Hur ofta är det så att det första utkastet till en projektplan innehåller alla detaljer? Hur ofta går ett projekt från början till slut utan en enda ändring av omfattning, tidsplanering, bemanning eller budget? De flesta projektledare på skulle svara "aldrig" om de fick frågan. Man skulle faktiskt kunna hävda att nyckeln till framgång inom projektledning är inte att definiera projektet från början, utan att hantera de oundvikliga förändringarna på vägen och kommunicera dem till projektgruppen så effektivt som möjligt.
Dessa viktiga uppgifter - att fånga upp projektändringar och kommunicera dem till teamet - har just blivit enklare tack vare ett modernt tillvägagångssätt för ett Gantt-diagram som är mer än bara interaktivt.
Vad är ett Gantt-diagram?
Gantt-diagrammet, som ursprungligen utvecklades för över 100 år sedan, är fortfarande ett av de mest använda verktygen för projekthantering. På grund av de många fördelarna med Gantt-diagram har tusentals företag använt dem för att bli mer produktiva, förbättra kommunikationen och spåra resultat på ett effektivare sätt. Gantt-diagrammets rena och lättöverskådliga utformning gör det möjligt för teammedlemmarna att placera projektelement i ett korrekt sammanhang och hjälper dem att förstå hur deras aktiviteter passar in i projektets övergripande tidslinje.
Med tanke på Gantt-diagrammens bestående popularitet är det en grundläggande färdighet för projektledare i alla branscher att veta hur man skapar och uppdaterar ett Gantt-diagram . Det är nästan automatiskt att skapa ett diagram nuförtiden, eftersom moderna projektledningsprogram vanligtvis innehåller en Gantt-diagramgenerator som kan skapa ett diagram (baserat på en befintlig projektplan) genom att klicka på en knapp. Att uppdatera ett Gantt-diagram är däremot inte alltid så enkelt.
Ett traditionellt Gantt-diagram är statiskt. Det ger en ögonblicksbild av projektplanen, frusen i tiden vid den tidpunkt då diagrammet skapades. Den kan inte redigeras eller ändras, så om något i diagrammet måste ändras kan processen bli komplicerad. För att göra en ändring måste någon i projektteamet göra ändringar i projektplanen med hjälp av ett annat gränssnitt, generera en ny version av Gantt-diagrammet och sedan distribuera det uppdaterade diagrammet till resten av teamet.
Denna process i flera steg kan ha varit acceptabel förr, men dagens projektledare måste göra sitt jobb snabbare och effektivare. Interaktiva Gantt-diagram är ett steg i rätt riktning och ger chefer och teammedlemmar möjlighet att uppdatera en projektplan direkt i Gantt-diagrammet. Tyvärr ger dessa lösningar inte fullständig insyn och sammanhang i det aktuella projektet. Den fullständiga kontexten är ofta utspridd i flera kalkylblad, e-post eller andra arbetsrelaterade interaktioner mellan teammedlemmar, chefer och ledare - tills nu.
Vad gör vårt interaktiva Gantt-diagram annorlunda?
Clarizens programvara för Gantt-diagram kan avsevärt förbättra samarbetet i ett projektteam. Alla diskussioner och beslut om uppgifter, projekt och milstolpar samlas på ett ställe så att alla kan komma åt dem. Nya gruppmedlemmar kan komma igång och projektets historia fångas upp i denna transparenta "verifieringskedja". Genom att dela en länk till det interaktiva diagrammet kan en projektledare låta auktoriserade teammedlemmar göra ändringar i projektplanen när behovet uppstår. Samarbete online kan bidra till att nödvändiga uppdateringar görs så snabbt som möjligt, utan risk för att begäran om revidering förbises i mötesanteckningar eller lämnas i ett glömt e-postmeddelande. Med Planview AdaptiveWorks interaktiva Gantt-diagram kan alla i teamet se ett uppdaterat diagram i realtid, även om de andra teammedlemmarna inte vet hur man gör ett Gantt-diagram själva.
Mer information om Planview AdaptiveWorks branschledande projektledningslösningar, inklusive det interaktiva Gantt-diagrammet, finns på vår sida Project Management Solutions .
