Ge bränsle till beslut med data genom att göra PMO till en strategisk partner [Webinar]

"Genom att flytta sin tyngdpunkt från strukturer för projektrapportering med kommando- och kontrollfunktioner till strategisk portföljanalys hjälper PMO:s sina affärspartner genom att ge insikt i portföljstrategier för att underlätta ett bättre urval av kritiska initiativ."[1]

I första workshop i den här serien diskuterade vi hur din organisation kan övergå till kontinuerlig planering med utgångspunkt i din nuvarande årliga planering och hantering av efterfrågan. Läs bloggen om workshopen, som du kan hitta här . I del 2 kommer vi att ta reda på hur du kan fatta beslut med hjälp av data genom att förbättra och öka dina datainsikter. Låt oss börja med att ta upp en uppenbar men viktig punkt:

Uppgifter finns överallt.

Alltför ofta befinner sig organisationer i en situation där de antingen har för mycket eller för lite data till hands, och det här är ett fall där mer inte nödvändigtvis är bättre. Det kan vara lätt att bli överväldigad av data, till den grad att det känns som om du drunknar i dem. Men data ska inte vara en börda, och PMO har möjlighet att ge dem liv.

Tre metoder för att ge dataunderlag för beslut och göra PMO till en strategisk partner.

För att kunna fatta viktiga avvägningsbeslut och se till att alla är överens måste du ha tillgång till och förståelse för organisationens strategiska KPI:er (Key Performance Indicators). Börja med att se PMO som en affärspartner, snarare än bara en utförare av arbete, och tillhandahåll lösningar som ger PMO datainsikter som gör det möjligt för dem att effektivt koppla portföljens nuvarande tillstånd till strategiska initiativ.

Dessutom bör du förstå din målgrupp. När du ger intressenterna rätt data bör du börja med att titta på "vem" för att på bästa sätt kunna styra "vad". Först då kan du se till att dina intressenter får den information de behöver, med rätt mängd data. För att komma igång följer du de tre metoderna nedan:

1. Skapa ständiga återkopplingsslingor. Du vill att chefer och intressenter ständigt ska vara uppdaterade om portföljens tillstånd. Därför behöver de sådana återkopplingsslingor för att effektivt kunna övervaka portföljens status för pågående verksamhet och leveranser - de behöver lämpliga uppgifter i sin inkorg varje rapporteringsperiod. Detta är inte bara viktigt för portföljens hälsa, utan kommer också att skapa ett gemensamt "språk" i hela organisationen när det gäller framsteg och resultat, vilket gör kommunikation och beslutsfattande mycket enklare och mer konsekvent.

2. Visualisera investeringsbeslut. Detta innebär att man måste inleda en framåtblickande planering för avvägningar i fråga om färdplanen. Vad är fördelarna med att visualisera sådana beslut? För det första är data lättare att smälta och förstå när de presenteras i ett visuellt tilltalande format - det uppmuntrar till ett grundligare och mer välgrundat beslutsfattande. Det kan dock ta en evighet att manuellt överföra data till sådana format som PowerPoint. Detta för mig till min andra punkt, som är att anta en automatiserad lösning som gör att du kan ta bort den manuella processen från ekvationen och istället snabbt generera och distribuera olika scenarier för planeringssessioner. Du kommer att bli förvånad över vilka insikter du kan få från en enkel och visuell presentation av data.

3. Utnyttja instrumentpaneler för berättelser. Visa dessa instrumentpaneler som interaktiva datahistorier. De gör det möjligt att göra analyser av intressenter, utforska data, lyfta fram och visa KPI:er och skapa intressanta, interaktiva analyser. Dessutom uppmuntrar instrumentpanelernas interaktiva karaktär intressenter och chefer att utforska och engagera sig. Dessutom kan kunderna ge bättre insikter till cheferna. Låt uppgifterna leda dig till svaren, snarare än tvärtom.

Traditionella format döljer lätt de verkliga effekterna av investeringsbeslut.

Fortsätt inte att vara blind för sådana effekter. Lita på mig, du har uppgifterna, du behöver bara ett enklare, mer exakt och grundligt sätt att presentera och analysera dem. PMO är nyckeln till denna övergång, så istället för att fortsätta att se det som en utförare av arbete, är det dags att göra PMO till en strategisk partner.

Om du behöver förbättra rapporteringen i din organisation, rekommenderar jag att du anmäler dig till den andra workshopen i den här serien, "Reporting and Analytics": Fuel Decisions with Data" för mer information och tips om hur du kan komma igång.

Anmäl dig till PMO at hyper-speed-workshoparna och fortsätt läsa den här serien, som finns listad nedan:

• Del 3: Programvara för projektledning för att öka din PMO till hyperfart [Webinar]
• Del 4: 4 Steg för att effektivt genomföra strategin [Webinar]
• Del 5: 3 Steg för att dominera digitala störningar 

Läs också om hur Planview Portfolios kan hjälpa dig att hantera dina data bättre, och registrera dig för en gratis demo idag.

[1]Åtta steg för att optimera den strategiska portföljen
Strategisk plan: The Strategic Portfolio Management Handbook
februari 1, 2018
Av Margo Visitacion med Matthew Guarini, Jeremy Swire, Andrew Reese

Relaterade inlägg

Projektportföljförvaltning, visioner och trender Avmystifiering av arbets- och resursförvaltning 1 december 2017

Projektportföljhantering, visioner och trender Övergång från årlig till kontinuerlig planering för att möjliggöra smidighet [Webinar] August 30, 2018

Projektportföljhantering, visioner och trender Nio viktiga ingredienser för att skapa värde för PMO- framgång February 15, 2018