Si la perte de temps délibérée au travail est en fait très rare dans la plupart des milieux professionnels, malgré ce que la direction peut penser, il existe de nombreuses façons petites et subtiles pour vous et votre équipe de perdre du temps inutilement, qui peuvent s'additionner pour devenir de véritables tueurs de projets. Les plus gros gaspilleurs de temps peuvent être difficiles à repérer car ils passent souvent inaperçus et ne se distinguent pas des pratiques de bureau habituelles.
Si vous craignez que votre projet ne souffre d'une perte de temps au travail, voici quelques-uns des plus gros gaspilleurs de temps à surveiller :
Bruits envahissants
Ce n'est peut-être pas intentionnel, mais le fait est que les bruits envahissants distraient les esprits des tâches sur lesquelles ils sont censés se concentrer. Il peut s'agir de collègues bruyants qui discutent ou de conversations téléphoniques mises sur haut-parleur dans un bureau ouvert. Alors que d'autres problèmes tels que les travaux de construction à l'extérieur ou le bruit de la rue ne peuvent être résolus que par des fenêtres insonorisées, à l'intérieur du bureau, sensibiliser les membres de l'équipe à l'impact de leurs actions sur ceux qui les entourent et, en fin de compte, sur la durée de votre projet, peut être un moyen efficace de réduire les distractions auditives inutiles.
Distractions en ligne
L'omniprésence des médias sociaux est l'un des points de conversation déterminants de notre époque et son effet sur la vie professionnelle en tant que distraction addictive est un problème majeur sur la plupart des lieux de travail. Les médias sociaux ne sont cependant pas les seuls coupables. Les achats en ligne, les alertes d'actualités, les ligues de fantasy et les rencontres en ligne font tous partie de l'attitude "Oh, je vais juste jeter un coup d'œil une minute" qui peut briser la concentration de quelqu'un pendant plus de 20 minutes. Tous les membres de votre bureau sont des adultes et vous ne devriez pas être strict et les traiter comme des écoliers, mais les informer des faits et du temps que cela coûte à votre projet peut faire partie d'un appel significatif à leur nature professionnelle.
Mauvaises pratiques en matière de courrier électronique
Les courriels sont l'une des principales causes de perte de temps au travail. Ils peuvent prendre jusqu'à 2,5 heures sur la journée de travail de chacun sont un point de départ évident lorsqu'on cherche à améliorer l'efficacité du temps de votre équipe. Parmi les moyens d'améliorer les pratiques de travail relatives aux courriels, citons l'établissement de blocs de temps pour répondre aux courriels et la réduction des courriels internes en demandant à votre équipe de faire la distinction entre les courriels qui doivent être envoyés et ceux qui pourraient être mieux gardés pour des discussions en face à face.
Ne pas utiliser le meilleur logiciel
L'avancée de la technologie et introduction des bots et de l'IA dans le monde de la gestion de projet a ouvert d'immenses possibilités d'automatisation de tâches autrefois gourmandes en temps, telles que la création et l'émission de rapports et la mise à jour des calendriers et des échéanciers de projets. Cela signifie que l'une des plus grandes pertes de temps dans votre projet pourrait en fait être de ne pas profiter de la meilleure technologie disponible qui pourrait vous faire gagner du temps.
Si cela semble affecter de manière excessive votre utilisation du temps, il est peut-être temps de commencer à y remédier. Le logiciel de gestion de projet en ligne de Clarizen, leader de sa catégorie vous permet d'observer et de surveiller l'utilisation et l'efficacité des ressources. La vaste gamme de ventilations de données disponibles signifie que vous saurez toujours comment votre équipe devrait utiliser son temps et où elle devrait faire mieux.
