À l'ère des affaires numériques, diriger des équipes dans le cadre de projets peut s'avérer difficile sans une planification adéquate. Vous pouvez souvent avoir l'impression d'essayer de guider les gens à travers différents types de travail, des conditions en constante évolution, et une visibilité et des ressources limitées - parce que c'est vraiment comme ça. Si des lacunes en matière de planification existent, elles ne feront que s'amplifier à mesure que la complexité et le besoin de rapidité augmentent, ce qui ne manquera pas de se produire dans le monde du travail d'aujourd'hui. Aujourd'hui, les processus de planification doivent être intégrés et continus afin que vous ayez la capacité de vous adapter et de réagir aux nouvelles informations ainsi que de tirer parti des opportunités émergentes. Cependant, atteindre le point de planification continue peut être assez difficile, un défi que le bon modèle de plan de projet peut atténuer.
Avant de nous plonger dans les modèles de plan de projet, examinons d'abord de plus près ce qu'est réellement la planification. Par définition :
"Le but de la planification est de s'assurer que l'organisation exécute sa stratégie en prenant les bonnes décisions d'investissement et en les alignant continuellement sur ses objectifs stratégiques, ses contraintes financières et sa capacité de ressources."
En termes plus simples, les plans doivent être dynamiques, car ils doivent permettre aux organisations de se réorienter en fonction des données les plus récentes, tout en maintenant à tout moment les ressources alignées et mises en correspondance avec l'obtention de résultats. Cette flexibilité est essentielle à l'efficacité des processus de planification, car elle alimente la capacité à relier la stratégie à la réalisation.
Maintenant que vous en savez plus sur les avantages de la planification continue et dynamique (pour plus d'informations sur les types de planification, téléchargez l'eBook, "Planning Deconstructed"), plongeons dans la façon dont vous pouvez commencer en analysant différents modèles de plan de projet.
Trouvez le modèle de plan de projet parfait pour vous.
Si vous suivez notre blog, vous vous souvenez peut-être de nos précédents articles sur chaque modèle de plan de projet individuel présenté ci-dessous. Sinon, n'hésitez pas à cliquer sur les liens pour obtenir plus de détails sur le modèle de plan de projet de votre choix.
Nous avons donné le coup d'envoi de cette série de cas d'utilisation des modèles avec le post "Introduction à la bibliothèque de modèles d'espace de travail." Ce billet donne un aperçu de chacun des cas d'utilisation ci-dessous, que nous allons maintenant aborder plus en détail.
- Relations publiques. Avec un seul espace de travail collaboratif pour effectuer votre travail, vous obtenez ces avantages :
- Communiquez directement avec les propriétaires de tâches sur des activités spécifiques et fournissez à l'ensemble de l'équipe une ligne de vue sur la responsabilité des tâches individuelles.
- Les rapports d'état sont faciles à consulter, car les membres de l'équipe peuvent facilement voir ce qui a été fait et où se trouvent les goulots d'étranglement.
- Normalisation des processus. Le fait d'avoir une fonction de liste de contrôle permet de créer des tâches standardisées pour un devoir sans avoir un nombre écrasant de cartes.
- Ressources humaines. Les personnes travaillant dans les ressources humaines ne sont peut-être pas souvent considérées comme des gestionnaires de projet, mais elles le sont. Ce sont des "chefs de projet accidentels" qui sont toujours à la recherche de nouvelles façons d'améliorer l'efficacité du travail. L'utilisation du tableau Kanban pour la planification permet aux équipes de créer un flux de travail et d'identifier toutes les étapes qui doivent être réalisées, par exemple, avant le premier jour d'une nouvelle recrue, jusqu'à la fin de sa première semaine de travail.
- Gestion du blog. Avoir une vue sur la charge de travail de chaque personne, ainsi que sur la progression de chaque blog est inestimable, mais la plus grande caractéristique d'un outil de collaboration unique devrait être la possibilité de garder toute la communication sur un élément de contenu spécifique en un seul endroit. Les cartes et les tableaux Kanban éliminent entièrement le besoin d'envoyer des courriels et des feuilles de calcul, deux choses qui ne manquent pas du tout.
- Communication interdépartementale [Interview]. La possibilité de répartir les tâches en cartes sur un tableau Kanban est l'élément qui contribue le plus à améliorer la communication entre les services. Cela permet à chacun dans l'espace de travail de voir qui est propriétaire de quoi - et cela crée une responsabilité.
- Demand Generation Marketing . Il est souvent difficile d'avoir une vision claire des tâches et des campagnes à venir, mais avec un outil de collaboration consolidé, il est facile de planifier les envois d'e-mails. Les vues de calendrier aident à planifier les réexpéditions et à créer une cohérence dans les e-mails, sans accabler un public.
- Gestion des événements . La nature de la gestion d'événements implique beaucoup de pièces mobiles et essayer de garder une trace de tout peut être compliqué et difficile. Cependant, la gestion collaborative du travail simplifie le processus en prenant toutes les parties mobiles et en les rassemblant en un seul endroit centralisé, organisé et collectif.
- Marketing numérique. Sans une gestion efficace du travail collaboratif, il y a un manque de visibilité qui rend la coordination et la communication difficiles. Avec le bon outil, la planification de chaque sprint est simple, et la possibilité de planifier des sous-tâches sous chaque tâche plus importante permet de garder tout organisé et facile à trouver.
- Renouvellement des clients. Organisez facilement les informations clés d'un client sur une "carte" d'un tableau Kanban de tâches virtuelles et joignez sans effort des documents, des liens, des mises à jour de statut et plus encore à chaque carte.
- Planification du projet RFP. Le processus de demande de proposition (RFP) nécessite souvent de recueillir les réponses de plusieurs experts en la matière afin de produire un livrable complet pour le prospect, et cette planification de projet peut devenir désordonnée, rapidement. Cependant, la bonne solution de collaboration rend le processus beaucoup plus fluide et permet de visualiser facilement les travaux en cours.
- Collaboration de l'équipe de vente. Les professionnels de la vente sont souvent confrontés à des défis en matière de collaboration d'équipe - ils veulent avoir les informations à portée de main, rapidement, et quand ils en ont besoin. Les outils CWM améliorent les processus grâce aux fonctions de collaboration et de conversation sociale, et bien plus encore.
- Expérience client. La gestion du travail collaboratif rend tout plus efficace en offrant la possibilité de suivre les projets, d'assigner des tâches et de télécharger des documents qui peuvent être modifiés, le tout en un seul endroit.
- Solutions Marketing. Avec le bon outil CWM, les membres de l'équipe ont accès aux documents les plus récents, car toutes les modifications et tous les commentaires sont enregistrés sur une seule carte d'un tableau Kanban.
- Ventes Gestion de projet. Chaque vente comporte de nombreuses parties mobiles et, par conséquent, des facteurs qui peuvent être mal communiqués ou confondus. La gestion du travail collaboratif simplifie le processus en améliorant la gestion des projets de vente, les réunions de l'équipe de direction des ventes de l'entreprise et les groupes d'utilisateurs clients régionaux.
Pour en savoir plus sur les modèles, inscrivez-vous au webcast à la demande, Démarrez votre planification avec la bibliothèque de modèles de ProjectPlace, puis n'oubliez pas de vous inscrire à un essai gratuit afin de découvrir le projet idéal pour vous et votre organisation.
