Vi underlättade ett rundabordssamtal med våra kunder vid 2019 Planview Horizons Customer Conference där företagets smidighet inom finansiella tjänster diskuterades. Vi lärde oss mer om några av de största problem som finansinstitut står inför med fokus på kapacitetsplanering, finansieringsmodeller och digital omvandling.
Det ämne som diskuterades under större delen av rundabordssamtalet var hur man kan få arbetet gjort på bästa sätt för att uppnå affärsresultat.
Eftersom finansinstitut vanligtvis arbetar med väletablerade rutiner för att minska riskerna är det inte alltid som nya arbetssätt accepteras omedelbart. Finansföretag arbetar ofta med en traditionell strategi för projekt- och portföljhantering där årliga budgetar definierar hur projekt finansieras och genomförs. Detta står i skarp kontrast till en agil metod som använder självorganiserande team för att nå specifika mål med ett gemensamt mål i åtanke - att snabbt leverera värde till kunden. Teamen tilldelas budget som en del av ett Agile Release Train eller ett större värdeflöde (i stället för en projektbudget som är knuten till en årlig planerings- eller budgetcykel) och mäts på det värde som levereras under en kortare tidsperiod, vanligtvis mellan 3-6 månader. I detta fall justeras budgeten när som helst under cykeln för att tillgodose förändringar i kundernas önskemål.
Utmaningar uppstår när ledningen ännu inte har anammat ett agilt tankesätt, även om deras team har gjort det. Alla deltagare i vårt rundabordssamtal medgav att ledarskap och organisationskultur var de största hindren för att införa Agile. Även i organisationer där team redan tillämpade Agile var det vanligt att ledningen föredrog den mer traditionella portföljhanteringen på grund av deras bekvämlighet med detaljerade projektplaner och tyngre styrning.
Genom att utbilda ledarskapet och hjälpa dem att förstå ett nytt sätt att arbeta blir övergången lättare att hantera. För att leda i en skalad agil miljö måste ledarna lära sig att ge upp förarsätet och lära sig att styra genom att ge vägledning till slutdestinationen. Agila team är till stor del självstyrande. Ledarna ger utrymme för innovation, men inte hur. Grupperna arbetar nära kunderna, både interna och externa, för att identifiera roten till problemen och för att hitta nya lösningar. Därför är det vettigt att låta teamen själva vara ansvariga för att fastställa och uppnå resultatmått. De bästa agila ledarna stöder sina team genom att hålla sig undan och istället fokusera på att göra det som bara ledare kan göra: Skapa och kommunicera långsiktiga visioner, fastställa och rangordna strategiska prioriteringar och bygga upp den organisatoriska kapaciteten för att uppnå dessa mål. Agila ledare är ansvariga för att skapa kundvärde genom agilitet i företaget - inte bara produktivitet eller lönsamhet - som en indikator på deras framgång. Det finns många sätt att avgöra om ett team ökar sin förmåga till innovation med smidighet och snabbhet:
- Strategisk betydelse
- Begränsningar i budgeten
- Tillgång till personal (som en indikator på effektiv kapacitetsförvaltning).
- Avkastning på investeringar
- Kostnader för förseningar
- Risknivåer
- Beroendeförhållanden mellan grupper
- Smärtpunkter som kunder och anställda känner av vägs mot organisationens kapacitet och begränsningar.
Genom att förstå dessa mått kan ledarna prioritera och ordna projekt och därmed effektivt genomföra sina kort- och långsiktiga visioner för att skala Agile.
Att förstå och reagera på dagens föränderliga arbetsvärld
Förutom ovanstående ämne var nästan alla under rundabordssamtalet intresserade av hur man ska mäta prestationer i en ny arbetsmiljö. Traditionellt sett var två av de viktigaste nyckelindikatorerna för framgång som cheferna granskade om ett projekt var i tid och i budget. Men dessa två mått fungerar inte riktigt med en agil metod, där budgetar och tidslinjer fastställs i steg och anpassas till olika värdeflöden, i motsats till att fastställas årligen för ett helt projekt.
Vissa företag fortsätter att titta på om ett projekt håller tid och budget för att mäta hur framgångsrikt ett initiativ är. Detta kan leda till några av följande begränsningar:
- Svårigheter att uppskatta och göra prognoser, vilket kan leda till att mål och resultat ständigt ändras.
- De årliga budgetarna gör det svårt att se till att varje grupp har den optimala finansieringen för att nå de önskade resultaten.
- Initiativ drivs ofta av ekonomiavdelningen, eftersom det är de som godkänner årsbudgetarna.
Mätning av prestanda och framgång kan ses på olika sätt. Detta är särskilt sant när man beaktar de olika arbetsmetoder som är populära i dagens föränderliga arbetsvärld. Vissa företag arbetar med en metod, men många hittar en lösning på denna utmaning genom att välja en hybridmetod. Oavsett om det handlar om traditionell projektledning, iterativ arbetsledning, samarbetsbaserad arbetsledning eller Lean- och Agile-metoder gör företagen en omställning för att spåra och mäta prestanda med lösningar och verktyg som fungerar med alla dessa metoder för att på bästa sätt tillgodose behoven i varje organisation.
Här är några av de fördelar som ett stort bankinstitut som nyligen använde en Lean-Agile-lins på en traditionell PPM-strategi har uppnått:
- Kraven på reglering och efterlevnad är fortfarande en viktig aspekt av hur de använder PPM för portföljhantering.
- Teamen har nu möjlighet att använda Lean- och Agile-metoder och enterprise Kanban för att kontinuerligt förbättra sina unika arbetsflöden.
- PMO och intressenterna har insyn i flöden, blockeringar och beroenden, och teamen kan bättre samordna arbetsplanering, utförande, rapportering och anpassning till värdeflöden och strategi.
- Organisationen optimerar strategi till leverans och tar nästa steg mot inkrementell finansiering med hjälp av Lean Portfolio Management, och behåller en tydlig synlinje längs sin omvandlingsresa med denna hybridmetod.
Mätning av prestanda och framgång
Vid traditionell projektledning mäts resultatet utifrån tidsfrister och budgetar. Alternativt, med en Lean och Agile-strategi, tittar man på vart man vill gå och hur man vill komma dit. Mät sedan din framgång utifrån de bidrag som för dig närmare dina mål och resultat. Detta kräver att företaget definierar strategiska mål med mätbara resultat. Genom att använda en Lean-budgeteringsstrategi tar man bort fokus från budgetar och tidsfrister och ger organisationer möjlighet att stegvis finansiera de resultat som är viktigast. Du kan läsa mer om fördelarna med Lean budgeting genom att läsa The 7 Stages to Lean Budgeting Success eBook.
Om din organisation överväger att gå över till Lean och Agile metoder och principer rekommenderar vi att du använder en lösning för portföljhantering som erbjuder ett enkelt sätt att mäta och kvantifiera prestanda med hjälp av instrumentpaneler, vilket ger högsta ledningen en realtidsbild av:
- Vad som levereras
- Hur den levereras
- När den levereras
- Framsteg mot de strategiska målen
Att ha möjlighet att visa hur målen utvecklas och visa det värde som organisationen har fått kan göra det lättare att hantera förväntningar och se till att alla är på samma sida när det gäller organisatoriska mål och önskade resultat.
Övergång till ständiga förbättringar
Många av deltagarna på konferensen använder för närvarande en traditionell PPM-ram för budgetering, planering av initiativ eller både och. Projektledning placerar initiativen på en linjär, ofta långsiktig tidslinje. De årliga budgetarna fastställs av finansavdelningen och fördelas för att finansiera projekt som varar mellan sex månader och ett år. Detta ger inte mycket utrymme för anpassning och leder till att människor kommer in i arbetet.
Jämför detta med det resultatbaserade tillvägagångssättet för Lean-Agile-metoder. Initiativ (arbete) tas till teamet och släpps i kortare cykler. Teamet får direkt återkoppling (från kunden eller tidiga indikatorer) som sedan används för att göra förbättringar. Kortare cykeltider ger grupperna möjlighet att kontinuerligt förbättra sin produkt genom feedback, vilket bidrar till att säkerställa att slutprodukten är anpassad till kundernas önskemål och förväntningar.
Den här bloggen ger dig en inblick i nya och framväxande arbetsmetoder så att din organisation bättre kan leverera på de strategiska initiativ som är viktigast för kunderna. Lär dig mer om detta och annan spännande information som tas upp på vår konferens Horizons:
