Hur Kanban möjliggör snabbhet
Ett vanligt tema på arbetsplatser idag verkar vara att "galenskap är det nya normala". Tyvärr trivs de flesta team och organisationer inte i kaos - de behöver hjälp för att skapa en snabb och hållbar takt för att leverera kvalitetsprodukter och tjänster. Lean-principer och -verktyg, som Kanban, hjälper organisationer att uppnå detta mål genom att ständigt fokusera på att optimera flödet av värde från idé till leverans till kunden. Ett sätt att hålla detta fokus i fokus är genom den dagliga Kanban-konferensen. Försök att ställa de här tre frågorna vid nästa Kanban-konferens för att hålla hastigheten prioriterad i teamet.
3 Frågor att ställa under standup för att hålla hastigheten prioriterad
Vilket arbete har inte flyttats eller uppdaterats som förväntat?
Vår första tendens när arbetet fastnar är att lägga det åt sidan och ta något annat att göra. Vi gör det för att känna oss produktiva.
Men genom att lägga till mer arbete i systemet utan att slutföra något arbete, sträcker vi ut vårt fokus, vår energi och vår tid, vilket ytterligare hämmar vår förmåga att få arbetet i mål. Mer oavslutade arbeten i systemet innebär fler kontextbyten, fler lösa ändar, fler statusmöten och i slutändan mer slöseri, vilket gör att leveranshastigheten minskar.
Det är därför det är viktigt att vi regelbundet identifierar föråldrat arbete på våra styrelser och arbetar för att få det att röra på sig igen. Du kan använda forumfilter i Planview AgilePlace för att markera kort som inte har flyttats och/eller uppdaterats under en viss tidsperiod. Om du identifierar dessa gamla arbetsuppgifter kan du lösa problem som blockerar deras utveckling så att de kan fortsätta att slutföras, i stället för att låta dem samlas.
Vad hindrar dig från att slutföra ditt arbete?
Det är viktigt att teammedlemmarna förklarar varför deras framsteg är blockerade så att teamet kan arbeta tillsammans för att få fart på det igen.
Vissa problem är enkla och kräver bara lite kommunikation. Exempelvis kan sakkunniga experter ofta frigöra arbete på några sekunder genom att dela med sig av en viktig del av sin kunskap. Andra situationer kräver lite samordning. Det är till exempel vanligt att korten fastnar i återkopplingstillstånd. I det här fallet kan teammedlemmarna använda mötet för att be om frivilliga som kan åta sig att ge den feedback som behövs för att hålla arbetet igång.
Eftersom alla team regelbundet stöter på blockerare och andra hinder för flödet är det klokt att planera för diskussioner eller problemlösning efter standupen. Vissa grupper fastställer 30 minuter för sitt standup-möte: 15 minuter för standup och 15 minuter för uppföljningsdiskussioner med endast de som behöver vara där.
Fånga upp återkommande problem som kort på din Kanban-tavla så att teammedlemmar och ledningen kan prioritera dem för att lösa dem en gång för alla - ett av målen med ett Kanban-system!
Gör du något arbete som inte syns i styrelsen?
Ju mer vi börjar, desto mindre avslutar vi. Så enkelt är det. Det är varför vi behöver WIP-gränser - så att vi kan fokusera på att leverera - inte jonglera - arbete. Men om vi inte visualiserar allt vi arbetar med kan vi inte effektivt kontrollera vår WIP. Kanban och WIP-gränser är bara så effektiva som vi låter dem vara. För att kunna hantera vårt arbete måste vi visualisera det - alla av det.
För många kan Kanban ge dem den struktur och synlighet de behöver för att hålla sig på rätt spår och leverera snabbare än någonsin tidigare - så de är motiverade att visualisera allt och kan inte förstå varför någon annan inte vill göra detsamma.
För andra kan det vara en utmaning att anpassa sig till ett system med så mycket öppenhet, om de är vana vid att göra saker och ting "på sitt eget sätt". Det kan vara obekvämt för dem att avslöja ineffektivitet i sina processer, diskutera problem eller granska resultatmått i teamet, och därför döljer de arbetet för styrelsen.
Kom ihåg: Optimera helheten
Det är viktigt att notera att ett nyckelbegrepp i Kanban är att teamet äger arbetet, processen och eventuella problem som uppstår. Processineffektivitet eller problem med prestationsmått bör ses som möjligheter till kontinuerlig förbättring som kan göra det möjligt för hela teamet att leverera mer värde snabbare. Chefer bör noga överväga hur team och individer mäts för att se till att de stimulerar rätt beteenden. Läs mer om mätningsdriven coachning i den här artikeln.
När en gruppmedlem tilldelas ett särskilt kort är det lätt för resten av gruppen att tro att det inte längre är deras problem, men vi måste komma ihåg att grupper skapas för att medlemmarna ska kunna arbeta tillsammans för att uppnå gemensamma mål - helst på ett hållbart och snabbt sätt. En daglig Kanban-uppställning fungerar som en frekvent påminnelse till alla teammedlemmar om att de fortfarande har kollektivt ägande av alla teamets åtaganden och att det är viktigt för dem att förstå vad som har åtagits, vad som är under process och vad som har stött på hinder.
![En global plan för hantering av samarbetsarbete [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
