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Le format Lean Coffee pour les équipes virtuelles

Voici un mode d'emploi du Lean Coffee, ainsi que des conseils utiles pour les animateurs.

Publié sur Par Alex Glabman
Le format Lean Coffee pour les équipes virtuelles

Qu'est-ce qu'un café maigre ?  

Le format du Lean Coffee est une réunion structurée, mais sans ordre du jour, conçue pour faciliter les discussions de groupe collaboratives. "Comment pouvez-vous avoir une structure sans agenda ?" vous pourriez demander. Permettez-moi de vous expliquer. 

Les penseurs Lean de Seattle, Jim Benson et Jeremy Lightsmith, sont crédités de l'invention du café Lean. Ils souhaitaient créer un groupe de discussion régulier pour les autres enthousiastes du Lean, mais sans les tracas liés à la recherche et à la programmation d'intervenants, à l'établissement d'un ordre du jour chaque semaine, etc. que ce type de réunion exige habituellement.  

Jeremy et Jim voulaient que leur nouveau format de groupe soit Lean suffisamment pour que la seule condition d'une réunion réussie soit que les gens se présentent et soient prêts à participer. (Et peut-être quelques notes autocollantes et des stylos..... Et idéalement, un bon café). Ils souhaitaient également que le format de la réunion encourage activement la participation.  

C'est ainsi qu'est né le format Lean Coffee. Avancez d'une dizaine d'années et aujourd'hui, le format Lean Coffee est utilisé pour bien plus que de simples discussions sur le Lean. Le Lean Coffee est un moyen engageant et collaboratif de lancer des idées, de mener des sessions de planification, et de faciliter les rétrospectives avec un groupe

Le format Lean Coffee pour les équipes virtuelles
Le format du Lean Coffee peut être facilement adapté aux équipes virtuelles.

Le format du café maigre expliqué 

Le format du Lean Coffee est simple de par sa conception : Les participants se réunissent (virtuellement ou en personne), présentent des idées à discuter, votent sur les idées à discuter, puis en discutent. Chez Planview, nous utilisons ce format pour faciliter les brainstorms, les sessions de planification et les rétrospectives. Nous l'aimons tellement que nous avons même conçu une fonction dans Planview LeanKitTM appelée Café instantanéTM spécifiquement pour contenir les cafés maigres (nous y reviendrons plus tard).  

La première étape pour organiser un café Lean est de déterminer l'objectif de la réunion : Qu'il s'agisse de faire un brainstorming pour trouver des idées de nouvelles caractéristiques de produits, de glaner des enseignements d'un projet récemment achevé ou de planifier les grandes initiatives du prochain trimestre.  

Une fois que vous avez un objectif en tête, assurez-vous d'inviter toute personne qui serait intéressée à intervenir ou qui pourrait être touchée par les résultats de la discussion. L'objectif de ce format de réunion très démocratique est d'élever les voix de toutes les personnes impliquées dans un processus particulier - et cela commence par s'assurer qu'elles sont dans la salle (physique ou virtuelle). 

1. Créer un tableau Kanban simple 

Pour commencer votre café Lean, vous voudrez créer un simple tableau Kanban. Cela peut être aussi simple que d'avoir trois voies : "À discuter", "En discussion" et "Discuté". 

Tout le monde doit être en mesure de voir ce tableau et, idéalement, de l'enrichir. L'un des aspects les plus intéressants du format du Lean Coffee est qu'il permet aux personnes qui ne s'expriment pas toujours aussi bien de contribuer à l'élaboration de leurs idées d'une manière plus calme et plus conviviale. Si une seule personne est en mesure de modifier ou d'ajouter des éléments au tableau, vous courez le risque de faire taire ces voix. 

2. Mettez les idées au tableau 

Une fois que votre tableau est mis en place et que tout le monde y a accès, il est temps de commencer à générer des idées. Réglez un minuteur pour quelques minutes afin de permettre à chacun d'ajouter des idées au tableau. Que vous utilisiez un tableau Kanban physique ou virtuel, l'idée est la même : une idée par "note adhésive", ou carte.  

Avant de lancer votre chronomètre, assurez-vous de vous aligner sur la façon de remplir les cartes : Incluez suffisamment d'informations pour communiquer l'idée, mais pas trop pour ne pas vous ralentir. Si vous réfléchissez à des moyens d'améliorer la conception de votre application, par exemple, le mot "bouton" n'est peut-être pas assez précis pour susciter une discussion, mais "des boutons plus grands/plus clairs sur chaque écran" devrait l'être.  

Lorsque votre minuteur se déclenche, faites un sondage rapide pour voir si le groupe est prêt à discuter. Si vos participants ont encore des idées qui fusent, ne les arrêtez pas - les idées sont l'élément vital du format Lean Coffee ! Ajoutez du temps à l'horloge et réévaluez une fois qu'elle est terminée. 

3. Présenter des idées 

Maintenant que vous avez des idées sur le tableau, il est temps de les examiner. L'animateur peut lire chaque carte, ou vous pouvez inviter les participants à expliquer les cartes qu'ils ont ajoutées. Modifiez les titres des cartes si nécessaire pendant cette période pour faciliter la compréhension et minimiser la confusion.  

Pendant ce temps, le facilitateur doit chercher à regrouper les idées connexes afin de rendre la conversation plus efficace. Si deux cartes ou plus semblent être centrées sur le même sujet, demandez au groupe si les cartes doivent être regroupées ("Ces deux sujets sont-ils les mêmes ?"), ou si elles sont suffisamment uniques pour se suffire à elles-mêmes.  

4. Votez pour les idées dont vous voulez discuter 

Une fois que toutes les cartes ont été lancées, il est temps de les soumettre à un vote. Il existe plusieurs façons de le faire dans le cadre d'un café allégé : 

  • Pour les sessions en personne avec un tableau physique et des notes autocollantes, les participants peuvent utiliser le vote par points : Soit en dessinant des points sur des cartes, soit en ajoutant des petits autocollants pour exprimer leur vote. 
  • Sur les tableaux Kanban numériques, les participants peuvent s'attribuer des cartes afin d'exprimer leur vote. 
  • Dans Café instantané, les participants peuvent voter en ajoutant un "pouce en l'air" aux cartes sur lesquelles ils souhaitent voter. 

Déterminez le nombre de cartes sur lesquelles chaque participant est autorisé à voter, et le nombre de votes dont une carte aura besoin pour être discutée.  

5. Gérer la conversation 

Lorsque la période de vote est terminée, introduisez les règles de base de la conversation. Certaines des directives les plus efficaces pour le format Lean Coffee impliquent des discussions chronométrées et le fait de laisser le groupe décider de poursuivre ou non la discussion sur un sujet. Voici comment.

Fixez une limite de temps pour discuter de chaque carte "gagnante" et utilisez un minuteur pour faire respecter cette limite. À la fin du temps imparti, demandez aux participants de donner soit un "pouce en l'air" (pour indiquer qu'ils sont prêts à passer au sujet suivant), soit un "pouce en bas" (pour indiquer qu'ils aimeraient avoir plus de temps pour discuter). 

Lorsque vous suivez un format Lean Coffee, il peut être utile qu'une personne serve de modérateur/facilitateur de la discussion, et qu'une autre prenne des notes pendant la discussion. (Conseil de pro : notez les notes concernant chaque carte sur cette carte !) 

6. Discutez de

Maintenant que le groupe connaît les règles de base, il est temps de discuter des cartes sur votre tableau. Tout d'abord, triez les cartes par nombre de votes. Commencez votre discussion par la carte ayant reçu le plus de votes, puis descendez dans la liste. Déplacez les cartes vers "Discuté" lorsque vous avez terminé la conversation.

7. Enregistrer les apprentissages/déterminer les actions à entreprendre 

Une fois que vous avez passé en revue toutes les cartes, concluez votre Lean Coffee en discutant des prochaines étapes pour les idées qui ont été discutées. Si vous avez utilisé un tableau Kanban virtuel pour faciliter votre discussion, attribuez chaque carte à la personne responsable des actions et déplacez-la sur son tableau d'exécution/d'équipe. 

Conseils pour les animateurs virtuels de Lean Coffee 

Le format Lean Coffee a été conçu à l'origine pour les réunions en personne, mais il peut être adapté aux sessions virtuelles. Grâce à la puissance de la vidéoconférence et à la fonction de café instantané de LeanKit, vous pouvez avoir des conversations productives et intéressantes, où que se trouvent vos participants.  

Voici quelques conseils pour faciliter la réussite d'un Lean Coffee virtuel : 

  • Dans votre invitation de calendrier pour la réunion, incluez le lien de partage rapide de la toile du café instantané, en plus du lien Zoom/autre vidéoconférence. 
  • Encouragez les participants à se familiariser avec le café instantané et le format du café allégé avant la séance. 
  • Invitez les participants à commencer à ajouter des cartes au canevas avant la réunion.  
  • Commencez la session par un rapide aperçu du format du Lean Coffee. 
  • Assurez-vous que les participants sont conscients des nombreuses façons dont ils peuvent contribuer à la conversation : En parlant à voix haute ou en ajoutant des commentaires ou des questions à leur carte ou à celle des autres. 
  • Rappelez-vous que votre rôle en tant que facilitateur est de faire en sorte que la conversation reste concentrée et en mouvement, et pas nécessairement de parler le plus ! 

Faites brasser vos idées ! 

Vous êtes prêt à essayer le format Lean Coffee pour votre prochaine séance virtuelle de brainstorming, de planification ou de rétrospective ? Vous avez quelques options :  

  • Si vous êtes un client de Planview ayant accès à LeanKit, il vous suffit de créer un nouveau canevas de café instantané directement à partir du tableau LeanKit de votre équipe. Si vous n'avez pas accès au café instantané, vous pouvez contacter votre administrateur de compte, votre représentant Planview ou le service d'assistance Planview pour savoir comment obtenir un accès. 
  • Si vous n'êtes pas (encore !) un client de Planview LeanKit, il existe d'autres outils Kanban numériques en ligne qui peuvent être utilisés pour faciliter un café Lean.  
  • Et puis, bien sûr, si vous êtes dans les mêmes locaux que votre équipe, vous pouvez le faire à l'ancienne, avec un tableau blanc et des notes autocollantes.  

Je suis passionné par le format Lean Coffee parce que j'ai vu comment il peut débloquer une créativité, une collaboration et un engagement plus profonds dans les équipes. Si vous cherchez une meilleure façon de faire germer vos idées, essayez Lean Coffee ! 

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Écrit par Alex Glabman Responsable Produit

En tant que chef de produit de Planview LeanKit, Alex aime simplifier le complexe pour les prospects et les clients. Avec une expérience pratique de la mise en œuvre des méthodes Lean et Agile dans les organisations et une passion pour la mise en évidence des données, Alex est un champion de l'amélioration continue, qui mange les éléphants une bouchée à la fois. Ancien élève de Vanderbilt, amoureux des chiens, amateur de bourbon.