Le logiciel de gestion de portefeuille de projets (PPM) apportera plusieurs avantages à toute organisation, quels que soient sa taille, son secteur d'activité ou sa maturité. Le logiciel PPM augmentera votre visibilité sur le travail que vos ressources exécutent, vous permettra de prioriser les nouveaux travaux demandés, rendra votre organisation plus efficace et, en fin de compte, augmentera le retour sur investissement de vos projets, ressources et applications - ce qui se traduira par une plus grande valeur commerciale. Lors du choix d'une solution et d'un fournisseur, il y a plusieurs critères à évaluer, voici mes trois principaux :
#1 - Approche top-down du portefeuille
J'entends sans cesse que les DSI et les PMO ont du mal à démontrer la valeur commerciale - l'une des raisons est qu'ils sont hyper concentrés sur l'exécution. L'exécution est importante, en fait, elle est vraiment, vraiment importante (nous y reviendrons plus tard). Cependant, je dirais qu'il est encore plus important de planifier stratégiquement vos projets et vos ressources avant de commencer l'exécution.
Une approche descendante du portefeuille commence par les objectifs ou les initiatives de l'organisation, puis descend vers l'exécution des projets et des tâches - en s'assurant d'abord que vous lancez le bon travail au bon moment, puis en vous préoccupant de le faire dans les délais et le budget. Il s'agit d'une approche stratégique qui débloque davantage de valeur commerciale en vous aidant à répondre à des questions importantes :
- Travaillons-nous et investissons-nous dans les bons projets ?
- Sur quoi nos collaborateurs ou nos ressources travaillent-ils ?
- Sommes-nous alignés sur les objectifs de l'entreprise ou de l'organisation ?
- Quelle est notre contribution à l'organisation ?
Une fois que ces questions ont reçu une réponse satisfaisante, les organisations peuvent alors se concentrer sur l'exécution et l'efficacité dans la phase de réalisation du projet. Une véritable solution PPM descendante disposera d'un ensemble unique de fonctionnalités telles que des hiérarchies de portefeuilles flexibles pour les projets et les applications, la demande et la planification des ressources à l'échelle de l'organisation, des tableaux de bord publics pour les parties prenantes et la prise en charge des projets en cascade et agiles.
#2 - Focus sur la gestion des ressources
Les ressources sont l'atout le plus précieux d'une organisation et il est essentiel qu'elles se concentrent sur le bon travail au bon moment afin de tirer la plus grande valeur de leurs projets. La capacité des ressources est généralement l'un des plus grands défis de toute organisation. Le plus souvent, nous ne disposons pas de ressources suffisantes pour accomplir le travail qui nous est demandé. Pour une compétitivité durable, il est impératif d'examiner de près l'efficacité des ressources, l'optimisation, les économies de coûts ou l'alignement croissant sur l'entreprise. Prenons l'exemple suivant : une augmentation de l'efficacité de 1% pour 150 ressources entraîne des économies annuelles d'environ $200,000 ou 3,000 heures. Que pourrait faire votre organisation avec cela ?
Il est essentiel que votre solution PPM dispose de solides capacités de gestion des ressources - plus précisément, la planification prédictive, l'exécution adaptative et le suivi pour une mesure précise.
Planification prédictive : Capacité à exploiter l'analyse prédictive pour analyser, planifier, programmer et optimiser les ressources afin d'obtenir un bénéfice ou une valeur maximale pour l'organisation. Une solution de planification robuste identifiera les lacunes en matière de ressources et recommandera des feuilles de route pour les projets en fonction de la capacité des ressources.
Exécution adaptative : Une fois que vous avez un plan, il est voué à changer en raison de l'évolution du marché, des actions de la concurrence ou du fait que le client (les cadres) change tout simplement d'avis sur ce qui est important. Une solution PPM doit vous permettre d'être agile avec les ressources dans la phase d'exécution ; les outils qui aident à réaffecter les ressources, à faire des ajustements au plan à l'aide de scénarios de simulation et à simplifier la demande d'approbation des ressources doivent figurer en bonne place sur la liste des exigences.
Suivi / Mesure : Comment pouvez-vous garantir que votre portefeuille de projets a eu un retour sur investissement acceptable si vous ne pouvez pas mesurer précisément les chiffres réels ? En ayant la possibilité de suivre les sommes réellement dépensées pour les projets approuvés, les PMO peuvent démontrer leur contribution. Tout commence par vos ressources. Assurez-vous que votre solution PPM permet à l'organisation d'obtenir facilement des données précises. Demandez à votre fournisseur s'il prend en charge les licences d'utilisateur de temps occasionnel ou s'il dispose d'une solution mobile permettant aux utilisateurs de suivre et d'enregistrer le temps. Ces éléments peuvent sembler minimes, mais peuvent faire une grande différence lors de la collecte de données précises.
#3 - Mise en œuvre interne & Équipe d'intégration
Si vous cherchez à mettre en œuvre un logiciel PPM, vous avez reconnu que votre organisation a besoin d'un certain changement ou d'une amélioration. En fait, la mise en œuvre d'un logiciel PPM est en réalité un processus de gestion du changement car, si elle est effectuée correctement, vous apporterez des améliorations progressives qui se traduiront par des avantages majeurs pour votre organisation. Selon la culture de votre organisation, ce processus peut ou non être facile. Quoi qu'il en soit, une chose est sûre : . Votre fournisseur de logiciel PPM doit disposer d'une équipe interne de services de mise en œuvre et d'intégration pour vous aider à adopter le produit. Le logiciel n'est qu'une partie de la solution, l'autre partie étant le personnel du fournisseur. Les personnes, et plus particulièrement l'organisation des services, assureront un déploiement sans heurts et réussi de votre initiative PPM. Quelques questions que vous devriez poser sur l'équipe de services de votre fournisseur :
- Quelle est leur philosophie et leur approche ?
- Peuvent-ils répondre à vos besoins spécifiques en matière d'après-vente ?
- Ont-ils une approche éprouvée et prescriptive ?
- S'agit-il d'une ressource interne ou d'une 3rd partie ?
Bien qu'il n'y ait pas de réponses parfaites, il convient de rechercher une équipe expérimentée, une approche qui commence par l'apprentissage des défis de votre entreprise, un processus de mise en œuvre qui suit une approche plan-configure-déploiement, et des fournisseurs qui proposent des services dans le cadre d'une approche à prix fixe - afin que vous ne soyez pas lésé en cours de route.
Alors, pourquoi seulement trois critères clés ? Je ne me suis pas trop concentré sur l'exécution - sans doute le critère le plus important de la gestion de portefeuille de projets. Les capacités d'exécution d'une solution PPM sont un enjeu majeur. Toutes les solutions PPM doivent prendre en charge la gestion des projets, des tâches et des jalons à partir d'une interface consolidée, et permettre la création de rapports de base sur la santé, les risques et l'état des projets.
Le véritable pouvoir du PPM se multiplie lorsque vous réunissez les éléments de planification descendante, de gestion des ressources et de mise en œuvre avec l'exécution . Alors que vous affinez votre recherche de la solution PPM et du fournisseur idéal, pensez au-delà de la simple exécution des projets et mettez-vous au défi de penser de manière holistique si votre objectif est d'augmenter la valeur commerciale de votre organisation.
Pour en savoir plus sur les logiciels de gestion de portefeuille de projets (PPM), regardez une courte vidéo de démonstration ici.
