Le gourou pionnier du contrôle de la qualité W. Edwards Deming a écrit un jour que "si vous ne pouvez pas décrire ce que vous faites comme un processus, vous ne savez pas ce que vous faites". Bien qu'il y ait fort à parier que M. Deming ne faisait pas spécifiquement ou exclusivement référence au processus global de gestion de projet , ses sages conseils - ou si vous le souhaitez, son avertissement sévère - s'appliquent certainement.
Groupes de processus de gestion de projet
Dans le corps de connaissances de la gestion de projet (PMBOK), le Institut de gestion de projet (PMI) décrit cinq groupes de processus de gestion de projet :
- Initier: processus nécessaires pour définir et autoriser un nouveau projet, ou une nouvelle phase d'un projet existant.
- Planification: processus nécessaires pour créer la portée du projet, évaluer les objectifs et établir le plan pour atteindre ces objectifs.
- Exécuter: les processus nécessaires à l'exécution du plan, de manière à satisfaire à toutes les exigences du projet.
- Surveillance & Contrôler: processus requis pour suivre, évaluer et réguler la performance et l'avancement du projet, ainsi que pour identifier et initier des changements si nécessaire.
- Fermeture: processus requis pour mettre fin officiellement à un projet, ou à une phase d'un projet.
Flux de processus de gestion de projet
Le tableau suivant illustre la nature intégrée des cinq groupes de processus de gestion de projet :
Source : PMI : Corpus de connaissances en gestion de projet (Guide PMBOK)
Étapes du processus de gestion de projet
Vous trouverez ci-dessous un aperçu très simplifié des cinq groupes de processus de gestion de projet :
Initier
Le groupe de processus de gestion de projet initiateur régit les tâches et les étapes nécessaires pour définir et autoriser officiellement un nouveau projet, ou une nouvelle phase majeure d'un projet existant. Il garantit également que la sélection des projets s'aligne sur la stratégie globale de l'organisation. En général, ce processus donne lieu à deux résultats essentiels : la charte du projet et le registre des parties prenantes.
- La charte de projet autorise officiellement un projet et comprend des éléments tels qu'une déclaration de portée de haut niveau, un calendrier et une estimation des coûts, ainsi qu'une liste des principaux risques, opportunités et parties prenantes. Une fois que la charte de projet est formellement acceptée par toutes les parties prenantes requises, elle accorde au chef de projet l'autorité nécessaire pour obtenir et allouer les ressources organisationnelles (personnel, équipement et capital), afin de mener à bien les activités du projet.
- Le registre des parties prenantes identifie les attentes de chaque partie prenante/groupe de parties prenantes, et est utilisé par le chef de projet (avec les autres membres de l'équipe exécutive du projet) pour aligner les attentes. Cette tâche peut être difficile et prendre du temps, mais elle est absolument essentielle pour assurer un soutien à long terme aux projets une fois qu'ils ont commencé.
Planification
Le groupe de processus de gestion de projet de planification régit les tâches et les étapes qui sont nécessaires pour établir la portée complète du projet (effort, ressources et objectifs), et les actions nécessaires pour réaliser la portée.
La planification est le groupe de processus le plus détaillé et le plus important, et conduit généralement à plusieurs résultats clés, notamment :
- Plan de gestion de la portée
- Plan de gestion des exigences
- Plan de gestion du calendrier
- Plan de gestion des coûts
- Plan de gestion de la qualité
- Plan de gestion des ressources
- Plan de gestion des communications
- Plan de gestion des risques
- Plan de gestion des achats
- Plan d'engagement des parties prenantes
- Plan de gestion du changement
- Plan de gestion de la configuration
- Ligne de base du champ d'application
- Base de référence du calendrier
- Coût de base
- Base de mesure de la performance
- Description du cycle de vie du projet
- Approche du développement
Chacun de ces documents liés à la planification doit être élaboré en collaboration avec toutes les parties prenantes concernées. Le temps et les efforts investis dans l'élaboration de la charte de projet et du registre des parties prenantes porteront leurs fruits ici.
Une fois le plan global de gestion du projet approuvé (qui, comme indiqué ci-dessus, est composé de multiples sous-plans, lignes de base et autres documents), le projet est officiellement autorisé à démarrer.
Exécuter
Le groupe de processus de gestion de projet d'exécution régit les tâches et les étapes nécessaires à la réalisation du travail défini dans le plan de gestion de projet. En d'autres termes, c'est là que le projet prend son envol.
Les principaux résultats généralement créés au cours du processus d'exécution comprennent :
- Livrables
- Données sur le rendement au travail
- Issue logs
- Demandes de modification
- Mises à jour du plan de gestion du projet
- Mises à jour des documents du projet
- Mises à jour des actifs de processus organisationnels
- Mises à jour des facteurs environnementaux
- Registre des leçons apprises
- Rapports de qualité
- Documents de test et d'évaluation
- Affectation des équipes de projet
- Calendriers des ressources
- Évaluation des performances de l'équipe
- Listes de fournisseurs sélectionnés
- Accords avec les fournisseurs
Comme indiqué ci-dessus, les demandes de changement sont un résultat clé du groupe de processus d'exécution. Déterminer comment, quoi et quand modifier un aspect du plan de projet peut être (et est généralement) difficile et stimulant. Cela est dû au fait que le plan de projet n'est pas modulaire. La modification d'un aspect peut déclencher des changements dans un autre - qui peuvent être positifs dans certains cas, et négatifs dans d'autres. Pour rendre la situation encore plus complexe, il arrive que l'on ne sache pas si les changements proposés seront positifs ou négatifs. Ou encore, un changement qui devait avoir un impact positif s'avère avoir une conséquence négative.
La mauvaise nouvelle pour les chefs de projet et les autres membres de l'équipe exécutive du projet, c'est qu'il n'existe pas de boule de cristal, de miroir magique ou d'autre appareil pratique qui révèle si un changement proposé sera gratifiant ou regrettable. La bonne nouvelle, cependant, c'est que les avancées logiciel de gestion de projet soutient le scénario (c.-à-d. "Et si ?"), qui met en évidence l'impact probable de décisions telles que la réaffectation potentielle de ressources.
Surveillance & Contrôle
Le groupe de processus de gestion de projet Monitoring & controlling régit les tâches et les étapes dans trois domaines clés : le suivi, l'examen et l'optimisation de l'avancement et des performances du projet ; l'identification des domaines dans lesquels des changements au plan de projet sont bénéfiques ou nécessaires ; et l'exécution des changements approuvés.
Les principaux résultats généralement créés au cours du processus de contrôle & comprennent :
- Mises à jour du plan de gestion du projet
- Demandes de modification approuvées
- Livrables acceptés
- Mise à jour des prévisions d'horaires
- Mise à jour des prévisions de coûts
- Mesures de contrôle de la qualité
- Marchés publics fermés
Avant de passer au groupe de processus suivant et final (clôture), il est utile de faire une pause et de se concentrer sur une question qui peut dérouter et frustrer certains nouveaux gestionnaires de projet, ainsi que ceux qui ne sont pas des professionnels de la gestion de projet formelle mais qui se retrouvent néanmoins à travailler sur des projets.
Le "contrôle" du projet dans le contexte de la gestion de projet ne signifie pas l'exécution rigide du plan du projet. Il s'agit plutôt de mesurer en permanence l'avancement réel du projet par rapport aux estimations et aux attentes prévues. Il est acquis qu'il y aura un écart entre les performances réelles et les performances prévues, et il incombe à l'équipe de gestion du projet exécutif (dirigée par le chef de projet) de déterminer si des mesures correctives sont nécessaires. Cette analyse et cette prise de décision doivent être documentées afin qu'elles puissent guider le projet actuel et éventuellement améliorer la planification et l'exécution des projets futurs .
Fermeture
Le groupe de processus de gestion de projet de clôture régit les tâches et les étapes nécessaires pour clôturer officiellement un projet, ou clôturer une phase majeure d'un projet existant.
Les principaux résultats généralement créés au cours du processus de clôture comprennent :
- Final product, service, or result transition
- Rapport final
Ce groupe de processus doit également inclure la documentation et tout autre actif du projet qui traite de l'arrêt ou de la suspension anticipée d'un projet (qui peut ou non avoir un rapport matériel avec le projet lui-même ; par ex. changements majeurs sur le marché, nouvelles réglementations, etc.)
Diagramme du processus de gestion de projet
Les équipes de projet utilisent généralement une variété de tableaux pour aider à cartographier et à gérer les groupes de processus. Il s'agit notamment de (mais pas exclusivement) :
Processus de gestion de projet de haut niveau
En conclusion, gardez à l'esprit que tout ce qui précède capture un processus de gestion de projet de haut niveau . Il appartient à chaque organisation de déterminer l'approche et la configuration qui l'aideront à mener des projets plus fructueux, des portefeuilles plus sains et des clients et autres parties prenantes clés plus heureux.
