Il existe de nombreux conseils sur l'organisation de rétrospectives en personne, mais pas autant sur la conduite de rétrospectives à distance. En tant que responsable d'un produit Lean/Agile, j'ai participé et dirigé ma part de rétrospectives, à distance et en personne.
Les rétrospectives peuvent être un outil incroyablement utile, donnant aux équipes l'occasion de se rapprocher, d'apprendre et de grandir ensemble. Mais comme toute personne ayant participé à une rétrospective moins que productive peut en témoigner, toutes les rétrospectives ne sont pas créées égales.
Engager une discussion saine et ouverte sur ce qui s'est bien passé, ce qui ne s'est pas passé, et comment s'améliorer la prochaine fois, peut être délicat. Le faire à distance (comme l'ont appris de nombreuses équipes au cours de l'année écoulée) ajoute une autre couche de défis.
Un rétro sur les rétros que j'ai menés
Bien que le monde commence lentement à se rouvrir, il est probable qu'un pourcentage plus important de vos collègues travaillera à distance qu'avant la pandémie. Ou peut-être votre équipe a-t-elle toujours été répartie et n'a jamais su comment mener à bien une rétrospective à distance.
En tant qu'employé à distance à temps plein, la majorité de mon expérience de direction et de participation à des rétrospectives s'est faite à distance. J'ai donc pensé partager certaines des choses que j'ai apprises en participant à des réunions de rétrospectives à distance et en les animant : Une rétrospective sur les rétrospectives, si vous voulez. Je vous parlerai également d'un outil assez impressionnant sur lequel nous avons travaillé, conçu spécialement pour aider les équipes à faciliter les discussions collaboratives à distance.
Ce qui s'est bien passé
Je trouve qu'il est toujours utile de commencer les rétrospectives sur une note positive. Tout d'abord, voici quelques conseils que j'ai appris et qui contribuent à la réussite d'une rétrospective.
Conseil #1 : Assurez-vous que vous avez les bonnes personnes "dans la pièce".
L'élément le plus important pour garantir la réussite de votre rétrospective (et par là, je veux dire que tout le monde a l'impression que le temps a été utilisé de manière productive) est peut-être d'avoir les bonnes personnes dans la pièce. (Bien sûr, nous parlons ici de rétrospectives à distance, donc la pièce à laquelle je fais référence est un espace virtuel, pas physique).
Toute personne qui a participé, a été affectée ou a contribué à un événement devrait être invitée à la rétrospective sur cet événement. Afin de vraiment comprendre ce qui s'est passé, ce qui s'est bien passé, ce qui ne s'est pas passé, etc., vous devez obtenir le point de vue de toutes les personnes impliquées.
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Conseil #2 : Permettez aux participants d'inviter d'autres personnes
Cette astuce est liée à la première, mais mérite d'être soulignée : Lorsque vous créez l'invitation de calendrier pour la rétrospective, veillez à sélectionner l'option qui permet aux participants d'inviter d'autres personnes à la réunion. Faites savoir aux participants qu'ils sont libres d'inviter toute personne susceptible de vouloir participer.
Conseil #3 : Assurez-vous que tout le monde sait de quoi parle la rétro
Cela peut sembler évident, mais veillez à ce que toutes les personnes participant à votre rétrospective à distance sachent exactement ce qui est discuté, et pourquoi.
Au lieu de placer un événement intitulé "Rétrospective" sur les calendriers de tout le monde, soyez précis avec le titre, par exemple. "Rétrospective sur le lancement de la fonctionnalité X." Ensuite, ajoutez également une description à l'invitation, en détaillant l'objectif de la rétrospective et en encourageant les participants à inviter à la réunion toute personne susceptible de vouloir y contribuer.
Conseil #4 : Trouvez le bon facilitateur
Pour faciliter une rétrospective à distance réussie, il faut la bonne personne pour ce travail. Dans certains cas, il peut s'agir de la personne qui s'intéresse le plus au sujet en question, ou simplement de la personne qui est la plus apte à faciliter les conversations au sein de votre équipe.
Dans d'autres cas, par exemple si l'événement a été particulièrement tumultueux et qu'il a suscité beaucoup de sentiments, il peut être utile de faire appel à une partie impartiale pour faciliter la discussion. Dans ces cas, la présence d'une personne extérieure à la situation peut aider à garder la conversation concentrée et civile.
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Conseil #5 : Trouvez soigneusement un équilibre entre "ce qui s'est bien passé" et "ce qui pourrait être amélioré".
Un bon animateur doit encourager la participation de toutes les personnes "présentes dans la salle". Mais d'abord, ils doivent s'assurer que tout le monde se sent à l'aise pour participer. Une chose que j'ai trouvée utile est de commencer la réunion en rappelant à chacun l'objectif de la rétrospective : Non seulement parler de ce qui pourrait être amélioré, mais aussi reconnaître et célébrer ce qui a bien marché.
Si l'on n'y prend garde, la plupart des rétrospectives tendent à privilégier les discussions sur les "améliorations possibles". Il est donc important que l'animateur s'efforce d'inclure une part équilibrée de "ce qui s'est bien passé".
À cette fin, il peut être utile de rappeler à chacun que discuter de ce qui s'est bien passé ne consiste pas seulement à se féliciter mutuellement. Le but d'utiliser les rétrospectives à distance pour discuter de ce qui s'est bien passé est de s'assurer que tout le monde continue à faire ces choses.
Un bon animateur continuera à rappeler aux participants tout au long de la conversation que :
- L'objectif de la rétrospective est d'encourager l'amélioration continue
- Le but est et non d'attribuer des blâmes à des personnes spécifiques ou d'exprimer des griefs personnels.
- L'objectif est d'identifier à la fois ce qu'il faut continuer à faire, où se trouvent les opportunités d'amélioration, et lesquelles de ces opportunités il convient de privilégier maintenant plutôt que de les accepter comme un risque permanent.
Conseil #6 : Encouragez les shoutouts (reconnaissez les contributions au projet/événement)
Les gens aiment être reconnus, et cela fait également du bien de reconnaître les autres. Cela peut être une excellente façon de lancer une rétrospective, en particulier une rétrospective à distance qui peut, par nature, être un peu plus gênante.
En encourageant tout le monde à féliciter les personnes qui ont contribué au projet ou à l'événement discuté, la réunion peut commencer sur une note positive et pour lancer la conversation.
Conseil #7 : Donnez à chacun le pouvoir de se désactiver !
Assurez-vous que les participants ont la possibilité de couper ou de rétablir le son, et encouragez-les à le faire (si le bruit de fond le permet) afin qu'ils puissent intervenir naturellement.
Conseil #8 : Reconnaissez les contributions à la discussion
Je trouve également que le fait de reconnaître les contributions à la discussion peut grandement contribuer à encourager les gens à participer. C'est une petite chose, mais utiliser le nom des gens peut rendre l'environnement plus intime et encourager les gens à s'ouvrir (particulièrement important pour les rétrospectives à distance).
Voici quelques façons de reconnaître les participants tout au long de la conversation :
- "Merci ________, je sais que ce n'était pas facile à partager"
- "________, je suis sûr que c'était difficile à entendre."
- "Merci ________ d'avoir mis cela sur le tapis"
- "Je parie que d'autres ont aussi des idées à ce sujet, merci d'avoir lancé cette conversation, ________."
- "C'est un excellent point, quelqu'un a-t-il quelque chose à ajouter à ce que ________ a dit ?"
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Conseil #9 : Ayez les bons outils pour le travail
Comme pour toute autre réunion à distance, afin d'organiser des rétrospectives à distance, vous devez disposer d'un outil de vidéoconférence (Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts, etc.). Mais au-delà de cela, vous voudrez avoir un moyen de garder tout le monde concentré et aligné sur les sujets discutés, ainsi qu'un moyen de documenter les idées et les actions qui sont partagées.
Il n'existe pas beaucoup d'outils de rétrospective pour les équipes à distance, c'est pourquoi nous avons décidé de créer le nôtre - plus d'informations à ce sujet ci-dessous !
Ce qui ne s'est pas bien passé
Si je devais identifier un thème primordial qui fait que les rétrospectives se passent mal, c'est le manque d'intentionnalité. Ne pas avoir un objectif clair. Ne pas avoir le bon facilitateur. Ne pas avoir les bonnes personnes dans la pièce. Ne pas garder la conversation centrée sur des sujets pertinents. Laisser une seule personne parler tout le temps. Quitter la conversation sans se mettre d'accord sur quelques points clés à retenir ou sur des actions à entreprendre.
Lorsqu'elles sont bien menées, les rétrospectives à distance ressemblent à des discussions d'équipe organiques et saines. Si elles sont mal gérées, elles donneront l'impression d'une énorme perte de temps pour tout le monde.
Conseil #10 : Évitez ces choses
Voici quelques éléments plus spécifiques qui, selon moi, rendent difficile une rétrospective à distance productive :
- Ne pas inclure toutes les personnes impliquées dans l'événement "dans la pièce".
- Ne pas avoir de facilitateur ou ne pas avoir le bon facilitateur
- Tenir la rétrospective trop longtemps après l'événement
- Laisser les gens pointer du doigt ou attribuer des responsabilités
- Obliger l'animateur à "dé-muter" les participants pour qu'ils puissent contribuer
- Ne pas accorder suffisamment de temps pour une discussion sérieuse
- Bloquer une longue période de temps pour la rétrospective sans prévoir de pauses.
- Essayer de résoudre tous les problèmes qui se présentent
- Se concentrer trop sur ce qui a mal tourné et pas assez sur ce qui a bien marché
Améliorations que j'ai apportées
Au fil des ans, j'ai toujours utilisé Planview LeanKitTM comme mon outil préféré pour faciliter les rétrospectives, tant à distance qu'en personne. Récemment, notre équipe a décidé de tirer parti de certaines des leçons que nous avons apprises en utilisant LeanKit pour les rétrospectives, pour créer un outil spécialement conçu pour tenir des conversations collaboratives à distance, que nous avons appelé Instant Coffee.
Conseil #11 : Utilisez le café instantané pour faciliter les rétrospectives à distance !
Instant Coffee permet à chacun de participer à des conversations rétrospectives d'une manière plus engageante : Les participants peuvent ajouter des cartes pour représenter les sujets dont ils veulent discuter, ils peuvent "voter" sur les sujets en s'attribuant les cartes, et ils peuvent prendre des notes dans les cartes pour se souvenir de ce qui a été discuté. Ensuite, ils peuvent sélectionner des cartes et les exporter vers leur(s) tableau(x) LeanKit, de sorte que les idées générées pendant la rétrospective deviennent des éléments de travail réels.
Je suis très fier que nous ayons lancé un outil de rétrospective pour les équipes à distance, et j'ai vraiment apprécié de faciliter les rétrospectives en utilisant Instant Coffee.
Lire la suite : Le format Lean Coffee pour les équipes virtuelles
Pour commencer à utiliser notre nouvel outil de rétroaction d'équipe : Si vous êtes un client de Planview ayant accès à LeanKit, il vous suffit de créer un nouveau canevas de café instantané directement à partir du tableau LeanKit de votre équipe. Si vous n'avez pas accès au café instantané, vous pouvez contacter votre administrateur de compte, votre représentant Planview ou le support Planview pour savoir comment obtenir un accès.
Quelques points essentiels à retenir
L'objectif de toute rétrospective, à distance ou en personne, est de donner aux équipes l'occasion de réfléchir à la façon dont le travail est accompli, et par cette réflexion, d'apprendre comment travailler ensemble plus efficacement à l'avenir.
J'aime terminer les rétrospectives en demandant au groupe quels sont les principaux points à retenir de la discussion : Si chacun quitte la conversation avec quelques idées sur la façon de faire encore mieux la prochaine fois, vous savez que vous avez eu une bonne réunion ! Si tout le monde semble être d'accord sur quelques points essentiels à retenir, c'est encore mieux.
