Le succès du portefeuille de projets de votre organisationo dépend de plusieurs facteurs, dont l'alignement de l'attribution du portefeuille. Il est essentiel d'avoir une vue normalisée des portefeuilles afin de prendre des décisions commerciales efficaces qui produisent de meilleurs résultats commerciaux.
Dans la plupart des organisations, les investissements dans la gestion de portefeuille de projets (PPM) sont importants, et l'attribution du portefeuille pour l'alignement de la stratégie et de l'exécution est vitale. Définir et quantifier les divers attributs du portefeuille et suivre les processus commerciaux appropriés permet de maintenir l'intégrité des données ; c'est la meilleure façon de visualiser la performance de vos portefeuilles de produits, de projets, de services, d'applications et de stratégies. Mais que signifie réellement tout cela pour votre organisation ? Et, tout aussi important, comment votre organisation doit-elle s'y prendre ?
L'alignement descendant du portefeuille est essentiel pour établir des attributs communs. Il standardise et centralise une vue de chaque portefeuille de projets - et se concentre sur l'amélioration de la planification, de l'exécution et de la valeur du portefeuille. Cela facilite l'allocation des ressources dans l'ensemble des portefeuilles de projets d'une organisation et permet de prendre des décisions plus éclairées et d'établir des priorités.
Comme vous le savez probablement déjà, le suivi et le compte rendu des projets peuvent être difficiles. Chaque organisation est différente à bien des égards : fonction, taille, structures hiérarchiques, etc. Les grandes organisations ont également tendance à être interfonctionnelles plutôt que centrées sur les projets. Il est donc essentiel d'avoir une bonne connaissance de l'entreprise et une méthodologie solide qui standardise les couches organisationnelles, les processus d'entreprise et les autres attributs du portefeuille que votre organisation doit définir et suivre.
Une méthodologie pour une prise de décision précise
Pourquoi le suivi est-il si important ? Supposons que, sur les centaines de demandes de votre organisation, seuls 40% sont examinés et débouchent sur des projets générateurs de revenus. Cela pourrait signifier que 60% de vos ressources sont gaspillées pour des travaux inutiles et que vous ne le savez pas. Le suivi est crucial pour devenir très efficace et éviter de perdre des fenêtres d'opportunité et de revenus. Cela peut être significatif, par exemple, si trop de projets et de demandes arrivent dans votre portefeuille et ne sont pas réalisés. L'établissement d'une plus grande rigueur et la création d'une plus grande formalité autour des projets inter-entreprises et intra-entreprise peuvent réduire le gaspillage et accroître la clarté autour des paramètres de réalisation des projets.
L'objectif de la création et de l'application d'une méthodologie standard dans l'ensemble de vos portefeuilles sera de fournir un environnement dans lequel les chefs d'entreprise pourront faire un zoom avant et un zoom arrière sur leurs portefeuilles de produits, projets, services, applications et stratégies, tout en soutenant des mesures de performance mesurables à tous les niveaux du portefeuille pour permettre des décisions commerciales efficaces. Cela signifie qu'un dirigeant peut jeter un coup d'œil rapide sur le portefeuille et se plonger dans des domaines de besoins spécifiques afin de prendre des décisions précises qui conduisent à des actions claires. Cela signifie que vos portefeuilles passeront d'une vue strictement descendante ou ascendante à une matrice plus vivante et respirante.
Il est important que la vue que ces dirigeants obtiennent soit toujours précise, opportune et définitive, afin que les décisions qu'ils prennent produisent les résultats escomptés. Les avantages d'une telle démarche sont vastes, mais en gardant à l'esprit ces quelques conseils, vous pourrez éviter les pièges.
- Sachez d'où viennent les bruits inutiles dans toute votre organisation.
- Assurez-vous qu'il y a des contrôles et des équilibres aux bons endroits.
- Assurez-vous que vous ne suivez pas les choses inutiles ou celles qui n'ont pas de valeur.
- Utilisez des attributs basés sur des règles pour agréger les données à un niveau supérieur.
- Orientez tous vos gestionnaires de programmes ou de sous-portefeuilles vers les processus d'attribution à l'échelle de l'entreprise. La compréhension des processus commerciaux et des attributs liés permet de piloter vos processus commerciaux.
- Établissez des paramètres pour tous ceux qui tentent d'extraire des informations du portefeuille. Assurez-vous que les objectifs sont simples, mesurables, réalisables, réalistes et opportuns (SMART). Cela permet de renforcer l'adoption et de s'assurer que chacun fait ce qu'il faut pour que l'entreprise réussisse.
- Exploitez les techniques de collecte de données pour mesurer à nouveau les progrès accomplis une fois que les informations sont facilement disponibles. Cela permet de s'assurer que le travail que chacun effectue au quotidien soutient les impératifs stratégiques.
- Assurez-vous qu'il y a une visibilité du portefeuille à l'échelle de l'organisation pour aider les parties prenantes à savoir ce qu'on attend d'elles.
Défis liés aux attributs
Alors que certains attributs du portefeuille seront plus importants à mesurer que d'autres, assurez-vous d'impliquer l'organisation collective avec une représentation fonctionnelle ; ne créez pas d'attributs dans le vide. Bien que le travail en équipe doive permettre d'éviter les écueils propres à votre organisation, d'après mon expérience , de nombreuses entreprises ont tendance à lutter dans ces quatre domaines. Je souligne ces quatre domaines parce que sans eux, il est difficile de savoir comment une organisation entière est affectée et cela peut entraver votre capacité à pivoter rapidement et à ajuster le cap.
- Projet portée : C'est un gros morceau. Le dimensionnement et la rigueur que vous devez appliquer du point de vue des processus d'affaires lors de la réalisation d'un projet sont délicats. Les organisations n'ont peut-être pas de moyen facile de quantifier la taille d'un projet, qui pourrait être le nombre d'heures ou le coût nécessaire pour obtenir le résultat, mais il est important d'établir une définition normalisée de ce que signifie la taille pour votre organisation afin de pouvoir la mesurer et en rendre compte de manière cohérente.
- Travail hors projet : Il est également essentiel de comprendre ce qui se passe en dehors du travail de projet. Les initiatives globales et les résultats attendus font tous partie des responsabilités, des tâches administratives et des activités opérationnelles du travail quotidien. La direction doit savoir quelles sont ces activités non stratégiques pour aider à faire le tri entre ce qui est nécessaire et ce qui ne l'est pas.
- Analyse croisée : Il est également essentiel de savoir dans quelle mesure vos centres de coûts soutiennent vos projets générateurs de revenus. Il s'agit de savoir combien ou quoi est nécessaire au bon fonctionnement de votre organisation. Un environnement PPM bien conçu, associé à des processus adéquats, permet de le détecter plus facilement. Le fait de pouvoir mesurer des éléments tels que l'utilisation des ressources et des produits peut commencer à conduire et à valider des décisions commerciales, telles que la structure efficace de votre organisation.
- Conflits de ressourcement : Si vous ne savez pas sur quoi travaillent toutes vos ressources - qu'elles soient stratégiques ou non - vous ne saurez pas comment vous assurer que le travail accompli produira des résultats stratégiques. Prenez une organisation informatique, par exemple. Bien que l'équipe comprenne son rôle et sa fonction principaux, elle peut être amenée à pivoter soudainement et à soutenir un groupe particulier sur une nouvelle initiative. Avec une vision claire de la gestion de portefeuille, un dirigeant sera en mesure non seulement de prendre des décisions bien informées sur les investissements de ressources, mais aussi de savoir comment ses décisions auront un impact sur son personnel.
Avantages pour l'entreprise globale, la stratégie et les dirigeants
Les défis à relever en cours de route en valent la peine, car vous commencerez à voir votre entreprise sous un jour nouveau. De plus, les cadres et les chefs d'entreprise seront en mesure de prendre des décisions informées et opportunes qui sont significatives pour les gens car elles conduisent à des actions précises et alignées. Voici quelques avantages spécifiques que j'ai constatés grâce à cette approche :
Niveau pics et vallées
Qu'il s'agisse de petits ou de grands projets, ou même de travaux non liés à des projets, le fait d'avoir une vue standardisée permet aux gestionnaires de portefeuille et aux organisations de visualiser clairement les informations d'une année sur l'autre afin d'identifier les pics et les creux naturels dans l'entreprise. Disposer des bonnes données permet aux équipes de voir les tendances, comme un excès de ressources pendant certains mois ou un manque de ressources pendant d'autres. L'accès à des informations pertinentes aide votre bureau de gestion de projet (PMO) et les chefs d'entreprise à identifier des choses qui ne sont peut-être pas évidentes - notamment si votre organisation devient plus ou moins efficace. Une fois que vous commencez à faire chanter ces points de données dans une image, c'est comme un orchestre. Cela permet à chacun de prendre du recul pour voir le chef-d'œuvre final.
Adresse zones chaudes
Il existe également des zones chaudes, comme des zones de confort, dans lesquelles les membres de l'équipe peuvent s'installer. Examiner tous les types de choses qui se passent dans votre organisation vous permet d'identifier et de corriger rapidement lorsque quelqu'un retombe dans sa zone de confort. Il est difficile de réaliser un projet stratégique car, dans la plupart des organisations, les employés travaillent souvent sur des activités en tant que contributeurs individuels. Soudainement, ils sont jetés sur un projet en tant que membre d'une équipe, et six mois plus tard, vous réalisez que l'équipe ne va pas atteindre ses objectifs parce que certaines personnes ont été distraites. Le fait de pouvoir voir et mesurer les performances dans l'ensemble de l'organisation - y compris dans les différentes zones sensibles - garantit que chaque individu comprend son rôle, y compris ce qui est le plus important.
Reconnaître rapidement les fluctuations
Les initiatives plus importantes ont tendance à avoir une plus grande visibilité - mais pas toujours. Parfois, les grands projets n'ont pas la rigueur nécessaire, ce qui peut contribuer à ce que les initiatives prennent du retard. À titre d'exemple, disons que votre organisation prévoit de dépenser des millions de dollars dans un projet, et que vous attendez un retour sur cet investissement dans deux ans. Si la livraison du projet a deux ans de retard, les employés et autres parties prenantes clés doivent être dans la boucle - ils doivent connaître l'impact sur le rendement attendu. Sans cette connaissance - surtout si l'investissement est important pour le budget de votre organisation - cela pourrait avoir un impact significatif sur l'ensemble de votre entreprise.
Quelques exemples
Bien que chaque organisation soit différente - et que les attributs et processus d'affaires que vous choisissez d'établir, de suivre et de mesurer seront uniques à votre entreprise - voici quelques exemples d'attributs et de processus d'affaires que j'ai vu suivre dans différentes organisations :
- Exemples d'attributs :
- Unité commerciale
- Catégorie de travail
- Résultat escompté
- Relation avec l'effort stratégique
- Exemples de processus d'affaires :
- Modèle de financement
- Indicateur de coût
- Anticiper le modèle de dotation en personnel
- Projet interne ou externe
Ne prenez pas trop vos aises ; l'amélioration continue est essentielle
Aligner votre organisation sur la stratégie et l'exécution peut sembler être une tâche sans fin - c'est parce que c'est le cas. Vous serez toujours en train d'élaborer des stratégies, et vous serez toujours en train d'exécuter, il faut donc s'attendre à ce que vous soyez toujours en train de vous aligner. Le fait de vous concentrer davantage sur l'attribution du portefeuille vous aide à développer une gestion de portefeuille descendante qui effectue efficacement cet alignement pour vous, afin que vous puissiez vous concentrer sur la prise de décisions et devenir le héros de l'organisation que vous avez toujours rêvé d'être.
Bien que Alyssa soit une employée de Changepoint depuis le mois d'août 2019, elle travaille avec Changepoint depuis près de dix ans et met cette expérience au service de nos clients en tant que conseillère en solutions Premier. Avant de rejoindre l'entreprise, elle a passé plus de sept ans chez Radial Inc, plus récemment en tant que responsable de la configuration des outils pour la gestion du portefeuille d'entreprise.
Avec plus de 15 ans d'expérience, ses antécédents comprennent :
- Radial Inc. - Gestionnaire de configuration des outils, gestion de portefeuille d'entreprise
- Parmi les autres rôles, citons : Responsable de programme PMO, Responsable de programme Omnichannel Operations, Sr. PMO Business Analyst.
- SEI - Analyste commercial, applications multiplateformes. Les rôles supplémentaires comprenaient : Spécialiste du soutien commercial, Analyste de la gestion commerciale, Admin PMO, Sr. Analyste, Analyste.
