Under de senaste åren har samarbetets karaktär förändrats. Teamets medlemmar är inte längre strikt begränsade till kontoret nu när distansarbete har blivit allt vanligare. I dag är det inte ovanligt att team samarbetar från olika delar av landet, eller när det gäller stora företag, från olika delar av världen. Och om du ansvarar för flera gruppmedlemmar som arbetar med olika projekt räcker det inte med e-postkommunikation och kalkylblad för att säkerställa ett effektivt samarbete. Du behöver en smart förvaltningslösning som håller dig i kontakt med dina medarbetare hela tiden.
Men eftersom det finns så många förvaltningsplattformar kan det vara svårt att hitta rätt för dig. Här är en lista med fyra funktioner som du bör leta efter i alla samarbetsplattformar, så att dina projekt löper smidigt, oavsett dina specifika mål och förväntningar.
1. Molnbaserad teknik
För tio år sedan lagrade de flesta programvarulösningar data på hårddiskar. Detta gjorde det svårt att samarbeta på distans, eftersom du var begränsad till de datorer som programvaran var installerad på. Det har aldrig varit lättare att samarbeta i dag. Med molnteknik och SaaS-plattformar (Software-as-a-service) kan du hämta data var som helst, inte bara från kontorsdatorer. Nu kan du också få tillgång till viktig information från din mobila enhet och hemdator och dela dokument med teammedlemmar med en knapptryckning.
För att få ut det mesta av molntekniken bör du leta efter en samarbetsplattform som gör det möjligt att ladda upp dokument till molnlagring, där du sedan kan dela och samarbeta med teammedlemmar och intressenter. På så sätt har alla alltid tillgång till samma information och problem som uppstår på grund av datorfel kan undvikas.
2. Verktyg för hantering av arbetsflöden
En bra projektledningslösning är en lösning som för samman alla. För att samarbetet på distans ska vara effektivt måste grupperna alltid ha en öppen kommunikationslinje. Tyvärr är det ofta lättare sagt än gjort när projektledare tilldelar uppgifter via e-post.
Sedan kom utvecklingen av digitala planeringsverktyg. Funktioner som Kanban- och Gantt-tabeller gör det möjligt för chefer och team att:
- Organisera uppgifter mer effektivt. Chefer kan delegera uppgifter till teammedlemmar baserat på prioritet, samt ordna uppgifter baserat på deras aktuella status.
- Öka kommunikationen. De flesta arbetsflödesverktyg har en inbyggd kommunikationsplattform där medlemmarna kan dela information och ändra mål vid behov.
- Följ upp utvecklingen. Med hjälp av verktyg för arbetsflödeshantering kan du planera tidsfrister för en eller flera uppgifter, spåra milstolpar och till och med visuellt kartlägga framstegen i grafer för att få en bättre förståelse för vad som har åstadkommits.
En annan användbar funktion som du kanske vill överväga är tidsuppföljning. Beroende på ditt projekt kan du förväntas registrera de timmar som de anställda arbetar med uppgifter. Verktyg för tidrapportering automatiserar hela processen åt dig, så att du inte behöver ägna din tid åt att beräkna hur många timmar varje anställd har arbetat.
3. En visuell representation av din arbetsbelastning
Tillsammans med de arbetsflödesverktyg som nämns ovan är det viktigt att ha en lösning som gör det möjligt att kartlägga din arbetsbelastning, så att du kan ordna projekten efter status och prioritet. Dessutom gör en visuell representation av arbetsflödet från början till slut det möjligt för alla att veta vad som har utförts och vilka uppgifter som återstår, vilket gör det lättare för cheferna att delegera uppgifter på ett mer effektivt sätt.
Plattformar som uppdaterar statusen för en uppgift i realtid ökar noggrannheten i projektrapporterna. På så sätt får cheferna en bättre uppfattning om hur lång tid det kommer att ta för projekten att slutföras och vilka ytterligare resurser som eventuellt behöver tilldelas för att säkerställa att projektet lyckas.
4. Förmåga att följa flera projekt
Syftet med projektledningsprogram är att underlätta samarbetet. För att säkerställa att så är fallet bör din förvaltningsplattform aktivt:
- Ta bort hinder som hindrar samarbete.
- Gör det lättare för chefer, intressenter och teammedlemmar att följa statusen för olika projekt.
Att ha tillgång till information är en viktig del av projektledningen. För att uppgifterna ska kunna utföras smidigt och effektivt måste cheferna veta:
- Vilka resurser de har till sitt förfogande och var resurserna fördelas.
- Uppdaterad rapportering om framstegen för alla uppgifter inom ett projekt.
- Vilka uppgifter gruppmedlemmarna arbetar med.
En av de största utmaningarna för projektledare är att spåra och sammanställa dessa mätvärden. Även med hjälp av projektledningsprogram som automatiskt registrerar denna information är det tidskrävande och ineffektivt att behöva hitta varje enskild resultatindikator. Överväg därför att införa en programvarulösning med en inbyggd instrumentpanel som ger dig all projektinformation på en praktisk plats.
Programvara för projekthantering kombinerar tillgänglighet med effektivitet
Projektets framgång beror på hur väl du kan samarbeta med dina medarbetare. När människor kastas in i ett projekt utan kommunikation eller struktur blir resultatet kaos och ineffektivitet. Å andra sidan, när gruppmedlemmarna ingår i en plattform som är utformad för att öka samarbetet och hålla arbetsflödet organiserat, tenderar folk att arbeta smartare och få mer uträttat.
Programvara för projekthantering är användbar för alla, oavsett hur stor eller hur stor uppgiften är, men den är särskilt användbar för chefer som ansvarar för flera storskaliga projekt. Om du är projektledare i ett företag på företagsnivå och inte använder samarbetsverktyg i din dagliga verksamhet arbetar du inte så effektivt som du skulle kunna göra. Oavsett om du samarbetar på distans med teammedlemmar eller arbetar tillsammans på kontoret gör dessa verktyg det lättare att registrera och spåra framsteg, dela uppdateringar och se till att alla arbetar med rätt uppgifter.
Dessutom förbättrar projektledningslösningar som innehåller de fyra elementen som nämns ovan arbetsflödet ytterligare genom att öka öppenheten i projekten. Fördelen med detta är att du alltid känner till statusen för dina projekt, precis som om du själv utförde uppgifterna.
Genom att införa en lösning för projektsamarbete som innehåller dessa delar kan du maximera samarbetet utan att behöva fördubbla den tid som läggs på att övervaka dina projekt. Detta beror på att effektiva plattformar för projektsamarbete automatiserar viktiga delar av förvaltningsprocessen, mäter framsteg och genererar rapporter, vilket ger dig mer tid att ägna åt att planera nya projekt.
Öka produktiviteten genom att arbeta smartare, inte hårdare
I dagens snabba värld förväntas projektledare ofta få mer att åstadkomma på kortare tid. Lyckligtvis gör smart programvara för hantering av samarbete det lättare för team att organisera och arbeta tillsammans genom att undanröja kommunikationshinder och oklarheter i arbetsflödet. Genom att arbeta på en plattform som gör det lättare för teammedlemmar, chefer och intressenter att komma samman och dela idéer kan du minska sannolikheten för mänskliga fel eller för att omfattningen av projektet förändras, vilket kan vara skadligt för projektets framgång.
![Programvara för projektledning: Kaotiska sätt att arbeta [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2017/08/Chaotic-Ways-of-Working-2.jpg)
