Les tableaux de bord de portefeuille sont un moyen fantastique de suivre les mesures et les progrès dans toute l'organisation. Ils donnent un aperçu de l'état d'avancement du projet, des finances et des feuilles de route, pour n'en citer que quelques-uns. En fin de compte, le but des tableaux de bord est de donner une vue d'ensemble de la manière dont le travail effectué au jour le jour s'aligne sur les buts et objectifs stratégiques de l'entreprise. Sans ces connaissances, il est impossible de s'assurer que l'entreprise avance dans la direction qu'elle doit prendre. Les tableaux de bord doivent raconter l'histoire des projets et des portefeuilles, communiquer un message cohérent à un large public et offrir une visibilité à ceux qui ne l'auraient pas autrement.
Erreur #1 : L'information n'est pas utile.
Si créer un tableau de bord n'est pas difficile, en créer un utile et significatif peut l'être. Les tableaux de bord sont destinés à soutenir et à guider les bonnes conversations. Lorsque vous présentez un tableau de bord à un public, la discussion collaborative qui découle des informations est l'avantage du tableau de bord. Par conséquent, chaque rapport du tableau de bord est essentiel pour fournir des données pour chaque décision d'affaires qui est discutée et prise. L'élément de veille stratégique est censé fournir à une personne qui n'a pas une connaissance quotidienne de l'information suffisamment de données pour avoir une conversation et arriver à une conclusion. Trop souvent, nous introduisons des mesures et des indicateurs clés de performance qui semblent utiles, mais qui ne font rien pour faire avancer la discussion. Les données doivent être utilisées pour alimenter le débat, et finalement prendre des décisions clés.
Erreur #2 : Votre tableau de bord est périmé.
La seule constante dans la vie est le changement, alors pourquoi continuer à utiliser le même tableau de bord année après année ? Comme le monde change autour de nous, les conversations doivent aussi changer. Ce qui était pertinent l'année dernière ne l'est peut-être pas cette année. Pour que le dialogue continue de guider les décisions commerciales, les tableaux de bord doivent également être modifiés. Si les objectifs d'une organisation ont changé, les tableaux de bord doivent être mis à jour pour montrer les données qui permettent de suivre ces objectifs. Comme chaque rapport doit répondre à une question, assurez-vous que ces questions sont toujours celles qui nécessitent une réponse. S'ils ne sont plus nécessaires, retirez-les.
D'autres domaines qui peuvent nécessiter un réglage fin sont l'audience et la fréquence des tableaux de bord. Des personnes sont-elles passées à d'autres postes ou départements de l'entreprise ? Si oui, ils n'ont plus besoin de faire partie de la conversation et doivent être supprimés. Si les discussions qui découlent des tableaux de bord ont tendance à être longues et impliquées, envisagez de passer à des tableaux de bord et des dialogues publiés plus fréquemment. Cela permettra de raccourcir la durée des réunions et de fournir plus rapidement des informations actualisées.
Erreur #3 : Vous avez trop ou pas assez de détails.
Commencer petit en termes de collecte de données est une excellente approche pour s'assurer que les équipes s'habituent à les collecter et à en rendre compte. Cependant, il s'agit également d'un domaine qui doit être reconsidéré régulièrement. Faut-il plus de détails pour avoir une bonne discussion ? Ce qui était autrefois un bon départ pourrait maintenant entraver la prise de décision. Si vous avez besoin de plus de détails, faites-le savoir à l'avance à l'équipe afin qu'elle puisse s'organiser pour que ces détails soient toujours disponibles et prêts.
Réfléchissez aux données dont vous avez besoin pour répondre aux questions, et n'allez pas plus loin. N'oubliez pas que l'objectif d'un tableau de bord est de faciliter la conversation et de partager des données avec d'autres personnes. Si le public a tendance à maintenir la conversation à un niveau élevé, les données doivent également être de haut niveau pour le soutenir. L'ajout de trop de détails ou d'éléments superflus risque d'égarer la conversation. À tout le moins, elle ne contribuera pas aux décisions à prendre et risque d'embrouiller le sujet en question.
Erreur #4 : Vous créez des tableaux de bord manuellement, à chaque fois.
Réveillez-vous ! C'est l'âge de l'application. Et devinez quoi ? Il y a une application pour ça ! De nombreuses solutions de gestion de portefeuille de projets (PPM) disposent d'applications mobiles en plus d'une interface utilisateur Web qui facilitent encore plus la création, la maintenance, la gestion et la distribution de vos tableaux de bord.
S'il est courant de commencer par créer manuellement des tableaux de bord, ce n'est ni évolutif ni pratique. À mesure que le PMO gagne en maturité, en taille et en attentes, les tableaux de bord doivent s'adapter en conséquence. La meilleure façon de vous faciliter la tâche est d'utiliser une solution PPM dotée de solides capacités de reporting. Il existe de nombreuses options disponibles, mais il y a quelques caractéristiques clés à rechercher. Une bonne interface utilisateur simplifiera cette tâche apparemment ardue. Recherchez des solutions qui disposent d'un assistant pour vous aider, ou au moins d'un assistant intuitif pour vous guider. Lorsque des conseils sont nécessaires, un moteur d'aide robuste intégré à la solution est essentiel dans le cas où contacter le fournisseur est trop coûteux ou non disponible. Assurez-vous qu'il n'y a pas de limites à ce qui peut faire l'objet d'un rapport.
Toutes les conversations sont centrées sur les données présentées par le tableau de bord. Qu'il s'agisse de préparer des tableaux de bord de projet en tant que chef de projet ou des tableaux de bord de portefeuille en tant que responsable du PMO, il est essentiel de réfléchir à ce qui est présenté. Commencer par les questions qui surgiront dans la conversation est la meilleure façon de commencer à organiser le tableau de bord. Gardez-le pertinent en l'ajustant souvent pour qu'il évolue avec l'équipe ou le comité et continue à dépeindre l'ensemble du tableau. En définitive, la clé d'un tableau de bord réussi est de le rendre facile d'accès et de montrer des données significatives. Une fois ces critères remplis, vous êtes sur la bonne voie pour une conversation qui ne pourra que déboucher sur des décisions éclairées et fondées sur des données.
