Vad är den viktigaste faktorn för framtida framgång enligt nästan 4,000 projektledare, PMO:er och chefer? Svaret kanske inte förvånar dig: "Organisatorisk smidighet". Project Management Institute (PMI) ställde denna fråga för första gången någonsin i sin 2020 Pulse of the Profession® rapport, eftersom man vet att organisationer omkopplar sig för att kunna förnya sig och leverera konkurrenskraftiga produkter och tjänster snabbt.
Cheferna förväntar sig att PMO:s ska vara katalysatorn för denna förändring. För att lyckas krävs det att du blir ett mer "adaptivt PMO", som utvecklar hur du planerar, styr och ger leveransteamen möjlighet att göra sitt bästa arbete. Denna övergång kan vara osäker, men Planview samarbetar med PMO:er för att göra det lättare som denna nya video visar.
Eftersom varje organisation är annorlunda måste du hitta den optimala vägen för ditt PMO för att underlätta smidighet och leverera strategiska resultat snabbare. Det börjar med att förstå var du befinner dig i dag och identifiera vilka funktioner du måste ändra när du går vidare. Detta är viktigt eftersom det inte är en övergång som innebär allt eller inget att uppnå smidighet.
Organisationer ökar sin smidighet på ett kontinuum. Den här bilden visar hur man blir mer flexibel i planering och leverans. Den visar utvecklingen från en traditionell portföljförvaltning till en modern eller lean portföljförvaltning .
Med detta i åtanke är här din färdplan för att bli ett adaptivt PMO: Ett PMO som är mer flexibelt och motståndskraftigt när verksamhetens krav, mål och strategier snabbt förändras.
Move toward continuous planning and incremental funding
Organisationer kan inte arbeta snabbt om de är beroende av årliga planer och budgetar. Anpassningsbara PMO:s omfattar kontinuerlig planering och dynamisk finansiering så att de snabbt kan ändra sig när förhållandena förändras, produkter dör, prioriteringar ändras och nya lovande idéer dyker upp. Finansieringsmodellerna måste utvecklas från projekt till produkter, initiativ och värdeflöden som snabbt förändras för att svara på kundernas krav.
Detta är en stor förändring, inte bara för PMO, utan även för många i organisationen. Från finans till ledningen måste yrkesverksamma personer anpassa sitt sätt att arbeta i åratal, om inte årtionden, till det sätt som de har arbetat på. Det adaptiva PMO tar en ledande roll genom att hjälpa alla att gå över till ett tillstånd där organisationen ständigt levererar värde till verksamheten.
Shift from a project-centric approach to programs and products
Komplexiteten i att orkestrera företagsövergripande program mellan människor, team, avdelningar och arbetssätt kan inte överdrivas. Därför räcker det inte längre med att projektleda för PMO:er.
Agila team använder till exempel produktbaserade leveransmodeller för att påskynda värdeskapandet. Deras arbete bidrar främst till digitala produkter och tjänster, där frekventa uppdateringar och en enastående kundupplevelse är av största vikt.
För att stödja dessa team och andra skiftar moderna PMO:s fokus till att leverera kundvärde som resultat snarare än att bara utföra arbetet i tid och inom budget. Detta kräver att de breddar sitt perspektiv för att hantera program - inte projekt - och att de tar med allt som krävs för resultatet, t.ex. teknik, tjänster, tillämpningar, lösningar, produkter, platser och andra väsentliga delar.
Provide ‘just enough’ governance
Behovet av viss tillsyn i denna nya värld är anledningen till att PMO:s är väl lämpade för uppgiften. Flexibilitet är omöjligt utan effektiv strategi, planering och anpassning till affärsmålen - helst kontinuerligt. När PMO:s slipper ansvaret för det dagliga genomförandet kan de fokusera på att se till att det arbete av högsta värde utförs, på strategin.
Agila projektgrupper har till exempel möjlighet att bestämma sina egna arbetsflöden och vilka uppgifter och arbeten som ska prioriteras. När flera team har konflikter om resurser, budgetar eller själva arbetet kan PMO hjälpa till att lösa dessa konflikter så att leveransen hålls på rätt spår.
Empower delivery teams, no matter how they work
Anpassningsbara PMO:er omfattar flera olika arbetsmetoder, t.ex. traditionella projekt, hybridprojekt, iterativa projekt, agila projekt och samarbetsprojekt. Enligt Project Management Institute är högpresterande PMO:er bättre på att förespråka rätt tillvägagångssätt baserat på kraven. Det är mycket mer sannolikt att projekten uppfyller de förväntade målen och affärsidén. Dessutom rapporterar organisationer med hög smidighet större intäktstillväxt.
Enable new levers of executive-level visibility and insights
Anpassningsbara PMO:er är strategiska rådgivare som ger sina chefer möjlighet att fatta välgrundade, datadrivna beslut. Dessa PMO:er samlar in och integrerar datakällor från hela organisationen i sin PPM-lösning. De ger insyn och rapportering i realtid om ekonomi, resultat och investeringar. De kan kommunicera prioriteringar på hög nivå, hantera beroenden mellan olika team och ge insyn i framstegen på ledningsnivå.
Den adaptiva PMO:n har också förmågan att samarbeta med företagsledare för att prioritera initiativ, utvärdera investeringar och jämföra avvägningar mellan föreslagna beslut med hänsyn till resurskapaciteten på olika avdelningar. Cheferna har tillgång till den här informationen för att snabbare kunna leverera de resultat som driver innovation och omvandling.
Kartlägg ditt PMO:s resa och bli ett adaptivt PMO med hjälp av dessa fem riktlinjer. För mer vägledning om hur man blir en adaptiv PMO, ladda ner whitepaper "The Agile PMO: 5 Steps to Driving Agility at Scale." Se även vår presentation "Adventure Awaits" om att överbrygga strategi till leverans.
![Planview Recognized as a Leader in 2018 Gartner Magic Quadrant for Project Portfolio Management [Infographic]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/06/Gartner-MQ.gif)
