Qu'est-ce qu'un système de gestion de projet ?
Le terme "système de gestion de projet" est largement utilisé pour décrire deux pièces majeures du puzzle global de la gestion de projet. Le premier élément est essentiellement une approche de la réalisation du travail. Le deuxième élément fait référence aux divers outils et technologies qui contribuent à cette approche. Dans cet article, nous allons explorer les deux aspects qui se combinent pour créer une définition solide et fondamentale du système de gestion de projet .
Le système de gestion de projet comme approche
En termes d'approche pour accomplir le travail, un système de gestion de projet fait référence à l'intégration de sept sous-systèmes intégrés qui établissent et soutiennent la gestion de projet dans toute l'organisation. Ces sous-systèmes comprennent : ; la structure de l'équipe de projet ; ; la planification du projet ;; le contrôle du projet ; les rapports sur le projet ; les méthodologies et techniques ; l'engagement des travailleurs ; et les outils et technologies. Chacun de ces sous-systèmes respectifs est brièvement décrit ci-dessous.
Structure de l'équipe de projet Sous-système
Le sous-système "Structure de l'équipe de projet" régit la manière dont les équipes de projet sont organisées en hiérarchies. En général, il existe quatre types de structures :
- Fonctionnel, dans lequel les projets sont lancés et exécutés par des responsables de division qui continuent à assumer leurs rôles fonctionnels respectifs.
- Orienté projet, dans lequel les chefs de projet se concentrent exclusivement sur les projets (généralement un grand projet ou plusieurs petits projets).
- Matrice, qui est un équilibre entre fonctionnel et orienté projet. La plupart des organisations utilisent cette structure.
- Composite, qui supporte à la fois une structure fonctionnelle distincte et une structure orientée projet distincte, et les deux structures rendent compte à un exécutif central. Cette structure n'est pas courante, mais on la trouve dans certaines organisations qui ont une empreinte à la fois nationale et régionale (par exemple, les agences gouvernementales).
Sous-système de planification de projet
Le sous-système de planification des projets régit tous les aspects de la planification des projets dans l'ensemble du portefeuille. Cela comprend la sélection des projets, l'identification des objectifs commerciaux, l'affectation des ressources et l'élaboration de stratégies sur la manière dont les objectifs commerciaux seront atteints.
Sous-système de contrôle du projet
Le sous-système de contrôle du projet régit l'ensemble des processus, protocoles et procédures qui sont nécessaires pour contrôler les projets à chaque étape du cycle de vie. Il se concentre également sur l'établissement des normes de performance par lesquelles les calendriers, les budgets et la productivité seront surveillés et mesurés.
Sous-système de rapports sur les projets
Le sous-système de reporting du projet régit l'ensemble des canaux informels (par ex. conversations et chats) et les canaux formels (par ex. réunions et conférences) qui ont trait à la manière dont les équipes de projet recueillent des renseignements sur une base continue, et les utilisent pour exécuter et contrôler les projets.
Sous-système Méthodologies et techniques de projet
Le sous-système des méthodologies et techniques de projet régit l'éventail des approches utilisées pour gérer les projets. En voici quelques exemples : La méthode du chemin critique (CPM), la gestion de projet en chaîne critique (CCPM), la technique d'évaluation et de révision de programme (PERT), la chute d'eau, Agile, Scrum, la gestion de projet intégrée (IPM), les projets intégrant des méthodes durables (PRiSM), les projets en environnement contrôlé (PRINCE2), et plusieurs autres.
Sous-système d'engagement des travailleurs
Le sous-système de l'engagement des travailleurs régit les diverses tactiques, stratégies, programmes et méthodes visant à favoriser l'engagement et le moral des travailleurs. Des recherches ont montré que les entreprises ayant un niveau élevé d'engagement des travailleurs font état d'une productivité 22% supérieure par rapport aux entreprises ayant un faible niveau d'engagement des travailleurs.
Sous-système "Outils et technologies de projet
Le sous-système des outils et technologies de projet régit les solutions utilisées pour initier, planifier, exécuter, surveiller et clôturer les projets, et pilote essentiellement tous les autres sous-systèmes évoqués ci-dessus. La plupart des organisations (et pratiquement toutes les grandes entreprises) établissent et gèrent ce sous-système au moyen d'un logiciel de gestion de projet en ligne, ce qui nous amène à l'autre pièce du puzzle.
Système de gestion de projet en tant que solution logicielle
Dans le contexte d'une solution logicielle, un système de gestion de projet établit une source unique de vérité centralisée qui intègre les informations relatives au projet dans toute l'entreprise. En fin de compte, le meilleur système de gestion de projet est basé dans le cloud, maximise la productivité, augmente la visibilité, et favorise l'adaptabilité.
Maximiser la productivité
Maximiser la productivité signifie réduire les coûts de manière significative et durable, tout en permettant aux équipes de faire en sorte que chaque seconde de travail compte :
- Automatisation des tâches fastidieuses et répétitives, prise en charge de multiples préférences et styles de travail.
- Connecter les anciennes équipes pour aligner les communications et stimuler la collaboration.
- Garder les clients, partenaires, fournisseurs, vendeurs et autres parties prenantes externes "dans la boucle".
- Évaluer la réussite du projet en suivant les métriques pertinentes et les indicateurs de performance clés.
Augmenter la visibilité
Accroître la visibilité signifie établir une transparence sans effort pour permettre une prise de décision rapide et précise par :
- Centraliser l'accès aux données en temps réel pour toutes les ressources et tous les flux de travail, et pour tous les types de travaux et de méthodologies.
- En donnant aux équipes l'accès à toutes les informations actualisées dont elles ont besoin en temps réel.
- Soutenir la santé des entreprises.
- Soutenir la planification d'urgence.
- Permettre aux décideurs (par exemple, le PMO) d'avoir une vue d'ensemble, afin qu'ils puissent allouer et optimiser les ressources.
Adaptabilité de la conduite
Conduire l'adaptabilité signifie avoir la capacité de pivoter en raison de l'évolution des circonstances ou des opportunités, afin de :
- Maximisez les opportunités de revenus.
- Identifier les tendances émergentes du marché.
- Alignez et réalignez le travail en fonction de l'évolution des objectifs et des priorités de l'entreprise.
- Mettre en œuvre efficacement de nouveaux processus et flux de travail.
- Fournir continuellement de la valeur pour répondre aux nouveaux besoins du marché.
Autres caractéristiques clés du système de gestion de projets en ligne
En outre, un système de gestion de projet en nuage efficace devrait avoir diverses caractéristiques qui le soutiennent :
- Préparation prête à l'emploi
- Embarquement rapide et facile
- Personnalisation flexible à tous les niveaux
- Sécurité robuste des informations (tant pour le transfert des données que pour les données au repos)
- Facilité d'utilisation
Il devrait également offrir une assistance complète aux fournisseurs, y compris une formation des utilisateurs, des ressources d'apprentissage à la demande et des services professionnels supplémentaires afin d'accélérer le délai de rentabilisation et de maximiser le retour sur investissement.
Le mot de la fin
Il est important de répéter que si nous avons examiné deux aspects d'un système de gestion de projet - une suite de sous-systèmes et un logiciel de gestion de projet en ligne - ils ne sont pas des entités distinctes. Ils sont intégrés et s'influencent mutuellement.
Pour cette raison, il est extrêmement important pour les organisations de choisir une solution logicielle de gestion de projet de niveau entreprise qui réponde à tous leurs besoins actuels, et qui ait également la capacité de s'adapter à leur activité dans le futur. Cela garantira que l'ensemble du système de gestion de projet (composé des deux pièces du puzzle) aidera les projets à atteindre la ligne d'arrivée à temps, dans le respect du budget, et après avoir atteint tous les objectifs commerciaux requis. Et vraiment, c'est ce qu'est une bonne gestion de projet !
