en gräns för de pågående uppgifterna de har vid varje given tidpunkt. Att ha för många aktiva uppgifter i arbetsflödet kan leda till överväldigande, trötthet och onödig förvirring när det är dags att delegera och prioritera uppgifter. Det är därför många driftsteam använder Kanban, eftersom det gör det lättare att visualisera ett arbetsflöde, så att du kan identifiera pågående arbeten som inte har kommit igång och pausa icke-väsentliga uppgifter för tillfället.

Genom att begränsa ditt pågående arbete får du och ditt team möjlighet att ägna er åt viktiga uppgifter med minsta möjliga avbrott. Detta minskar de bakslag som orsakas av kontextbyten och överväldigande situationer genom att göra arbetsbördan hanterbar och lätt att närma sig.

Andra problem som du kan förvänta dig när du har ett stort antal pågående arbeten är bland annat:

• Missade tidsfrister: IT-driftsteam som jonglerar med för många uppgifter samtidigt har svårare att spåra och slutföra uppdrag.
• Dålig feedback från kunderna: Tung arbetsbelastning påverkar svarstiderna, vilket gör det svårare för driftsteamen att snabbt ta itu med kundernas problem.
• Suboptimal arbetskvalitet: Multitasking hindrar teamet från att ägna sin fulla uppmärksamhet åt ett enda projekt, vilket ökar sannolikheten för att slarviga misstag begås.

Vi rekommenderar att IT-driftsteam uppmärksammar de uppgifter som fastnat i "Validera"-fasen på Kanban-brädan. Det beror på att ett av de vanligaste misstagen är att lämna uppgifter öppna i det här skedet i stället för att slutföra dem. Detta leder i sin tur till att uppgifter ackumuleras och blir potentiella problem vid en obekväm tidpunkt. Den goda nyheten är att du kan förhindra detta med hjälp av ett ITSM-verktyg ( ) eller en annan projekthanteringslösning som låter dig automatisera vissa delar av arbetsflödet, som att flagga inaktiva uppdrag som inte har slutförts efter ett visst antal dagar - till exempel uppgifter som ligger i "Validate" i 60 dagar eller mer.

Nu när vi har tittat på de problem som multitasking orsakar ska vi se hur du kan hantera dina uppgifter mer effektivt.

HUR DU FÖRHINDRAR ATT DIN ARBETSBELASTNING BLIR ALLT STÖRRE

Som chef för IT-drift är det ditt jobb att ge ditt team befogenheter så att de kan utföra sina uppgifter på bästa sätt. Ett sätt att göra det är att begränsa antalet uppgifter som samlas i arbetsflödet, så att teamet inte behöver hantera ett stort antal pågående arbeten vid varje given tidpunkt. Här ska vi titta på några praktiska lösningar som minimerar multitasking och ger teammedlemmarna de verktyg som behövs för att lyckas.

• Kommunicera med ditt team: Innan du gör några drastiska förändringar bör du prata med ditt team och se till att de inte tar på sig för många uppgifter samtidigt. Betona hur viktigt det är för dem att minimera WIP och se till att de faktiskt slutför sina uppgifter och inte lämnar dem öppna i valideringsfasen (eller det näst sista steget).
• Förfrågan påskyndas: Titta på hur många uppgifter med högsta prioritet som har inträffat under de senaste 60 dagarna, och notera den genomsnittliga reparationstiden (MTTR). Detta hjälper dig att förutse hur många expediter du kommer att få under de kommande 60 dagarna, vilket är användbart för att fastställa exakta WIP-gränser (mer om det nedan) som ger medarbetarna möjlighet att arbeta utan att sakta ner utvecklingen.
• Ange WIP-gränser: En av de bästa funktionerna med digitala Kanban-tavlor är att kan begränsa WIP. Med några få musklick kan du begränsa antalet uppgifter som ditt team får utföra samtidigt. Du kan till och med anpassa WIP-gränserna ytterligare och tilldela dem till enskilda användare eller till alla som befinner sig i en viss fil på Kanban-brädan.

På så sätt kan du bättre hantera dina uppgifter, resurser och kapacitet. På så sätt kan du fatta välgrundade beslut om huruvida det är dags att starta ett nytt projekt, i stället för att säga "ja" i all hast.

Om du fortfarande är osäker på hur du ska sätta gränsen för din WIP-tid, kan du ta fyra exempel som du kan använda för att få idéer:

1. Om du sätter gränser per person: Begränsa alla till två öppna arbetsobjekt.
2. Om du fastställer gränser per lag: Om du begränsar antalet medlemmar i teamet: Se hur många medlemmar som finns i teamet och tillåt dubbelt så många öppna arbetsuppgifter. (dvs. 10 lagmedlemmar, en WIP-gräns på 20)
3. Om du ställer in en gräns efter arbetstillstånd: Om man ställer in en WIP-gräns på tre för medlemmar som arbetar i Design, fyra för personer som arbetar i Implement och en WIP-gräns på fem för medlemmar som arbetar i Deliver.
4. Om du ställer in gränsen per arbetsobjekt: Begränsar WIP till en för stora projekt, två för mindre projekt, tre för underhållsrelaterade uppdrag och så vidare.

Tänk på att dessa exempel kanske inte fungerar optimalt för ditt projekt. Kom ihåg den första riktlinjen när du utformar en Kanban-tavla: Varje projekt och Kanban-tavla är annorlunda, så se till att leka med dina WIP-gränser och justera dem så att de fungerar bäst för dig och ditt team.

SAMMANFATTNING AV VIKTIG INFORMATION

Multitasking är en av de största fienderna till framsteg för projektledare. Att ha ett stort antal pågående arbeten skapar inte bara stress för dig och ditt team, det kan också orsaka friktion när teammedlemmarna pressas att skynda sig igenom flera högprioriterade uppgifter samtidigt. Den goda nyheten är att detta enkelt kan förhindras med hjälp av skräddarsydda Kanban-tavlor och åtgärder för att hindra team från att ta sig an för många projekt på en gång.

På så sätt kan du och ditt IT-driftsteam arbeta med maximal effektivitet.

Vill du veta mer om hur du kan utforma rätt Kanban-bräda för ditt IT-driftsteam? Ladda ner vår e-bok, "Using Kanban for IT Operations", för mer information om detta och många andra användbara tips om Kanban. Om du är intresserad av att testa Planview AgilePlace enterprise Kanban, registrera dig för en 30 dagars provperiod idag.