Du har blivit en Agile-ledare och har infört systemen för att framgångsrikt skala Agile i hela organisationen. Nästa steg är att se till att teamen inte tappar fart, utan behåller samma energi, entusiasm och brådska från ett projekt till nästa. Det är här som enterprise Kanban programvara kommer in i bilden. Det säkerställer att team arbetar tillsammans på ett sammanhängande sätt genom att maximera transparens, ansvarsskyldighet och kommunikation i ett företagsövergripande arbetsflöde.
I 2016, 3,000 topporganisationer inom Agile och Lean ombads de att identifiera den viktigaste faktorn som bidrog till deras framgång. Av de svarande medgav 69% att sponsring av ledningen var det mest användbara. Detta följdes tätt av konsekvens och införandet av ett verktyg för hela företaget, t.ex. en Kanban-programvara för företag. Utifrån denna information kan vi anta två saker:
- Scaled Agile fungerar bäst när det stöds av en executive champion.
- Kanban-programvara för företag hjälper till att se till att alla agila team är på samma sida.
När man stannar upp och tänker efter är båda dessa punkter helt logiska. Det är mycket arbete som krävs för att skala upp Agile, och utan sponsring och stöd från organisationens högsta nivåer blir det ännu svårare att utmana avdelningarnas idéer om hur ledningen bör och inte bör fungera. Dessutom kan många av de sätt på vilka arbetstagare och företagsledning arbetar på helt enkelt inte brytas ner. Åtminstone inte utan att implementera ett Agile-drivet verktyg som ökar kommunikationen och gör det lättare att prioritera deras dynamiska, ständigt föränderliga arbetsflöde.
Det är där som Kanban för företag kan tillämpas. Men hur exakt hjälper detta verktyg för hantering av arbetsflöden egentligen storskaliga företag att anpassa sig till den agila metoden?
Låt oss ta en titt på några av de sätt på vilka Enterprise Kanban hjälper team i en skalad agil miljö.
1. Det ökar flexibiliteten
Ett verktyg för hantering av arbetsflöden är bara så bra som dess flexibilitet. Alla projekt går inte så smidigt som planerat. Ibland försenas processerna, vilket försenar tidsfristerna och gör att prioriteringarna måste omprövas. Grupperna hanterar detta genom att de tränas i att förvänta sig det oväntade, och deras ledningsverktyg måste återspegla detta. Om inte kan projekten stanna upp eftersom prioriteringarna måste justeras manuellt och teamen kontaktas en efter en.
Lyckligtvis förhindrar Kanban oväntade störningar som den som nämns ovan. Kanban är utformat för att vara så flexibelt som möjligt och är byggt för förändring. Det gör det möjligt för team att planera, hantera och spåra sitt arbete i realtid. Och när det oväntade inträffar kan samma projekt justeras i realtid så att alla kan se det.
Det är viktigt för alla organisationer, men denna nivå av flexibilitet är särskilt viktig för företag som skalar Agile där mål och resultat ständigt utvecklas.
2. Kanban minskar slöseriet
När Kanban först utvecklades användes det för att hjälpa biltillverkare att arbeta effektivare på löpande band. Kanban gjorde det lättare att hantera lager och öka produktiviteten utan att offra kvalitet eller öka driftskostnaderna.
Numera används det för att hjälpa organisationer utanför tillverkningsindustrin att minska avfallet i form av:
- Rework
- Onödiga möten
- Ändrade tidsfrister
- Duplicate effort
Genom att minska slöseriet kan organisationer sänka sina kostnader och hantera tiden mer effektivt. Men fördelarna med Kanban slutar inte där. En bra resurshantering minskar också en del av stressen och trycket på arbetsplatsen genom att förenkla hanteringen av uppgifter. På så sätt blir inte grupperna överväldigade när de ser ett växande arbetsflöde.
3. Det ger ledarna djupare insikt
En av de viktigaste fördelarna med att införa Kanban i företag är den öppenhet som det ger arbetsflödet. Om du är en Agile-ledare gör detta det lättare att följa upp projekt genom att du kan övervaka följande mätvärden i realtid:
- Pågående uppgifter
- Uppdrag som ligger i arbetskön
- Hur länge ditt team har arbetat med ett projekt.
- Eventuella hinder som hindrar gruppmedlemmarna från att slutföra sina uppgifter i tid.
Det här är bara några av de mätvärden som du kan övervaka med Kanban, och de är alla viktiga för att hjälpa dig att hantera team och resurser mer effektivt. Istället för att behöva leta i kalkylblad efter aktuell projektinformation eller slösa tid på statusmöten kan du få tillgång till all viktig information i din projektinstrumentpanel. Det sparar inte bara tid som kan användas på annat håll, utan gör det också lättare att hålla sig uppdaterad om eventuella förändringar av resurser eller ditt arbetsflöde.
Dessutom håller du ditt team uppdaterat. På så sätt kan alla fatta välgrundade beslut om pågående projekt.
4. Det ökar ansvarstagandet och begränsar beroendet
Som vi tidigare nämnt gör Kanban det lättare att följa projektets status i realtid. Detta skapar i sin tur större ansvarstagande i en agil organisation, där cheferna ständigt letar efter sätt att förbättra snabbhet och värde.
För de anställda som vänjer sig vid skalad Agile kan tanken på mer ansvarstagande vara skrämmande till en början. Men med tiden blir de flesta anställda nöjda med Kanbans öppenhet. Ansvarsskyldighet skapar en känsla av ägarskap och uppmuntrar teamet att undersöka hur man kan öka värdet och produktiviteten. Gruppmedlemmarna börjar använda Kanban för att kommunicera mer om projekt, lösa problem och diskutera hur arbetet ska utföras. Detta minskar beroendet, vilket gör det möjligt för de anställda att övervinna hinder och arbeta självständigt när det behövs.
5. Det driver på ständiga förbättringar
De flesta system för arbetsflödeshantering har ett enda mål i åtanke: att hjälpa team att hantera arbetet. Enterprise Kanban går längre än så och ger cheferna de verktyg som behövs för att hitta och lösa problem som hämmar produktiviteten. Kanban kan användas för att identifiera ineffektivitet och lösa den med hjälp av gränser för pågående arbete, blockerade kort och de många andra projektledningsverktyg som Kanban erbjuder. Därefter kan teammedlemmarna skapa kort för att lösa dessa problem och förhindra att liknande motgångar inträffar i framtiden.
Det betyder naturligtvis inte att Kanban inte också underlättar arbetsflödeshanteringen, för det gör det. Men Kanban är utformad för flexibilitet, och en del av den flexibiliteten är att kunna identifiera och korrigera ineffektivitet. Detta skapar en kultur av ständiga förbättringar, vilket är en viktig del av den agila metoden.
Underlätta din agila omvandling med hjälp av Enterprise Kanban
Vi har ägnat mycket tid åt att fokusera på agil omvandling på makronivå. Och ja, ett bra ledarskap är en förutsättning för att leverera Agile i en hel organisation. Men det är bara en del av skalningsprocessen. Agile måste skräddarsys för att möta behoven hos det team som stöds, och detta kräver deltagande och återkoppling på alla nivåer inom organisationen. Enterprise Kanban gör det möjligt och ger chefer, teamledare och anställda en plattform för att dela idéer och diskutera arbetsflödeshanteringstekniker som stöder agil innovation på deras avdelning. På så sätt kan teamen börja arbeta snabbare och effektivare och sträva efter ständiga förbättringar och leveranser.
Vill du lära dig mer om Kanban för företag och hur det kan användas för att driva innovation och ständiga förbättringar inom din organisation? Ta en titt på vår e-bok om Kanban för skalning av agila team. Där får du veta mer om de steg som din organisation måste ta för att kunna leverera smidighet i hela företaget.
