Liksom alla andra stereotyper är uppfattningen att IT-proffs är klassiska "frånvarande professorer" - dvs. fulla av kunskap men med dålig kommunikationsförmåga - både orättvis och omotiverad.
Ironiskt nog är IT-personal vanligtvis utmärkta kommunikatörer, särskilt när det gäller att beskriva vad de gör eller vad de vill att någon annan ska göra. Och ja, även om utökad konversation kanske inte står högst upp på listan över favoritsaker för alla IT-specialister - faktiskt brukar det inte vara högst upp på listan 10 - när ämnet ligger i deras hjulhus, eller om den fråga som diskuteras har något att göra med hårda fakta: se upp. Utmaningen är alltså inte att få IT-personal engagerad och entusiastisk. Det är snarare så att man oftast ska minska dem!
Men som alla IT-proffs säkert skulle hålla med om, är kontinuerlig förbättring en smart, om inte obligatorisk vana. Och det innebär att även de som kommunicerar väl med sina kollegor som inte är IT-specialister - t.ex. projektsponsorer, chefer, styrelseledamöter, externa samarbetspartners, interna kollegor på andra avdelningar och så vidare - skulle kunna dra nytta av några hjälpsamma, respektfulla råd.
Med detta i åtanke får du här 4 tips för att hjälpa IT-proffs som du att förbättra din kommunikation:
1. Tolerera pratglada människor
Det är inte alla som har din raffinerade förmåga att fokusera på kärnfrågorna och att rikta in sig på dem med laserprecision. Vissa människor behöver värma upp till ett ämne, eller så har de helt enkelt en annan samtalsstil som är mindre välformulerad än din, men som ändå fungerar för dem och är en del av den person de är personligen och professionellt.
Om du inom rimliga gränser ger andra människor - och särskilt icke-IT-proffs - den tid och det utrymme de behöver för att få fram sitt budskap hjälper du inte bara dem utan även dig att bättre förstå vad de försöker säga (även om de tyvärr inte säger det lika tydligt och kortfattat som du skulle göra...).
2. Diskutera - inte debattera
Ditt enorma lager av kunskap och ditt obevekliga engagemang för kompetens kan ibland överväldiga och skrämma vissa icke-IT-proffs. Nej, denna 100% är inte ditt fel. Men ja, det är ett problem som det ligger i ert intresse att lösa - eller ännu hellre undvika - genom att övervaka gränsen mellan diskussion och debatt.
Den förstnämnda handlar om kommunikation fram och tillbaka, som ibland kan vara passionerad och spänstig. Det senare handlar dock om vinnare och förlorare. När kontexten förskjuts för mycket mot debatten kan det vara omöjligt att övertyga andra människor om din ståndpunkt, inte för att de inte håller med om vad du försöker få fram, utan för att de inte vill förlora (eller känner att de inte har råd att förlora).
3. Använd akronymer och jargong sparsamt
När du kommunicerar med andra IT-specialister är akronymer och jargong inte bara acceptabla utan även önskvärda. Varför ska du trots allt fylla ditt e-postmeddelande eller din konversation med onödiga ord? Du vill ta expressvägen till din kommunikationsdestination, inte den långa och slingrande naturvägen.
Personer utanför IT-världen har dock vanligtvis inte samma grepp om akronymer och jargong som du har, och att anta något annat kan göra kommunikationen svår och ineffektiv. Tänk på detta och ta vid behov en tur på den natursköna vägen (dvs. förkortning och jargongfri) natursköna stigar. Även om det kommer att ta lite längre tid än önskat att komma fram till din destination, kommer du att hamna på rätt plats - och det är det viktigaste.
4. Använd metaforer
IT-personal är naturliga metaforer. Det tydligaste beviset på detta är att titta på den ständigt växande IT-vokabulären. Webb. Cyberrymden. Moln. Mus. Virus. Detta är bara några av de hundratals metaforer som IT-proffs använder regelbundet - och vanligtvis utan att inse att de använder en extremt effektiv och gammal hederlig taktik.
Fortsätt därför att skapa metaforer när du kommunicerar med icke-IT-personal genom att försöka uttrycka komplexa idéer eller punkter på enklare sätt och genom att hänvisa till något som din publik är mer bekant med och lätt kan relatera till.
På samma sätt kan du använda scenarier, berättelser och exempel för att illustrera dina synpunkter och få fram dina budskap.
Slutsats
Låt oss erkänna det: för många IT-personal kan kommunikationen med icke-IT-personal vara en svår uppgift - en uppgift som ibland kännetecknas av frustration och ineffektivitet.
IT-proffs som antar utmaningen att förbättra sitt sätt att kommunicera med sina mindre tekniska kollegor, partners och kunder blir dock nästan alltid otroligt duktiga kommunikatörer, ofta i en utsträckning som överraskar även dem själva!
Men ärligt talat, varför skulle det vara en chock? IT-proffs har en erfaren förmåga att lära sig nästan allt som fångar deras intresse. Så när de riktar sin uppmärksamhet mot att förbättra sin kommunikation är det bara en tidsfråga innan de blir mästare - och höjer intelligensen i sina team och organisationer på ett sätt som bara IT-proffs kan göra!
