Har din organisation utvecklats när det gäller hur arbetet utförs? PMO:er inser snabbt att det i dagens föränderliga arbetsvärld inte handlar om vilka metoder som används för att få arbetet gjort som påverkar resultaten, utan om att ta ett hybridt förhållningssätt till portföljer - att ge teamen möjlighet att använda de metoder och processer som hjälper till att påskynda den strategiska leveransen.
Hur snabbt anpassar sig din organisation till och reagerar på förändringar, och hur snabbt levererar ditt team strategier uppifrån och ner? Tänker din organisation också på alla arbetsmetoder för att uppnå den strategi som faktiskt levererar det som dina kunder vill ha? Vi hjälper dig att utforska nya arbetsmetoder så att du kan vara säker på att din organisation hittar den rätta balansen mitt i denna föränderliga arbetsvärld när det gäller leveransmetoder för att skapa marknadsledande produkter, tjänster och kundupplevelser.
Låt oss börja med att förstå några av de olika tillvägagångssätten för hur arbetet utförs.
Förstå och välja metoder som bäst passar ditt team och det aktuella arbetet
- Traditionella metoder eller vattenfallsmetoder: Organisationer som följer denna metod delar vanligtvis in arbetet i faser eller definierar grupper efter projekt. Måttet på framgång baseras vanligtvis på att projekt slutförs i tid och inom budget. Arbetets framskridande styrs av fastställda milstolpar och krav i förväg.
- Iterativ Arbetsledning : Vissa organisationer inför nya, iterativa metoder i traditionella projekt för att möjliggöra kontinuerlig återkoppling på det utförda arbetet. Den här metoden använder en hybridmetod för att inkludera kortare arbetsperioder (sprintar) och smidighet för att vara mer lyhörd för förändringar när arbetet fortskrider.
- Samarbete: Tvärfunktionella team skapas utan begränsningar som plats och språk för att leverera uppgifter och ostrukturerat arbete. Med hjälp av verktyg som Kanban-planer kan teammedlemmarna kartlägga arbetet, vilket ger stor insyn i arbetets status.
- Lean-Agile Delivery: Processdrivet arbete flödar in för team att utföra genom att utnyttja lean och agila metoder som gör det möjligt för dessa team att testa och leverera oftare och skapa en kontinuerlig feedbackloop som ökar hastigheten för att uppnå värde.
När organisationer anpassar sig till nya arbetsmetoder kommer nya metoder för planering, finansiering och analys att utvecklas, med en övergång till en "lagom" styrning och en mer slimmad portföljhantering. Det innebär att traditionell planering, budgetering och resurshantering kanske inte passar ihop med den nya snabba processen med försök och misstag för att skapa nya produkter och tjänster - och inte bara leverera projekt. Årliga planer och projektbaserad finansiering ersätts av inkrementell eller iterativ finansiering för att ta hänsyn till ändrade prioriteringar, nya produktidéer och nya kundkrav. Traditionella projektledningsmetoder är praktiska i vissa fall, men de anses inte längre vara bästa praxis när det krävs flexibilitet för att anpassa sig till förändrade krav eller när arbetsprioriteringarna ändras på grund av kundernas krav.
Exempel från verkliga kunder på en hybridmetod för arbetsleveransmetoder
När företagen väljer en väg kommer de snabbt att lära sig att det inte finns någon arbetsmetod som gäller för alla projekt, team eller organisationer. Genom att använda en hybridmetod kan du bättre tillgodose verksamhetens behov och uppnå dess mål, särskilt när din organisation påbörjar en resa mot omvandling. Ett företag kan använda många olika arbetsmetoder i team och projekt - det viktiga är att det är rätt metod för det arbete som krävs.
Ett globalt tillverkningsföretag utnyttjar till exempel sin FoU-organisation på&för att spåra tekniska projekt, innovationsprogram samt status och framsteg för portföljer. Genom att utnyttja samarbetshantering för team för att leverera arbete tillsammans med en traditionell PPM-strategi för att driva portföljhantering uppifrån och ner, införlivade företaget ett allt-i-ett samarbetsverktyg för att utföra uppgifter, organisera team och etablera tvärfunktionellt samarbete för projektleveranser för tusentals användare och team över hela världen. Detta ledde till förbättrad tidsåtgång och ökad lönsamhet.
Ett annat exempel är ett stort bankinstitut som genomgår ett agilt omvandlingsinitiativ, med team som tillämpar lean- och agila metoder och använder enterprise Kanban för att hantera arbetsflödet. Dessa ansträngningar sammanfaller med PMO:s och verksamhetens användning av PPM för lean portfolio management, samtidigt som man håller koll på att uppfylla kraven på reglering och efterlevnad. PMO och intressenterna har nu insyn i processflödet, blockerare och beroenden så att teamen bättre kan samordna arbetsplanering, utförande, rapportering och anpassning till värdeflöden och strategi.
PMO på ett nationellt försäkringsbolag använder sin PPM-lösning för att driva strategiska initiativ, IT-projekt och IT-program samt projekt för att hålla ljuset på. De använder också en lean-agile-strategi för team som levererar processcentrerat arbete samt samarbetsbaserad arbetshantering för tvärfunktionella team i resten av organisationen inom HR, marknadsföring och juridik. Som ett resultat av detta ser chefer och PMO framsteg i fråga om strategi, upprättande av scenarier, prioritering av arbete och förbättrat beslutsfattande samtidigt som teamet kan leverera sitt arbete effektivt och anta nya lösningar med hjälp av specialbyggda verktyg.
Koppla samman strategi och genomförande
Dagens PMO:er utmanas att släppa den rigida och starkt kontrollerade styrningen och istället välja flexibilitet och smidighet. Detta kan vara en skrämmande uppgift med tanke på den stora mängden olika verktyg som olika team använder för att utföra arbetet. Den kunniga PMO:n kommer att arbeta för att anta lösningar som stöder behoven hos varje team och organisationen som helhet, samtidigt som data från olika system centraliseras och intressenterna informeras med rapporter och analyser som förbättrar beslutsfattandet, vilket sparar tid, resurser och pengar. Nyckeln är att hitta en lösning som gör det möjligt för grupperna att samarbeta utan att behöva försöka anpassa sig till en arbetsmetod som inte är idealisk för dem.
Omställningen till nya arbetsmetoder och verktyg utmanar etablerade arbetscykler, team och processer, men arbetsvärlden fortsätter att utvecklas. Dagens (och framtidens) PMO kommer att se till att inte ignorera den föränderliga arbetsvärlden för att framgångsrikt leverera på strategiska initiativ, prioriteringar och initiativskiften. Så ta emot dessa förändringar genom att lära dig hur du bäst hanterar din användning av teknik för att stödja människor och processer för att bättre koppla samman strategi, planering och leverans för företaget.
Oavsett vilken typ av arbete dina team använder för att få arbetet gjort (Lean-Agile, samarbete, traditionellt projektdrivet arbete eller en kombination) kan Planview samarbeta med ditt PMO i organisationens omvandlingsresa mot större smidighet. Organisationer som din kan ta till sig den föränderliga arbetsvärlden med Planview FLEX. Med FLEX kan du:
- Se till att rätt personer arbetar med rätt initiativ med hjälp av specialutvecklade verktyg.
- Balansera förvaltningen av kapacitet och efterfrågan i alla arbets- och leveransmetoder.
- Mät teamets prestationer och centralisera synligheten så att intressenter och chefer får en tydlig förståelse och användbara insikter.
- Leverera de produkter och tjänster som dina kunder vill ha snabbt.
Läs mer om hur Planview kan hjälpa dig att koppla ihop strategi och leverans i en föränderlig arbetsvärld.
![En global plan för hantering av samarbetsarbete [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
