Qu'est-ce que la gestion des risques du projet ?
Tous les projets - qu'ils soient relativement courts et simples, ou longs et complexes - comportent un certain degré de risque. En effet, si de nombreux facteurs sont connus, établis et prévisibles, certains aspects et variables sont inconnus ou itératifs (c'est-à-dire que l'on en sait davantage au fur et à mesure du déroulement du projet). La gestion des risques du projet est une approche qui consiste à identifier, gérer, atténuer et parfois exploiter ces risques pour augmenter les chances de réussite du projet.
Processus de gestion des risques du projet
Selon le Project Management Institute's Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide - Sixième édition [2017]), il existe sept processus de gestion des risques du projet
Gestion des risques du projet
le processus qui consiste à déterminer comment mener les activités de gestion des risques sur un projet.
Identification des risques
le processus d'identification et de documentation des risques individuels du projet, ainsi que les sources du risque global du projet.
Analyse qualitative des risques
le processus de catégorisation et de hiérarchisation des risques spécifiques aux projets, afin de mener une analyse plus approfondie et d'évaluer la probabilité d'occurrence et l'impact (ainsi que toute autre caractéristique pertinente).
Analyse quantitative des risques
le processus d'attribution de valeurs numériques à l'impact cumulé anticipé des risques du projet et d'autres sources d'incertitude.
Planification des réponses aux risques
le processus d'identification des possibilités, de détermination des stratégies et d'obtention d'un consensus sur les meilleures façons d'aborder l'exposition aux risques du projet (risques individuels et globaux).
Mise en œuvre des réponses aux risques
le processus d'exécution des réponses planifiées aux risques.
Surveillance des risques
le processus d'évaluation des risques, d'analyse des nouveaux risques (y compris ceux qui peuvent être potentiellement positifs) et d'évaluation de l'efficacité globale de la gestion des risques dans l'ensemble du projet.
Plan de gestion des risques
L'ensemble de la documentation relative aux risques générée par ces processus crée le plan global de gestion des risques du projet. Il est important que les nouveaux chefs de projet comprennent que la gestion des risques est un effort continu - et non une réalisation ponctuelle.
Par exemple, au cours de l'exécution d'un projet, il peut être nécessaire de revoir l'identification des risques et d'apporter des modifications, ce qui déclencherait à son tour d'autres processus tels que l'analyse qualitative des risques et l'analyse quantitative des risques. C'est pourquoi sur les projets complexes, ou dans les organisations qui se concentrent sur les initiatives liées aux projets (alias. organisations projetées) ou dans des environnements à haute variabilité (par ex. Gestion de projet agile), la gestion des risques du projet peut être dirigée par une personne ou un groupe désigné, et ne pas rester sous la seule responsabilité du chef de projet.
Évaluation de la gestion des risques du projet
Par convention, le mot "risque" est associé à quelque chose de négatif. Par exemple, nous lisons et entendons parler de risques pour la santé tels que des choix alimentaires inappropriés, de risques financiers tels que de mauvaises habitudes d'épargne/dépense, de risques de cybersécurité tels que l'absence de protection de nos comptes et appareils en ligne, etc.
Cependant, lorsqu'il s'agit d'évaluer le risque dans la gestion de projet, il est important de garder à l'esprit que tous les risques ne sont pas automatiquement négatifs. Certaines peuvent être positives, et aider les projets à atteindre les objectifs commerciaux. Par exemple, il est possible que dans quelques mois, des spécialistes clés, actuellement affectés ailleurs, soient disponibles pour être réaffectés à un projet. Cela permettrait probablement au projet de se terminer en avance sur le calendrier et en dessous du budget.
Bien que le chef de projet (et les autres membres de l'équipe qui participent à l'évaluation de la gestion des risques du projet) ne puisse pas supposer de manière réaliste que cela se produira, ils doivent néanmoins être prêts à saisir rapidement l'opportunité si elle se présente.
Types de gestion des risques dans la gestion de projet
Il existe plusieurs types (ou niveaux) de gestion des risques dans la gestion de projet, et chaque type doit être régi par les processus décrits ci-dessus - sinon la santé du projet, voire sa survie, pourrait être en danger. Ces types de risques comprennent :
Risques individuels du projet
Il s'agit d'événements ou de problèmes qui auraient un impact négatif ou positif sur les objectifs du projet s'ils se produisaient.
Risques globaux du projet
Il s'agit d'événements ou de questions qui auraient un impact négatif ou positif sur le projet dans son ensemble. Ces risques proviennent de toutes les sources d'incertitude, y compris les risques liés aux projets individuels.
Risques de variabilité
ils font référence à des événements ou à des questions pour lesquels il existe une incertitude concernant une variable clé. Certaines organisations utilisent l'analyse Monte Carlo pour traiter les risques de variabilité.
Risques d'ambiguïté
Ceux-ci font référence à des événements ou des questions pour lesquels il existe une incertitude quant à l'avenir, et qui pourraient avoir un impact sur la capacité d'un projet à atteindre ses objectifs.
Risques liés à la résilience du projet
Il s'agit d'événements ou de problèmes qui ne peuvent tout simplement pas être déterminés à l'avance de manière réaliste, mais qui obligent néanmoins le projet à effectuer des changements majeurs. Pour cette raison, les risques liés à la résilience des projets sont parfois appelés "inconnus".
Exemples de gestion des risques liés aux projets
Voici quelques exemples des types de gestion des risques du projet décrits ci-dessus :
Exemples de risques de projets individuels
le personnel clé du projet n'est pas disponible pendant une période donnée ; les exigences relatives à une fonction logicielle spécifique peuvent ne pas être entièrement définies.
Exemples de risques globaux du projet
Le NPS peut chuter et la réputation sur le marché peut être endommagée ; le projet peut encourir un coût qui est 20% plus élevé que le coût de base initial.
Exemples de risques de variabilité
productivité supérieure ou inférieure à l'objectif ; conditions météorologiques non saisonnières.
Exemples de risques d'ambiguïté
les évolutions et changements futurs des cadres réglementaires ; les complexités systémiques excessives d'un projet.
Exemples de risques liés à la résilience d'un projet
pandémie ; attaques terroristes.
Parmi ces types de risques, l'un d'entre eux - les risques liés à la résilience du projet - ne peut être anticipé à l'avance. En tant que tel, il n'est pas possible de les gérer et de les atténuer de manière proactive. Cependant, les organisations devraient avoir des stratégies, des politiques et des flux de travail en place qui leur permettent de pivoter dans le cas très rare - mais néanmoins possible - où un risque de résilience du projet émerge. Par exemple, alors que les organisations de toutes les industries et de tous les secteurs ont été choquées par la rapidité et la gravité de la pandémie de COVID-19, celles qui avaient la capacité et les systèmes pour s'adapter s'en sont généralement bien mieux sorties que les autres.
Logiciel de gestion des risques du projet
L'évaluation et les contrôles des risques sont essentiels à la réussite du projet. Il est essentiel pour les organisations d'utiliser un logiciel de gestion des risques liés aux projets qui soit à la fois puissant et facile à utiliser :
- Il est basé sur le cloud et peut être consulté en toute sécurité à partir de n'importe quel appareil dans ou hors du bureau de l'entreprise.
- Centralise et organise les risques et les plans d'atténuation directement dans les vues du projet.
- Suivre, enregistrer et gérer tous les types de risques et de problèmes.
- Utilise un registre des risques pour aider à concevoir de manière proactive une stratégie d'atténuation.
- Permet aux parties prenantes internes et externes (p. ex. clients, sponsors, etc.) pour collaborer et partager des documents dans des espaces de travail en ligne désignés plutôt que par le biais d'emails.
Meilleures pratiques pour la gestion des risques dans la gestion de projet
Les équipes et les organisations sont encouragées à adopter les meilleures pratiques suivantes en matière de gestion des risques liés aux projets :
- Commencez le processus de gestion des risques le plus tôt possible.
- Créez un plan solide, réaliste et convenu sur la façon dont les risques seront identifiés et surveillés tout au long du projet.
- Lors de l'identification des risques, définissez quel(s) membre(s) de l'équipe sera (seront) chargé(s) de les suivre et d'en rendre compte.
- Classez les risques du projet par ordre de priorité en fonction de leur probabilité et de leur gravité, mais comme nous l'avons vu plus haut, ne négligez pas d'inclure également les risques potentiellement positifs.
- Gardez les lignes de communication ouvertes ! Il est vital que tout le monde soit sur la même longueur d'onde et se concentre sur les mêmes objectifs.
- Comme indiqué ci-dessus, utilisez un logiciel de gestion des risques liés au projet qui a fait ses preuves et qui est très bien noté.
Le dernier mot sur la gestion des risques du projet
Bien qu'il existe de nombreux chemins vers la réussite d'un projet, le dénominateur commun unifié de tous les projets qui atteignent la ligne d'arrivée à temps, dans le respect du budget et en ayant atteint tous les objectifs commerciaux est qu'ils ont fait preuve d'une gestion des risques de projet solide et efficace. Bien sûr, la gestion des risques du projet n'est pas le seul facteur. Mais c'est certainement l'un des plus importants lorsqu'il s'agit de déterminer si un projet deviendra une histoire à succès inspirante - ou un récit d'avertissement décourageant.
