Comme les chefs de projet expérimentés le savent et les chefs de projet émergents le découvrent rapidement - et pas toujours agréablement - toutes les solutions logicielles de gestion de projet n'offrent pas un ensemble similaire d'outils pour gérer les projets. Certaines solutions sont sophistiquées, tandis que d'autres sont superficielles. Certaines sont personnalisables, tandis que d'autres sont confinées. Et certaines sont faciles à utiliser, tandis que d'autres sont exaspérantes.
Outils de projet essentiels
Votre entreprise a besoin d'une solution de gestion de projet qui favorise la réussite et évite les échecs. À cette fin, concentrez votre objectif sur ces neuf catégories essentielles lorsque vous évaluez les outils de gestion de projets :
Outils de planification de projet
Planification de projets Les outils de gestion de projets rationalisent l'ensemble du processus de développement de bout en bout. Les gestionnaires de projet peuvent rapidement établir des calendriers avec des jalons, des dates d'échéance, des produits livrables et des dépendances .. Ils peuvent également profiter des modèles prêts à l'emploi pour accélérer le processus, et automatiser la création de projets en fonction de déclencheurs et de flux de travail personnalisés - y compris ceux qui proviennent de systèmes tiers dans l'environnement (par ex. CRMs).
Collaboration Gestion du travail Outils
Les outils de gestion du travail collaboratif pour la gestion de projets intègrent les tâches et les projets dans un contexte social, ce qui favorise une collaboration ciblée et efficace entre les équipes internes (quel que soit l'endroit où elles se trouvent physiquement). Les outils de gestion du travail collaboratif permettent également de garder les parties prenantes externes dans le coup en leur fournissant un portail "one-stop-shop" pour accéder aux projets, fichiers, conversations, demandes et autres éléments de projet pertinents.
Outils de gestion des tâches
Les outils de gestion des tâches pour gérer les projets aident les membres de l'équipe à établir des priorités et à rester en tête des tâches en centralisant toutes les affectations de travail (projet et hors projet) dans des espaces de travail désignés. Cela permet de garder tout le monde sur la bonne voie et d'éviter que des tâches ne passent à travers les mailles du filet.
Des outils de gestion de portefeuilles
Les outils de gestion de portefeuille pour gérer les projets établissent une visibilité et une transparence totales dans tous les flux de travail, et fournissent aux chefs de projet (ainsi qu'aux autres membres autorisés et pertinents de l'équipe, comme le personnel du PMO et le sponsor du projet) un instantané précis et à jour des informations critiques. En même temps, les outils de gestion de portefeuille révèlent de manière proactive les obstacles et les problèmes, afin qu'ils puissent être abordés et résolus de manière efficace et optimisée.
Outils de gestion des ressources et de planification des capacités
Gestion des ressources et planification des capacités Les outils de gestion de projet fournissent un aperçu en temps réel des ressources et des charges de travail. Les chefs de projet peuvent voir qui travaille sur quoi et quand, et réaffecter les ressources en conséquence. Les membres de l'équipe concernés reçoivent automatiquement une notification de leur(s) affectation(s) annulée(s), modifiée(s) ou nouvelle(s). Les chefs de projet peuvent également planifier les projets futurs en évaluant l'impact de l'exclusion ou de l'inclusion de projets sur la charge de ressources d'une équipe.
Outils de gestion financière
Des outils de gestion financière pour gérer les projets permettent de limiter les surprises budgétaires. Les chefs de projet peuvent suivre toutes les dépenses par membre de l'équipe, par tâche, par élément de travail ou par département, et évaluer l'écart entre les coûts estimés et les coûts réels. Ils peuvent également analyser le taux d'absorption et l'état de la facturation pour chaque projet, afin d'identifier et de traiter rapidement les initiatives problématiques.
Outils de gestion des demandes
Les outils de gestion des demandes pour la gestion de projets permettent aux chefs de projet de suivre et de gérer toutes les demandes de travail, ce qui inclut automatiquement tous les détails clés tels que l'auteur de la demande, une description du changement proposé, la priorité, le calendrier et tous les documents et discussions connexes. De plus, les chefs de projet peuvent engager des membres spécifiques (ou tous) de l'équipe sur une plateforme de collaboration sociale en temps réel pour discuter et affiner les demandes.
Outils de gestion des risques
Les outils de gestion des risques qui soutiennent une gestion de projet efficace aident les chefs de projet à créer un registre des risques pour consigner, suivre et gérer les problèmes liés aux risques qui peuvent avoir un impact sur un projet. Ceci est essentiel pour développer de manière proactive une stratégie d'atténuation des risques qui protège l'intégrité de la portée du projet.
Outils de gestion de documents
Les outils de gestion de documents pour gérer les projets permettent aux chefs de projet et aux membres de l'équipe de stocker et de gérer tous les fichiers dans un emplacement central. Les entreprises ont également le choix d'utiliser le logiciel de gestion de projet comme leur dépôt de documents et/ou de l'intégrer à des outils tiers populaires (par exemple, Box, Google Docs, SharePoint, etc.).
Outils supplémentaires utilisés dans la gestion de projet
Pour soutenir ce qui précède, votre entreprise a également besoin des outils supplémentaires suivants utilisés dans la gestion de projet :
- Un ensemble complet de rapports et de tableaux de bord - à la fois préétablis et personnalisables. Ceux-ci fournissent aux gestionnaires de projets les données précises dont ils ont besoin pour prendre des décisions intelligentes et rapides. Il devrait également être rapide et facile de fournir des rapports à des parties prenantes spécifiques en fonction de leurs besoins uniques en matière d'information (par ex. PMO, sponsor, client, etc.).
- La capacité à s'intégrer de manière transparente aux plateformes SaaS leaders de l'environnement (par exemple, Salesforce, Box, Intacct, QuickBooks, Jira, SharePoint, Google Docs, ServiceNow, etc.), et à proposer une bibliothèque d'applications pouvant être installées en un seul clic.
- Des applications mobiles qui reflètent toutes les fonctionnalités de l'application web, ce qui crée une expérience utilisateur transparente et cohérente sur tous les appareils.
Avertissement sur les outils de contrôle et de suivi des projets
Il y aura probablement des scénarios où vous voudrez étendre la solution logicielle de gestion de projet avec des objets personnalisés pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise. À ce titre, assurez-vous que l'ajout d'objets personnalisés ne nécessitera pas un temps de développement long ou coûteux (c'est-à-dire qu'aucun code personnalisé n'est requis) et que vous pouvez inclure des objets personnalisés dans les rapports pour améliorer la visibilité, la collaboration et les résultats.
Un dernier mot sur les outils et techniques utilisés dans la planification et la gestion de projet
On ne saurait trop insister sur le fait que la facilité d'utilisation des outils de gestion de projets n'est pas un aspect facultatif - c'est une exigence obligatoire ! Si les outils de projet ne sont pas simples et intuitifs à utiliser, les membres de l'équipe seront frustrés et se débattront. Ils peuvent même chercher des moyens d'éviter complètement l'utilisation de certains outils de projet ; non pas parce qu'ils essaient délibérément d'enfreindre les règles, mais parce qu'ils doivent être productifs et respecter les délais. Quel que soit l'environnement ou l'application - il peut s'agir d'outils de gestion de projets informatiques, d'outils de gestion de projets marketing, d'outils de gestion de projets d'ingénierie, et ainsi de suite - la facilité d'utilisation est essentielle !
