Nous l'avons tous fait, notre boîte de réception déborde de projets et de tâches qui doivent être traités et achevés. Peut-être avez-vous attribué des drapeaux à certains courriels pour vous faire remarquer que certains sont plus urgents que d'autres. Vous avez peut-être même un système complet de codes de couleurs. Quoi qu'il en soit, cette façon de suivre les tâches n'est ni efficace ni responsable. Une grande vague d'e-mails pourrait complètement effacer votre souvenir d'une de ces tâches qui traîne au bas de la pile. Avec un afflux constant d'e-mails et de nouvelles tâches où la prochaine est plus urgente que la précédente, l'e-mail n'est tout simplement pas un moyen productif de suivre vos tâches à faire.
Heureusement, il existe logiciel de gestion de projet options qui peuvent capturer toutes ces tâches essentielles en un seul endroit basé sur le cloud. Elles peuvent être classées par ordre de priorité, être reliées à d'autres tâches connexes, et vous ne serez pas interrompu par un nouvel e-mail (ou une nouvelle tâche) surgissant toutes les quelques minutes pour détourner votre attention de la tâche sur laquelle vous travaillez déjà. Il est important de séparer les e-mails de la gestion des tâches pour éviter de passer du temps à chercher dans les e-mails et gagner plus de temps pour travailler réellement sur les projets.
Outre le fait que le courrier électronique est un moyen inefficace de suivre les tâches, de nombreuses personnes se rabattent sur les feuilles de calcul pour tout garder en ordre. La technologie a parcouru un long chemin depuis la tenue de listes dans un fichier Excel et leur envoi par e-mail au bureau. La distribution d'un document modifiable comme celui-ci pose plusieurs problèmes :
- Il est possible que vous visualisiez une ancienne version ou une version périmée.
- Quelqu'un pourrait effectuer une modification et oublier de l'envoyer.
- Des éléments d'information cruciaux pourraient être manqués par quelqu'un qui sauvegarde ou n'ajoute pas de données.
- Vous vous retrouvez toujours avec une boîte aux lettres électronique pleine de tâches
- Les erreurs de calcul peuvent menacer le coût, le calendrier et l'intégrité du projet.
Gestion de projet basée sur le cloud qui propose des outils de gestion des tâches peut apprécier la valeur de la gestion des e-mails et des tâches tout en séparant les deux. Le logiciel de gestion des tâches ne se contente pas de conserver toutes les tâches que vous devez accomplir en un seul endroit, il vous permet de marquer les tâches comme étant terminées, en cours ou incomplètes, et il est visible dans toute l'équipe. Les entreprises doivent mettre en œuvre un flux de travail systématique de gestion des tâches afin de gérer efficacement le temps, les ressources et les coûts.
Selon le rapport approfondi Pulse of the Profession 2012 du PMI : Organizational Agility, 84% des organisations les plus efficaces ont procédé à une simplification des tâches du projet. Ils ont constaté que les organisations qui étaient efficaces en matière de pratiques de gestion des risques, telles que la rationalisation des tâches, étaient globalement plus agiles. De plus, les organisations à haute agilité utilisent la simplification des tâches du projet 22% du temps. Ils ont constaté que les organisations utilisant des pratiques standardisées comme la simplification des tâches sont globalement plus agiles.
Éliminez l'habitude des listes de tâches par courriel grâce à la gestion de projet basée sur le nuage.
L'adoption par votre entreprise d'un logiciel de gestion de projet permet non seulement d'organiser les tâches, mais aussi de rationaliser les activités quotidiennes et d'améliorer l'efficacité de l'ensemble de l'entreprise. Une plateforme transparente permet à toutes les personnes travaillant sur le projet d'effectuer des mises à jour des tâches dans des domaines tels que l'avancement, les notes et la collaboration sociale. Les chefs de projet peuvent également classer les tâches de l'équipe par ordre de priorité afin de s'assurer que tout le monde travaille vers le même objectif. Un système qui centralise toutes les tâches liées à un projet dans les espaces de travail des utilisateurs évite que les tâches importantes ne disparaissent de leur radar, ce qui est souvent le cas avec la gestion des tâches par e-mail. Les chefs de projet peuvent alors surveiller la progression de toutes les tâches et réaffecter le cas échéant ou discuter de tout problème avant que l'ensemble du projet ne subisse un impact négatif.
Le courrier électronique doit offrir un soutien à votre charge de travail quotidienne, et non l'entraver. Alors que les logiciels de gestion de projet peuvent potentiellement éliminer le besoin d'email, le supprimer complètement peut sembler extrême pour les employés qui ont appris à en dépendre. Mais ce n'est pas l'endroit pour la gestion des tâches. Obtenir l'adhésion des employés à logiciel de gestion de projet d'entreprise permettra d'assurer la transparence dans l'ensemble de l'entreprise. C'est particulièrement idéal pour les entreprises qui opèrent à partir de plusieurs bureaux, ou qui souhaitent que les clients aient une certaine visibilité sur les projets. Grâce à une multitude d'outils intuitifs, faciles à utiliser et puissants tels que des tableaux de bord, des flux de tâches, des processus d'approbation, des modèles personnalisés et plus encore, les entreprises peuvent :
- Mettez à jour chaque tâche en indiquant où elle se trouve dans l'étape du cycle de vie au fur et à mesure qu'elle est travaillée.
- Permettre la définition des tâches et la planification étape par étape
- Affecter des ressources aux tâches et en assurer le suivi
- Créer une structure de rapport de tâches
- Créez une structure de visualisation des tâches à chaque étape
En fin de compte, les entreprises peuvent mettre en œuvre un flux de travail de gestion des tâches systématique et flexible pour assurer un suivi précis des projets, au lieu de se fier à des courriels perdus et à des feuilles de calcul imprécises.
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