Voici ce qu'une réunion devrait être : une session productive où les membres de l'équipe se réunissent pour partager des idées et résoudre des problèmes, aboutissant à la prise de décisions et à l'attribution d'actions. Voici à quoi ressemblent de plus en plus de réunions : Seuls quelques membres de l'équipe arrivent à l'heure, quelques-uns demandent s'ils peuvent reporter la réunion, il n'y a pas d'ordre du jour, quelqu'un parle au dessus de tout le monde, aucune décision n'est prise, rien n'est accompli, et tout le monde se plaint de l'interruption de leur travail.
Si les réunions dans votre entreprise commencent à ressembler de plus en plus au deuxième scénario, il est peut-être temps de réévaluer la façon dont vous les menez.
Une nouvelle tendance dans la culture des réunions est le standup quotidien, et il s'avère être une alternative beaucoup plus productive aux réunions traditionnelles.
Qu'est-ce qu'un standup meeting quotidien ?
Les standups sont plus étroitement associés à le monde Agile, bien que toutes les réunions Agile ne soient pas des standups. Un standup quotidien est un type de réunion spécifique dans lequel les participants se lèvent littéralement pour partager des informations.
Pourquoi ? L'idée est que le fait de se tenir debout (plutôt que de s'asseoir confortablement) met l'orateur sur la sellette et le rend juste assez mal à l'aise pour que son message soit court et précis. En d'autres termes, c'est une façon d'encourager les membres de l'équipe à ne se concentrer que sur ce qui est le plus important, afin de garder les réunions courtes et efficaces. C'est également la raison pour laquelle de nombreux standups sont "timeboxés" à 15 minutes ou moins.
Pour de nombreuses équipes, cela peut être une aubaine en matière de gestion de projet. Si vous êtes intéressé par la mise en œuvre de cette stratégie, répondez aux questions suivantes pour savoir si elles conviennent à votre équipe.
Travaillez-vous en équipe ?
Si la réponse est "Oui", il y a de fortes chances qu'une réunion de synthèse quotidienne vous aide à vous aligner sur vos collaborateurs. Les membres de l'équipe travaillent ensemble pour atteindre les objectifs. Afin d'atteindre ces objectifs, tout le monde doit ramer dans la même direction. Une réunion quotidienne est un excellent moyen de déterminer les actions que chaque individu doit entreprendre pour arriver à la même destination à long terme.
Vos réunions deviennent-elles ennuyeuses/ improductives ?
Si tout le monde au bureau gémit chaque fois que vous programmez une réunion, le passage aux réunions standup agiles pourrait contribuer à revigorer vos sessions de groupe. Le simple fait de se lever contribue à créer de l'énergie dans la pièce et donne à la réunion un ton plus actif. Beaucoup d'équipes utiliseront une sorte d'outil d'expression orale passable, comme une balle, pour s'assurer que personne ne parle au-dessus des autres (une plainte fréquente en réunion). L'action de balancer d'avant en arrière contribue également à apporter de l'énergie dans la pièce.
Est-ce que des choses se "perdent dans les fissures" ?
Si, au cours du mois dernier, quelque chose s'est "perdu dans les fissures" ou si un membre de l'équipe a dû s'excuser d'avoir "laissé tomber la balle", vous pouvez ajouter une réunion de standup agile planifiée à votre calendrier d'équipe. Travailler en équipe exige une communication approfondie avec un suivi constant. Lorsque vous ne vous rencontrez pas régulièrement en face à face, il y a de fortes chances pour que ces choses passent à la trappe.
Demandez aux membres de votre équipe de se préparer à vos réunions debout en conservant sur leur bureau une liste des éléments qu'ils attendent des autres membres de l'équipe. Tout le monde appréciera d'avoir un moment fixe pour passer en revue tout cela, plutôt que d'être interrompu par des demandes toute la journée, tous les jours. Sans compter que le suivi devient beaucoup plus cohérent lorsque les gens communiquent leurs besoins en face à face.
Voulez-vous une équipe plus saine et plus heureuse ?
D'innombrables études ont montré les effets négatifs de la position assise sur votre corps; certains la comparent même aux méfaits du tabac ! Une réunion debout quotidienne réduit le temps que vos employés passent assis, ce qui est un grand avantage pour leur santé. Les employés en bonne santé sont plus productifs, alors pourquoi ne pas les inciter à donner le meilleur d'eux-mêmes ?
Si vous voulez avoir une équipe mieux alignée et plus productive, les réunions debout sont une option intelligente pour toute entreprise. Pour découvrir d'autres stratégies permettant d'accroître l'agilité de vos projets et de vos équipes, explorez dès aujourd'hui le blog Planview AdaptiveWork.
