L'un des aspects les plus difficiles de la gestion de projet est de devoir diriger plusieurs projets dans la bonne direction. Suivre le flux de travail en constante évolution d'un projet à l'autre peut donner l'impression de mener une bataille difficile. Heureusement, la gestion de projets ne doit pas ressembler à une lutte constante grâce à une approche visuelle et collaborative connue sous le nom de méthode Kanban. Mais comment intégrer la méthode Kanban dans vos initiatives de gestion de projet ? Découvrez les trois principales métriques Kanban pour le suivi des progrès et comment vous pouvez les utiliser.
Premiers pas avec Kanban
Avant de commencer à utiliser Kanban pour collaborer avec divers membres de l'équipe ou départements, vous devez configurer un tableau Kanban en ligne et accorder l'accès aux membres de votre équipe. Une fois cette étape franchie, vous pouvez alors commencer à inviter divers participants et à les affecter à des projets. Voici quelques avantages de l'utilisation de la méthode Kanban :
- Vous pouvez voir une représentation visuelle de l'avancement des projets.
- Les sous-tâches au sein d'un projet peuvent être créées, attribuées et cochées une fois terminées.
- Les tableaux Kanban offrent un lieu où les responsables et les membres de l'équipe peuvent discuter des projets, résoudre les problèmes et réfléchir à des plans d'action.
Si les tableaux Kanban manuels (tableaux blancs et notes autocollantes) peuvent être efficaces pour la gestion de petits projets, les tableaux Kanban en ligne ont gagné en popularité auprès des chefs de projet qui supervisent plusieurs projets de grande envergure. Ils ont besoin d'une solution qui fournisse des informations précieuses sur plusieurs projets, et pas seulement un flux de travail visuel avec des cartes d'affectation. Les métriques sont essentielles non seulement pour mesurer l'équipe, mais aussi pour fournir une visibilité rapide aux cadres pour une évaluation et une prise de décision rapides.
Si votre entreprise envisage d'investir dans un système logiciel de tableau Kanban, veillez à en choisir un qui assure le suivi des mesures et génère des rapports. La plupart des plateformes Kanban conçues pour la gestion de projets au niveau de l'entreprise offrent ce service. En adoptant une approche axée sur les données lorsque vous travaillez avec des tableaux Kanban, vous obtenez l'évolutivité nécessaire pour gérer des tâches plus importantes à l'aide de cet outil de gestion de projet populaire.
Dans ce billet, nous allons examiner trois mesures importantes du tableau Kanban à suivre pour vous aider à mesurer les progrès et à optimiser la productivité afin que la méthode Kanban fonctionne pour vous.
Métrique 1 : Tableau de combustion
S'il y a une mesure essentielle que tout chef de projet utilisant Kanban devrait suivre, c'est le tableau d'épuisement. Cette métrique vous donne une représentation visuelle du nombre de tâches planifiées et du nombre de tâches réalisées au sein d'un tableau Kanban spécifique. En outre, le tableau d'épuisement des ressources vous aide également à prévoir les performances futures en indiquant quand les projets (ou les tâches au sein d'un projet) seront terminés si l'avancement se poursuit au même rythme.
Métrique 2 : Tableau des délais et des temps de cycle
Cette métrique vous permet de voir le nombre moyen de jours pendant lesquels vos tâches ont été travaillées sur une période donnée. Utilisez cette évaluation pour examiner le cycle complet d'un projet ou entre deux points de temps personnalisés au cours du cycle de vie du projet.
Le tableau des délais et des temps de cycle est utile pour mieux comprendre les informations suivantes concernant vos projets :
- Identifier le moment où les projets sont réalisés de manière efficace.
- Déterminer les goulots d'étranglement du projet.
- Évaluer la vitesse à laquelle les projets sont réalisés.
Métrique 3 : Diagramme d'écoulement cumulatif
Le diagramme de flux cumulatif montre une vue agrégée de vos fiches de projet, qui sont classées dans les trois catégories suivantes : Planifié, en cours, et terminé. Cela permet d'évaluer la réussite globale d'un projet en donnant au gestionnaire une représentation visuelle de.. :
- Le nombre de missions que les membres de l'équipe ont effectuées.
- Les tâches du projet sur lesquelles l'équipe travaille actuellement.
- Tâches qui attendent d'être lancées.
Outre la mesure des performances, l'organigramme cumulatif est également utile pour aider les responsables à prendre des décisions éclairées lorsqu'ils délèguent des tâches - en particulier lorsqu'ils travaillent sur de grands projets avec plusieurs départements. En examinant le taux d'exécution des missions, ils peuvent voir quelles équipes sont plus efficaces dans l'exécution de tâches spécifiques.
Optimiser la méthode Kanban
L'avenir du lieu de travail est en constante évolution. Le travail à distance et l'externalisation deviennent incroyablement populaires, ce qui signifie que les managers et les employés ont besoin d'un moyen efficace de collaborer avec les équipes à l'étranger. Le logiciel Kanban permet aux organisations d'y parvenir facilement en créant une plate-forme qui mesure les progrès, affiche les tâches et les objectifs, et crée un canal de communication ouvert entre toutes les parties concernées.
La puissance de la méthode Kanban réside dans sa capacité à décomposer les tâches écrasantes et à les livrer en petits morceaux, ce qui rend les projets plus faciles à gérer. Pour cette raison, la méthode Kanban est un excellent moyen d'optimiser la productivité de vos projets , quelle que soit leur taille.
Toutefois, l'utilisation de Kanban ne se limite pas à l'attribution de tâches sur un tableau et au suivi des mesures. Vous devez également mettre en œuvre une stratégie qui encourage votre équipe à travailler plus efficacement.
Voici comment vous pouvez le faire :
- Hiérarchisez vos tâches en gardant les projets les plus importants en tête de votre file d'attente de travail.
- Gardez les lignes de communication ouvertes en encourageant la communication sur la plate-forme avec tous les participants travaillant sur des tâches au sein d'un projet.
- Modifiez et optimisez les processus de l'équipe en temps réel si la portée du projet change.
- Choisissez une plateforme Kanban compatible qui fonctionne bien avec vos outils existants.
En suivant les données collectées par votre plateforme Kanban, vous pouvez avoir une meilleure idée de ce que vos équipes ont accompli et prédire leurs performances futures. Si l'on ajoute à cela le fait que le logiciel Kanban rend la collaboration en ligne plus facile et plus efficace, il est facile de comprendre pourquoi la méthode Kanban est rapidement devenue la préférée des chefs de projet du monde entier.
