Bien qu'il existe plusieurs métriques et indicateurs clés de performance (ICP) importants dans le monde de la gestion de projet, peu sont aussi importants pour le succès des projets et la santé des portefeuilles que l'utilisation des ressources.
Qu'est-ce que l'utilisation des ressources ?
Utilisation des ressources dans la gestion de projet se concentre sur le temps que les membres de l'équipe consacrent aux différentes tâches. Bien qu'il existe de multiples façons de mesurer l'utilisation des ressources, la méthode la plus simple et la plus courante consiste à prendre le nombre réel d'heures travaillées par une ressource, et à le diviser par le nombre total d'heures que la ressource aurait pu travailler. Par exemple, si sur une période de six mois, une ressource a travaillé pendant 840 heures et qu'il y avait 960 heures de travail disponibles, alors l'utilisation de la ressource est de .875. (840/960).
Une utilisation des ressources inférieure aux prévisions indique souvent que le projet est en surnombre ou que des tâches incomplètes bloquent d'autres tâches prévues. Si l'une de ces tâches se situe sur le chemin critique, les échéances ne seront pas respectées, les produits livrables seront retardés et les coûts augmenteront.
Une utilisation des ressources plus élevée que prévu pourrait ne pas être une bonne nouvelle non plus. Au lieu d'indiquer que les ressources sont plus efficaces et productives, cela pourrait signifier que le projet est en sous-effectif - ou pourrait même être en crise.
Évidemment, l'objectif de tout chef de projet (par ex. le chef de projet, les gestionnaires de ressources, le cadre du PMO, etc.) est d'optimiser l'utilisation des ressources. Il est vrai que c'est plus facile à dire qu'à faire, surtout dans le cas de projets complexes et à facettes multiples. Cependant, il ne s'agit certainement pas de faire le rêve impossible.
La clé est de ne plus mettre l'accent sur la correction frénétique des déséquilibres de ressources au cours d'un projet - ce qui revient à essayer d'empêcher un groupe d'assiettes tournantes en l'air de ralentir et de s'écraser ! - et d'adopter plutôt une approche plus stratégique qui minimise la fréquence et la gravité des déséquilibres de ressources quand (et non pas si) ils se produisent.
À cette fin, voici cinq meilleures pratiques pour l'utilisation des ressources qui aideront tous les chefs de projet, qu'ils soient à la tête de leur 1st ou leur projet 300th:
- Commencez par créer un pool mondial de ressources
Avant d'affecter des ressources individuelles à des projets spécifiques, il est judicieux de prendre du recul et de créer un inventaire global comprenant les ressources actuellement nécessaires et les ressources prévues pour les projets à venir. Cet inventaire aide les chefs de projet à savoir s'il est nécessaire d'intensifier les efforts de recrutement, ainsi qu'à déterminer les contraintes de ressources qui pourraient (et vont probablement) avoir un impact sur les délais et les dates de livraison du projet.
- Tirer parti de la visibilité totale pour allouer les ressources
Une fois qu'un pool d'inventaire global a été créé, les chefs de projet doivent tirer parti de la visibilité pour allouer les ressources en fonction de la disponibilité et des besoins. Cette visibilité est assurée par les logiciels de gestion de projet (lisez : laissez les feuilles de calcul en dehors de cela !), et se caractérise par la possibilité d'examiner l'ensemble des projets, de déterminer rapidement la capacité globale et de comparer la charge actuelle à la demande future.
Les nouveaux chefs de projet - ainsi que les personnes qui ne sont pas des chefs de projet mais qui ont reçu la gloire de la gestion de projet ! - On peut penser que cette meilleure pratique devrait figurer en tête de cette liste. Après tout, la construction d'un projet ne devrait-elle pas commencer par le plan ? La réponse courte est non, elle ne devrait pas - bien que ce soit souvent le cas.
L'approche la plus simple, la plus intelligente et la plus efficace consiste (comme décrit ci-dessus) à créer un inventaire des ressources, puis à affecter des ressources individuelles à des projets spécifiques en fonction des besoins. À partir de là, le chef de projet (parfois avec le soutien du gestionnaire de ressources) dispose des éléments nécessaires - c'est-à-dire des personnes - pour élaborer un plan de projet détaillé et surtout réaliste. En effet, la complexité du plan de projet et la beauté de la structure de répartition du travail n'ont franchement aucune importance. Si le plan n'est pas réaliste parce qu'il n'est pas aligné sur les ressources disponibles, il est voué à l'échec avant même de commencer.
- Informer et programmer les ressources
Tous les chefs de projet savent qu'ils doivent indiquer aux ressources que leurs services sont requis, et les programmer en conséquence pour les tâches. Cependant, ce qui rend ce processus long et plein d'erreurs, c'est lorsqu'il doit être effectué manuellement par le biais d'e-mails, de l'envoi de feuilles de calcul dans les deux sens, etc. Il est vrai que pour des projets très petits et simples, ce n'est pas un fardeau trop lourd. Mais sur des projets plus importants et plus complexes - ce qui est la norme dans les environnements d'entreprise - essayer de mettre les ressources sur place et à distance dans la boucle peut être un exercice de frustration ; et souvent, de futilité aussi.
L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet en nuage puissant (mais facile à utiliser) pour affecter des ressources individuelles à des éléments de travail spécifiques est essentielle ici, car elle transforme un défi difficile et malvenu en un processus fluide, rationalisé et largement automatisé.
- Surveiller les sous-chargements et les surchargements
Comme indiqué ci-dessus, les déséquilibres de ressources dans un sens ou dans l'autre constituent une menace majeure - et dans certains cas, catastrophique - pour les projets. Pour atténuer ce risque, les chefs de projet doivent surveiller régulièrement la charge et la disponibilité de toutes les ressources, et effectuer un équilibrage en temps réel qui met automatiquement à jour les plannings et les budgets, et informe et reprogramme les ressources en fonction des besoins.
En résumé
L'utilisation des ressources peut être un objectif difficile, mais il ne doit pas donner des cauchemars aux chefs de projet qui regardent avec horreur leurs projets dévier de leur trajectoire et leurs portefeuilles ne pas générer de retour sur investissement. Le logiciel primé de gestion de projet basé sur le cloud de Planview AdaptiveWork est conçu pour favoriser toutes ces meilleures pratiques décrites ci-dessus, et transformer l'utilisation des ressources d'un défi risqué en un avantage concurrentiel.
