Une grande partie de la littérature que l'on peut lire sur la gestion de projet et l'efficacité sur le lieu de travail peut sortir des statistiques sur le temps passé sur les e-mails et les réunions comme étant "gaspillé" et un endroit facile pour améliorer la productivité. Ceci est sous-tendu par une relégation plutôt malencontreuse de l'importance de la communication pour la réussite d'un projet, une croyance selon laquelle la grande majorité de la communication entre une équipe de projet est inutile.
La communication est en fait essentielle pour développer les compétences, partager les informations sur les tâches et éviter les risques. Si le fait d'être inclus dans un fil de discussion qui n'a que peu de rapport avec votre rôle peut effectivement être ennuyeux, le problème réside dans la façon dont nous communiquons et non dans la communication elle-même. La solution consiste donc à savoir comment mieux communiquer plutôt que de le supprimer purement et simplement.
Comment la communication développe les compétences
Pour les membres de l'équipe à différents niveaux d'ancienneté, l'une des premières fois qu'ils seront initiés à un concept supérieur à leur niveau de rémunération sera lorsqu'il sera inclus dans un e-mail entre seniors. Il s'agit d'un processus constant jusqu'à ce que l'on atteigne le sommet et permet une introduction au compte-gouttes aux rôles supérieurs. Par exemple :
- Un stagiaire à qui l'on a demandé d'ajouter des images à un PowerPoint sera inclus lorsqu'il discutera de la présentation d'une nouvelle fonctionnalité à un client.
- La personne qui fait la présentation discutera des renseignements de base et de l'angle d'approche avec le gestionnaire de compte concerné.
- Le gestionnaire de compte sera présenté au client par le chef des ventes ou par son propre responsable.
- Il sera demandé au chef des ventes d'établir un bilan de l'efficacité de la présentation pour que le directeur financier le présente au conseil d'administration.
- Le directeur financier sera chargé d'expliquer un changement dans la dynamique du marché au PDG et aux actionnaires.
Ce mouvement constant vers le haut de la chaîne de commandement repose sur la communication. Si le stagiaire ne sait jamais quelle est la prochaine étape, il ne saura pas sur quelles compétences se concentrer ou ce qui est important pour obtenir une promotion.
La communication améliore la visibilité
Lorsque vous discutez de l'avancement d'un projet, que ce soit en personne, lors de réunions ou par e-mail, les connaissances partagées améliorent la connaissance générale de l'état d'avancement d'un projet. Bien que certaines choses puissent sembler anodines, il est bien préférable de les identifier au début d'une tendance avant que quelque chose de plus grave ne se produise. Par exemple, si aucun visiteur d'un site Web ne laisse de coordonnées le lundi, cela peut sembler une anomalie. Si la même chose se produit le mardi, c'est probablement quelque chose qui doit être examiné, comme un pépin avec l'API. Cependant, si cette information n'est reçue que le vendredi ou plus tard, alors un problème mineur s'est aggravé et une semaine de prospects ou plus peut avoir été perdue.
Comment mieux communiquer
Comme le problème central de la communication en tant que concept semble être son inefficacité, la solution évidente devrait être d'essayer d'améliorer cela. Il existe de nombreuses façons d'y parvenir, comme par exemple :
- Définir clairement les responsabilités et les apports (comme avec un diagramme RACI)
- Utilisation d'un modèle clair pour la communication
- Utiliser un chronométrage plus strict pour les réunions
- Adopter une politique de communication
- Gardez les informations pertinentes
- Tenir compte du temps de communication informelle et expliquer son importance
L'importance de la communication est très souvent sous-estimée et mal comprise. L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet en ligne peut améliorer considérablement la qualité de la communication de votre équipe de projet et rationaliser la façon dont elle partage les informations sur les tâches. Parlez-nous et organisez un essai gratuit pour voir comment Planview AdaptiveWork peut aider votre organisation à mieux communiquer.
