Nous pouvons tous convenir que les récentes innovations dans le domaine de la communication ont apporté des changements radicaux dans le paysage commercial actuel. En permettant la transmission instantanée de textes et de chiffres et en établissant un flux constant d'informations entre collègues distants ou co-localisés, la rationalisation de la communication entre les parties prenantes d'un projet est devenue plus facile que jamais.
La communication est vitale pour les équipes
De nos jours, la plupart des projets comportent un élément virtuel et donnent souvent lieu à une collaboration avec des membres de l'équipe professionnelle à travers le monde. Dans un tel contexte, la communication au sein d'une équipe de projet devient encore plus complexe et difficile. Bien que tout chef de projet cite la communication comme l'un des facteurs les plus importants pour la réussite d'un projet, il est également un fait que la communication en soi ne signifie rien si elle n'est pas efficace et efficiente, ce qui peut également avoir un effet sérieux sur le résultat d'un projet. Selon le Project Management Institute, 90% du temps dans un projet est consacré à la communication, et 30% de tous les échecs de projets sont dus à une communication inadéquate.
Bien que l'on puisse se rendre compte de la nécessité et de l'importance d'une communication constante, il faut également être pratique et efficace. Avec autant de méthodes de communication et de rapports différents, garder les choses rationalisées peut devenir particulièrement exigeant et difficile. Heureusement, il existe de nombreux outils en ligne qui se sont avérés efficaces pour rationaliser la communication. Ces outils ont été conçus spécifiquement pour répondre aux besoins des entreprises et contribuer à promouvoir une meilleure communication et à favoriser la transparence des projets, tout en évitant la surcharge de communication.
Trouvez les bons outils
Lorsque vous cherchez à rationaliser les communications et à établir la transparence d'un projet, la première chose à faire est d'investir un temps crucial dans la recherche et l'essai des outils appropriés qui répondent aux besoins particuliers de votre organisation, ainsi que dans la formation ultérieure de l'équipe de votre projet à leur mise en œuvre.
- Adoptez un flux de communication qui offre à toutes les parties prenantes la possibilité de communiquer et de chatter en temps réel, en partageant des idées, des informations et l'état d'avancement du travail via des outils tels que Slack.
- Choisissez un outil sûr et solide pour protéger et partager les fichiers du projet avec votre équipe, qui offre la possibilité de gérer l'accès au contenu partagé, en utilisant des outils tels que Dropbox ou Box.
- Introduisez un moyen commun de communication à distance pour mener des réunions et des conférences téléphoniques à partir d'une ligne sécurisée, tel que GoToMeeting.
- Commencez à utiliser un outil de gestion de projet qui vous aidera à gérer le flux de travail, à attribuer des tâches, à définir des dates d'échéance, à fixer des jalons et à suivre le développement du projet.
Bien que ces divers outils aient été conçus pour rationaliser efficacement la communication interne et répondre aux exigences de chaque entreprise, l'expérience montre qu'il est parfois difficile de combiner toutes ces différentes plateformes et de garder la trace de toutes les informations partagées par ces canaux. Les employés déclarent qu'il est nécessaire d'aller au-delà de la création de lignes de communication supplémentaires et utiliser une méthode qui peut faciliter la coordination et le suivi des activités et des progrès du projet.
Planview AdaptiveWork peut vous aider
Il ne fait aucun doute que l'introduction de nouvelles technologies pour rationaliser la communication entre une équipe de projet et les parties prenantes peut être d'une importance cruciale. Mais il y a une différence entre l'adoption de plusieurs outils de communication pour faciliter la gestion des rapports et des flux de travail et la mise en place d'un système de communication efficace et efficient qui rassemble tous ces processus critiques en un seul endroit. Plusieurs des outils de collaboration en ligne, tels que Planview AdaptiveWorkL'association de ces opérations en une seule plate-forme logicielle de gestion de projet basée sur le cloud computing offre un contrôle maximal au chef de projet, tout en favorisant une communication rapide et efficace entre les parties prenantes du projet, en encourageant la collaboration au sein de l'équipe et en établissant la transparence du projet.
