What is Capacity Planning?
Planification des capacités est, à son niveau le plus élémentaire, un moyen de mesurer le nombre d'heures de travail des employés disponibles par rapport aux besoins des projets en cours. La capacité de travail d'une équipe ou d'une organisation peut alors être simplement mesurée sur la base d'heures par semaine. Prenons un exemple :
- Le département marketing d'Exemplar Industries compte 100 employés.
- Chaque employé travaille un nombre standard 40 d'heures par semaine
- La capacité totale du département marketing est donc : 40 x 100 = 4, 000 heures/semaine
- Si le travail prévu pour la semaine prochaine est égal à 1,200 heures, alors la capacité actuelle = 70%.
- Si le travail prévu pour la semaine prochaine est de 5,200 heures, alors la capacité actuelle = -30%.
Si vous êtes dans une situation où vous avez soit trop, soit trop peu de capacité, alors soit vous n'utilisez pas de manière optimale les ressources , soit le manque de ressources vous freine. C'est pourquoi il est essentiel de comprendre la gestion de la capacité et son fonctionnement pour maximiser l'utilisation des ressources et être toujours dans une situation de capacité optimale.
Il existe différentes stratégies que les organisations utilisent pour essayer de rester à un niveau de capacité idéal :
- Lag : Cela signifie qu'il faut ajouter de la capacité uniquement lorsque l'on manque réellement de ressources. Elle réduit le gaspillage et le risque d'une expansion trop rapide, mais elle peut aussi entraîner une incapacité à suivre le rythme des commandes ou à exploiter les opportunités.
- Ajustement : Cette stratégie vise à surveiller constamment les besoins et à effectuer de légers ajustements pour augmenter ou diminuer la capacité si nécessaire. Les problèmes liés à cette stratégie sont que la surveillance elle-même peut être très gourmande en ressources, et le fait de procéder à des ajustements constants des ressources peut également être perturbant.
- Lead : Il s'agit de modifier les ressources en prévision d'une augmentation ou d'une diminution des besoins (généralement des augmentations). Elle nécessite une prédiction précise de la demande et peut s'avérer très fructueuse pour profiter des opportunités de croissance et écraser les concurrents. Cependant, elle est considérée comme assez risquée, car elle peut impliquer un gaspillage initial en raison d'une capacité excédentaire et dépend de la croissance de la demande pour que le déménagement en vaille la peine.
Comment tirer le meilleur parti de la planification des capacités
Si vous vous demandez encore à quoi sert la planification des capacités et comment en tirer le meilleur parti, voici quelques conseils pour bien la faire.
Associez des équipes aux compétences multiples
Bien sûr, toutes les heures de chaque employé n'ont pas la même valeur, et certaines ressources peuvent être en demande excessive alors que d'autres sont sous-utilisées. La gestion de la capacité doit approfondir la capacité individuelle d'une équipe pour s'assurer qu'il n'y a pas de goulots d'étranglement. Par exemple, si un rédacteur peut superviser le travail de cinq rédacteurs de contenu, le fait d'avoir huit rédacteurs dans une équipe dépassera sa capacité et entraînera des retards et des délais non respectés.
Maintenir l'alignement sur les objectifs
La gestion des capacités permet de savoir plus clairement où les ressources sont utilisées. L'un des grands avantages de cette démarche est qu'elle donne l'occasion de se demander pourquoi certaines choses sont faites. Si trop de ressources créatives sont utilisées pour maintenir des projets, plutôt que de stimuler une nouvelle croissance, vous pouvez voir exactement comment déplacer les membres de l'équipe appropriés vers les bonnes tâches.
Améliorer l'efficacité
Bien que la capacité d'un employé puisse être de 40 heures, cela ne signifie pas qu'il contribue réellement aux projets pendant toutes ces heures. Par exemple, il serait tout à fait compréhensible que les employés soient occupés à d'autres tâches, telles que l'administration, la rédaction de rapports ou la formation, pendant au moins cinq heures par semaine. Cela signifie que leur capacité effective n'est en fait que de 87.5%. L'amélioration de ce ratio peut se faire en automatisant les processus, en éliminant les gaspillages et en regroupant les tâches.
La planification et le suivi des capacités ont été énormément simplifiés avec le développement des logiciels de gestion de projets. Grâce aux tableaux de bord de rapports de Planview AdaptiveWork, il est rapide et facile d'identifier exactement comment les ressources sont utilisées et quelle est la capacité disponible. Pour découvrir comment Planview AdaptiveWork peut améliorer votre gestion de la capacité et vous assurer que vous maximisez vos ressources, vous pouvez consulter l'une de nos démos ici.
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