Ce n'est un secret pour personne que la plupart des employés ne font pas que détester les réunions d'étape excessives : ils les redoutent. A Sondage Clarizen-Harris of more than 2 000 employees revealed that:
- 60 pour cent d'entre eux passent plus de temps à préparer les réunions d'étape qu'à assister aux réunions proprement dites.
- 46 pour cent préfèrent faire n'importe quelle autre activité désagréable plutôt que d'endurer une énième réunion d'état - avec 18 pour cent qui optent pour un voyage au DMV, et 17 pour cent qui choisissent de regarder la peinture sécher.
- 35 pour cent considèrent les réunions d'étape comme "une perte de temps".
Cependant, bien qu'ils soient programmés avec les meilleures intentions, ces fléaux sur le paysage du travail continuent de perdurer jour après jour, mois après mois... année après année. C'est comme si tout le monde connaissait le problème, mais que personne ne pouvait le résoudre. Qu'est-ce qui se passe ?
Déterrer les racines
Il s'agit ici d'un problème auquel les jardiniers peuvent facilement (et malheureusement) s'identifier. De même que pour se débarrasser de mauvaises herbes étouffantes, il faut creuser sous la surface et arracher les racines, les entreprises ne peuvent pas se contenter d'identifier que les réunions d'état excessives sont un problème dans leur environnement : elles doivent comprendre pourquoi elles ont lieu, afin de pouvoir les empêcher.
Dans cette optique, voici trois facteurs communs qui déclenchent une épidémie de réunions d'état, et créent des vagues de désengagement et d'improductivité :
- Les employés ne connaissent pas les objectifs de l'entreprise.
Les objectifs commerciaux ne sont pas les mêmes que les objectifs stratégiques. Ce dernier est ce qui lie et aligne le vaste portefeuille de travail aux décisions et à la direction de l'organisation. La première concerne toutefois directement les employés, car ils veulent, ont besoin et méritent franchement de savoir comment leur contribution (au niveau individuel et de l'équipe) est liée à l'objectif de leurs projets respectifs. Sans ces informations, les réunions d'état excessives sont inévitables - et pénibles.
- Les employés manquent de visibilité sur leurs performances et leurs progrès.
En plus de savoir pourquoi ils font quelque chose (comme nous l'avons vu plus haut), les employés ont également besoin de savoir comment ils se comportent et progressent dans leur parcours professionnel. Sinon, ils sont soit obligés de faire des suppositions éclairées - qui deviennent beaucoup moins éducatives au fur et à mesure que les projets se déroulent - soit obligés de se préparer à l'impact et d'attendre que quelque chose se passe mal avant d'être contraints à une correction de trajectoire brutale. Les réunions d'état excessives et le manque de visibilité vont de pair. Là où l'un existe, l'autre existe aussi.
- Les travailleurs à distance ne sont pas dans le coup.
Lorsque les travailleurs distribués sont laissés hors circuit - ce qui est encore plus probable lorsqu'ils travaillent dans des fuseaux horaires différents - ils deviennent alors des travailleurs déconnectés qui ne peuvent pas collaborer ou contribuer efficacement. Une fois de plus, c'est un terrain fertile pour que les réunions de statut excessives se développent (et se développent et se développent).
Solution
Les entreprises qui souffrent et luttent contre l'un, les deux ou probablement tous ces problèmes - et qui perdent du terrain face à une armée envahissante de réunions d'état - ne doivent pas désespérer. Comme le dit le vieil adage : "reconnaître le problème est la moitié de la bataille".
L'autre moitié, plus inspirante, celle qui mène à une victoire complète et durable, nécessite une action intelligente. À cette fin triomphante, les entreprises doivent équiper leurs employés d'une solution de gestion de portefeuille et de projet (PPM) basée sur le cloud computing comme Planview AdaptiveWork qui :
- Met automatiquement la communication en contexte avec les tâches, les ressources, les délais et les autres professionnels de l'entreprise.
- Offre une vue à 360 degré de chaque projet, ce qui permet de surveiller rapidement et facilement les performances, les progrès, les buts et les objectifs.
- Permet un niveau de collaboration qui maintient les projets sur la bonne voie, dans le respect du budget et des délais.
- Nourrit la connexion entre et parmi les travailleurs et les équipes dispersés en essayant de faire fonctionner la communication au jour le jour.
En résumé
Comme indiqué ci-dessus, les réunions d'étape sont généralement programmées avec les meilleures intentions du monde. Mais cela ne change rien au fait qu'ils bloquent plutôt qu'ils n'améliorent l'engagement, les performances, les progrès et les résultats. Planview AdaptiveWork est l'antidote primé à cet aspect indésirable de la culture du travail "au contact". Parce que sur l'émission d'aujourd'hui Dans un contexte de concurrence acharnée, la seule chose que les entreprises devraient avoir en excès est le succès. Pas les réunions d'étape !
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