Ce n'est pas un secret que la gestion de projet a ses défis, l'un d'entre eux étant d'être capable de communiquer les plans et l'avancement du projet d'une manière simple et facile que tout le monde peut comprendre. Vous voulez que tout le monde soit sur la même longueur d'onde, pour pouvoir transformer les données complexes du projet en informations claires. Cependant, un projet vit ou meurt souvent grâce au diagramme de Gantt. Il n'a donc jamais été aussi important de bien le faire. Les professionnels du projet sont chargés d'adopter une solution qui leur fera gagner du temps et créera des feuilles de route de projet claires que les parties prenantes pourront comprendre.
In this post, we will take a look at some of the benefits of using a roadmap tool and share tips on how to create a professional project roadmap.
3 Avantages d'un créateur de feuille de route de projet
Si vous présentez actuellement des informations sur un projet à l'aide d'un outil comme PowerPoint, vous comprenez probablement le temps que prend la réunion de toutes les diapositives. Ajuster les graphiques, les polices, les couleurs, tout cela prend du temps - dont vous n'avez peut-être pas beaucoup à perdre.
Ces trois avantages du logiciel de feuille de route de projet sont garantis pour vous faciliter la vie, ainsi que pour impressionner les dirigeants et mieux communiquer avec les parties prenantes.
1. Gagner du temps
Combien de temps prend votre processus actuel d'examen des projets ? Pour beaucoup, ce processus est extrêmement long et fastidieux. Pensez, par exemple, à une entreprise dont les quatre directeurs répartis dans le monde entier sont chacun au-dessus d'un chef de projet (PM). Ces chefs de projet ont ensuite 10 chefs de projet juniors en dessous d'eux, chacun gérant 3-5 projets individuels d'une valeur de $100,000 ou plus. Comment procédez-vous pour examiner ces projets avec chacun des quatre directeurs ?
Pour commencer, vous pouvez recourir à de longs appels hebdomadaires, au cours desquels les directeurs peuvent aborder toutes les questions importantes du projet. Mais l'utilisation d'un format centralisé pour les visualisations de votre feuille de route de projet vous permet de réduire considérablement votre temps de révision des projets.
D'une part, elles sont faciles à créer et à mettre à jour - ce qui prend quelques minutes au lieu de quelques heures - et vous pouvez enregistrer n'importe quelle ligne de temps comme modèle pour la partager ou la réutiliser plus tard. Vous pouvez adopter l'approche de la "gestion par exception", où seuls les problèmes les plus importants du projet sont abordés lors de mises à jour avec la direction, ce qui permet à chacun de gagner du temps.
2. Améliorer la communication
Avec le bon outil de feuille de route, les gens apprennent à parler le même langage. Les logiciels de feuille de route tels que Office Timeline s'intègrent aux systèmes de gestion du travail existants, permettant l'importation directe de données et la génération de rapports pour une distribution facile. Ainsi, les équipes de projet sont en mesure de présenter leur travail plus efficacement aux dirigeants, aux groupes de pairs et aux principales parties prenantes. Ne perdez plus de temps à tripoter des graphiques dans PowerPoint.
3. Impressionnez vos parties prenantes
Tout le monde aime un peu de "piquant" lorsqu'il s'agit de présentations, mais fournir cet effort supplémentaire lorsqu'on travaille à partir d'un PowerPoint ou d'une feuille de calcul peut prendre du temps.
Mais si vous utilisez un logiciel de feuille de route professionnel, vous pouvez styliser votre feuille de route avec des swimlanes et des couleurs qui ajoutent de la clarté. Mettez en évidence les points clés, différenciez les informations et donnez du relief à votre présentation. De plus, impressionnez les parties prenantes en personnalisant les diapositives avec la marque de l'entreprise ou du client. Vous seriez étonné de l'impact que peut avoir un détail aussi mineur en apparence.
Conseils pratiques
Quelques autres éléments à garder à l'esprit lors de l'élaboration de votre feuille de route :
- Choisissez une durée qui correspond à votre projet (jours, mois, années)
- Identifier les données clés du projet - les tâches et les étapes importantes
- Incluez des swimlanes pour montrer les phases du projet, les rôles ou les départements.
En résumé
Les projets présentent de nombreux défis, c'est vrai, mais avec un outil de feuille de route, vous pouvez garder votre projet sur la bonne voie, ce qui facilite un peu votre travail de chef de projet et vous fait gagner un temps précieux et de l'argent.
Si vous cherchez à adopter un outil de feuille de route, vous êtes au bon endroit. En tant qu'utilisateur de Planview Portfolios, vous pouvez facilement exporter des données de projet dans une diapositive PowerPoint à l'aide du complément Office Timeline qui vous aide à développer des rapports visuellement attrayants et faciles à comprendre à partager avec d'autres équipes et parties prenantes. Pour couronner le tout, vous pouvez vous inscrire à une période d'essai gratuite de 14 jours pour Office Timeline Pro, avec des tutoriels vidéo pour apprendre toutes les astuces rapides qui vous feront gagner du temps.
