Flytta på dig, e-post. Flytta på er, bås. Ta en vandring, underdimensionerad parkeringsplats. Det finns ett föraktat nytt tillägg på listan över de minst önskade företagen, och det krävdes en Planview AdaptiveWork-undersökning för att tvinga fram det ur skuggorna och in i rampljuset: konferenssamtal.
Om undersökningen
Den tidigare nämnda undersökningen, som genomfördes online av Harris Poll, är mest känd för att ha avslöjat att anställda slösar upp till 30 procent av sin arbetsvecka på statusmöten.
Undersökningen avslöjade dock också ett gissel som har plågat försök till effektiva möten i årtionden: överdrivna, onödiga och ofta helt enkelt oorganiserade konferenssamtal. Här är de grymma siffrorna för anställda i USA (siffrorna för Storbritannien och Australien är i samma storleksordning):
- Den genomsnittliga väntetiden för alla inbjudna kollegor att delta i ett konferenssamtal är 6.5 minuter.
- Bland dem som deltar i konferenssamtal väntar 32% vanligtvis mer än 5 minuter på att alla ska delta i samtalet och 15% väntar i genomsnitt mer än 10 minuter.
- 74% av deltagarna deltar i andra aktiviteter medan de är på ljudlöst under konferenssamtal, t.ex. svarar de på e-post, pratar med någon på kontoret, äter lunch och går till och med på toaletten.
Gör konferenssamtal till effektiva möten
Undersökningsresultaten tyder inte på att konferenssamtal bör förvisas från arbetslivet. De har sin plats, och dessutom krävs det inte mycket för att förvandla dem till effektiva möten. Här är 5 de viktigaste råden för konferenssamtalsorganisatörer för att få detta att hända:
1. Skapa en realistisk dagordning, dela den i förväg och låt deltagarna privat föreslå ändringar inom en viss tidsfrist. Om det är tillämpligt, distribuera en slutlig dagordning minst en dag (men helst några dagar) före samtalet.
2. Börja konferenssamtalet i tid och börja inom tre minuter. Personer som brukar komma för sent - särskilt om de är en av de viktigaste deltagarna och ingenting kan börja utan dem - bör man tala med dem enskilt efter samtalet och be dem att vara punktliga i framtiden. Hjälp dessa ofta välmenande, men dåligt tidsmedvetna personer att förstå att de första minuterna av ett konferenssamtal är avgörande för att sätta tonen, och att de gör sig själva en otjänst genom att komma in sent eftersom de personer de vill tala med redan är otåliga och upprörda.
3. Håll dig till dagordningen så noga som möjligt. Det betyder inte att arrangörerna ska låta ett lufthorn ljuda exakt vid 10 minut om det är den tid som avsatts för ett visst ämne (även om det skulle få folks uppmärksamhet!). Men det betyder att det kan krävas ett bestämt "låt oss gå vidare till nästa punkt" för att förhindra att ett konferenssamtal på 30 minuter knappt kommer igång vid 26:e minuten. Ingen vinner när det händer.
4. Spara några minuter i slutet för sammanfattningar, för att knyta ihop lösa trådar och för att klargöra åtgärder och ansvarsområden. Alla bör veta vad nästa steg är och vem som är ansvarig för vad.
5. I slutet av nästa arbetsdag skickar du ut en snabb sammanfattning på hög nivå av de viktigaste besluten och åtgärderna. Om samtalet spelades in, skicka ut länken till dem som vill lyssna igen (förhoppningsvis inte för att de åt, kollade e-post eller gick på toaletten) eller som inte kunde delta.
Slutsats
Kommer alla dessa åtgärder att göra konferenssamtalen mer engagerande, intressanta och - vågar vi säga det - roliga? Det kan de säkert, men kanske inte. Vissa samtal, på grund av sitt ämne, är mycket mer spännande och entusiastiska än andra.
Med hjälp av ovanstående tips och tricks kan du dock se till att konferenssamtalen både förväntas och avslutas med det som verkligen är viktigt: effektiva möten. Och jämfört med vad som händer nu - där i princip 3 av 4 deltagare gör något utom lyssnar och är uppmärksamma - är det mer än en stor uppgradering att omvandla konferenssamtal till effektiva möten. Det gränsar till det mirakulösa.
