L'introduction d'un nouvel outil de collaboration en ligne peut améliorer considérablement l'efficacité et l'efficience de votre équipe informatique . Cependant, comme tout nouvel outil, une plateforme de collaboration
m doit être mise en œuvre correctement afin de tenir ses promesses.
Une mise en œuvre réussie de commence par le choix de la bonne solution. Assurez-vous que l'outil de gestion du travail collaboratif que vous envisagez de mettre en place répondra réellement aux besoins de votre équipe informatique. Comme l'a récemment souligné Matt Kapko de CIO.com , de nombreux outils de collaboration informatique offrent des fonctionnalités limitées et se concentrent sur un seul canal, comme le chat ou le partage de documents. Des solutions plus robustes comme Planview AdaptiveWork permettent aux équipes d'intégrer la messagerie instantanée, les e-mails, les notes de réunion et d'autres formes de communication pour créer des conversations complètes sur qui placent le contexte approprié autour d'un projet ou d'un programme donné.
Une fois que vous avez trouvé le bon outil de collaboration, les conseils ci-dessous vous aideront à le déployer auprès de votre équipe aussi efficacement que possible.
Communiquer à l'avance
La communication est l'aspect le plus important de votre mise en œuvre. Avant de déployer votre nouvel outil, informez les membres de votre équipe qu'un changement est à venir et aidez-les à se préparer à commencer à utiliser le logiciel. Les didacticiels en ligne, les vidéoconférences et les notifications par e-mail peuvent familiariser votre équipe avec la solution à l'avance et lui indiquer où elle peut se rendre pour obtenir plus d'informations.
Gardez cependant à l'esprit que plus n'est pas toujours mieux - un flux constant d'e-mails et de réunions frustrera vos employés et pourrait même créer une hostilité envers le nouvel outil.
Engagez votre leadership
La dernière chose que vous voulez faire est de mettre en œuvre une solution de collaboration et de voir votre équipe l'éviter ou l'ignorer. Les membres de votre équipe sont déjà très occupés, et ils peuvent avoir une certaine résistance initiale à l'adoption d'un nouvel outil, quelle que soit sa facilité d'utilisation.
L'une des meilleures façons de surmonter ce genre de résistance est d'impliquer les hauts responsables dans la mise en œuvre. Lorsque les employés voient leurs directeurs ou vice-présidents utiliser un nouvel outil, ils comprennent l'importance de l'outil pour l'organisation et se sentent motivés pour commencer à l'utiliser eux-mêmes.
Commencez par un programme pilote
Si vous êtes à l'adresse et que vous mettez en œuvre un outil de collaboration pour un grand service, il est souvent judicieux de commencer par présenter le logiciel à un groupe plus restreint. Les mises en œuvre pilotes permettent aux équipes de mise en œuvre de résoudre les questions ou les défis potentiels liés à la configuration ou aux flux de travail avant que l'outil ne soit déployé dans l'ensemble du département.
Si votre équipe informatique est relativement petite, cette étape peut être peu pratique - il ne servira pas à grand-chose de déployer un outil à une partie seulement de l'équipe si toute l'équipe travaille ensemble sur chaque projet. Un programme pilote peut également être inutile si vous remplacez un ancien outil de collaboration et que l'équipe est déjà familiarisée avec le concept général.
Demandez des commentaires
Une fois que toute votre équipe utilise sa nouvelle solution de collaboration, prenez régulièrement des nouvelles des employés pour savoir comment ils utilisent l'outil et s'ils ont des questions ou des préoccupations. Si vous utilisez une solution hautement configurable comme Planview AdaptiveWork, vous aurez la possibilité de modifier votre logiciel afin de répondre au mieux aux besoins de vos employés, même une fois l'implémentation terminée.
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