En stor del av att vara en effektiv projektledare är att att kunna till effektivisera fildelning inom projektledning. Ett system för fildelning kan vara till stor hjälp för att minimera flaskhalsar och andra motgångar. Den ger teammedlemmar och externa medarbetare tillgång till uppdaterade information, samtidigt som de också tillhandahålla an avenue för förvaltning och Intressenter att bidra till projektet. Med andra ord, Systemet. håller alla på samma sida genom att se till att alla parter arbetar med samma data.
I den här artikeln ska vi titta på hur din fildelningsplattform kan bli ett ovärderligt verktyg. för påskynda uppgifter och underlätta ett smidigt samarbete.
Vad är fildelning inom projektledning?
Enkelt uttryckt är fildelning utbyte av företagets tillgångar, som dokument och multimediefiler, mellan gruppmedlemmar och avdelningar. Nu när molnbaserade verktyg har blivit normen, de flesta organisationer har flyttat bort från fysiska lagringsenheter som hårddiskar och USB-enheteri utbyte mot online tjänster för dokumenthantering. Dessa plattformar låta auktoriserade användare få tillgång till filer från sin dator, surfplatta eller smartphone överallt där de har tillgång till internet.
Några av fördelarna med molnbaserad fildelning är följande:
- Förbättrad tillgänglighet: Medlemmar i teamet ha tillgång till viktiga filer på begäran när de är utanför kontoret och kan ladda ner, dela eller ändra dokument. vid varje given tidpunkt
- Bättre samarbete: Att ha ett dedikerat filarkiv hjälper till att hålla alla på samma sida genom att ge alla tillgång till samma relevanta information filer
- Uppgiftskonsistens: Att kräva att teamet laddar ner digitala tillgångar från en fildelningsplattform gör det lättare att se till att teamen arbetar med de mest uppdaterade versioner
- Automatiska säkerhetskopior: Molnbaserad lagring säkerhetskopieras rutinmässigt, vilket innebär att dina företagstillgångar är bättre skyddad från kraschar
Nu när vi har tittade på några av fördelarna med fildelning, låt oss diskutera vilken typ av plattformen är utmärkt för projektledning. 
Vad du ska leta efter i en fildelningsplattform
Det finns ett antal fildelningsplattformar online att välja mellan, så att hitta rätt för din verksamhet är Team kan verkar skrämmande. Maximera fildelning inom projektledning kräver mer än en enkelt databas online. Du behöver en en samling verktyg för dokumenthantering som gör det enklare att organisera och dela dokument. företagsfiler med interna och externa medarbetare.
Här är några Viktiga egenskaper som letar efter när du väljer en plattform för fildelning för ditt företag.
1. Säkerhet på hög nivå
Cybersäkerhet bör vara ditt främsta bekymmer när du välja en fildelningsplattform för projektledning. Det är eftersom dataintrång är kostsamma och kan leda till att inställning av din organisation tillbaka Miljoner av dollar från stopp, förlorade affärer, och böter.
Enligt IBM Security's 2019 Cost of a Data Breach Report (rapport om kostnaden för dataintrång), den genomsnittliga kostnaden av ett dataintrång är $3.92 miljoner. Du kan minimera risken för dataintrång genom att välja en säker plattform för fildelning som:
- Krypterar dokument som lagras på plattformen och uppgifter under transitering
- Butiker användardata i en separat databas
- Erbjuder två- eller flerfaktorsautentisering
Tillsammans med skydd mot externa hot kan din plattform för fildelning bör kan du ställa in åtkomsträttigheter och begränsningar baserat på team, avdelningar och enskilda arbetstagare. Thatt sätt, gruppmedlemmar och externa medarbetare kan få tillgång till all relevant information men kommer inte att vara kunna se känsliga uppgifter hög nivå Dokument.
2. Avancerade möjligheter till versionshantering
When flera personer samarbetar på samma dokumentDet kan hända att det sker misstag. Någon kan skriva in fel uppgifter i ett kalkylblad eller aktie en föråldrad rapport med föråldrad information. Versioneringsfunktioner kan förhindra att dessa misstag snöbollsint.o större problems som orsaka onödiga bakåtsträckningar och leda till att man missar tidsfrister. Versionering av nycklar funktioner att leta efter är bland annat:
- Historisk funktion denna förtecknings alla ändringar i ett dokument
- Återbetalningar för att återställa dokument till en tidigare version
- Unika filnamn för varje version av ett genererat dokument.
Ju fler människor få tillgång till och redigera samma dokument, desto lättare är det att göra misstag. göras.. Versioneringsfunktioner som dessa kommer att hjälpa till att du identifiera och korrekt. dessa fel så snart som möjligt.
3. Centraliserad lagring av filer
När filer delas via e-post och P2P-program kan de vara svåra att spåra. Om du hanterar flera team kan du slösa bort en massa tid på att tid på att läsa gamla konversationer och klicka på hyperlänkar medan letar efter en viss fil.
Centraliserad fil lagring effektiviserar Samarbete genom att tillåta behöriga parter kan få tillgång till filer från en central plats. Detta gör det lättare att hålla reda på dina dokument, kalkylblad, kontrakt och andra digitala tillgångar som rör ditt projekt.
Få ut det mesta av fildelning inom projektledning
En bra plattform för fildelning är mer än en databas på nätet. Det fungerar som ett viktigt verktyg för projektledning som fördjupar samarbete, uppmuntrar teamets självständighet och minskar motståndet.
Lär dig mer om fildelning och andra sätt att förbättra dina kunskaper i projektledning genom att ladda ner vår e-bok: Secrets of an Elite Project Manager.
