La définition classique d'une organisation est "un groupe de personnes ayant un but particulier". Cependant, la manière dont ce "corps de personnes" est configuré et composé a un impact direct - parfois pour le meilleur, parfois pour le pire - sur la manière, le moment et la réalisation de la "finalité particulière". En d'autres termes, pour comprendre l'organisation de la gestion de projet, nous devons saisir et évaluer sa structure sous-jacente.
Structure organisationnelle de la gestion de projet
Vous trouverez ci-dessous un aperçu de quatre types courants de structure d'organisation de la gestion de projet : fonctionnelle, matricielle, projectivisée et composite.
Structure organisationnelle fonctionnelle
Dans une structure organisationnelle fonctionnelle (également appelée structure organisationnelle conventionnelle et traditionnelle), le pouvoir de décision appartient aux responsables fonctionnels. Ainsi, les départements, les divisions, les équipes et les groupes de travail sont organisés selon le type de travail effectué (p. ex. ingénierie, R&D, ventes, services professionnels, etc.)
Les chefs de projet ont peu ou pas d'autorité, et en tant que tel, le travail sur les projets est généralement une activité à temps partiel plutôt qu'à temps plein. Par exemple, une personne peut être affectée au poste de chef de projet d'une initiative particulière, au cours de laquelle elle rend compte à un responsable fonctionnel qui contrôle l'allocation du budget, l'affectation des ressources, etc. Une fois le projet terminé, la personne retourne à son rôle normal (fonctionnel).
Structure organisationnelle projetée
Dans une structure organisationnelle axée sur les projets, les chefs de projet se voient accorder un haut degré de pouvoir (et dans certains cas une autorité complète et totale) pour prendre diverses décisions concernant l'allocation du budget, l'affectation des ressources, l'établissement du calendrier, etc. Comme ces organisations sont fondamentalement conçues pour gérer des projets, les chefs de projet n'ont pas un rôle fonctionnel auquel ils reviennent entre les initiatives. Ils travaillent de projet en projet, et peuvent souvent diriger plusieurs petits projets en même temps.
Structure organisationnelle matricielle
Une structure organisationnelle matricielle est un mélange de structure fonctionnelle et de structure par projet. Dans cette configuration - qui est le type de structure le plus courant - les responsables fonctionnels et les chefs de projet ont tous deux un certain degré de pouvoir et d'autonomie. Pour les premiers, l'autorité se déplace verticalement (de haut en bas de l'organigramme). Pour ces derniers, l'autorité se déplace verticalement (entre les départements et les équipes).
Les employés qui travaillent dans une structure organisationnelle matricielle peuvent relever de plusieurs responsables. Par exemple, un électricien qui travaille habituellement 40 heures par semaine peut être affecté à 10 heures par semaine à un projet de construction. Pendant ces 10 heures, elle rend compte au chef de projet. Pour les 30 autres heures, elle rend compte à son responsable fonctionnel.
En général, il existe trois sous-types de structures organisationnelles matricielles : forte, faible et équilibrée :
- Fort: Les chefs de projet ont plus d'autorité que les responsables fonctionnels.
- Faible: Les responsables fonctionnels ont plus d'autorité que les responsables de projet.
- Equilibré: Les chefs de projet et les responsables fonctionnels ont des niveaux d'autorité égaux (ou similaires).
Si une structure organisationnelle matricielle équilibrée peut sembler idéale et démocratique, il peut être assez difficile de faire fonctionner cette approche de manière efficace. En effet, il y aura invariablement des problèmes qui profiteront à un type de gestionnaire plutôt qu'à un autre.
Pour en revenir à l'exemple ci-dessus, imaginez que le chef de projet du projet de construction souhaite que l'électricien consacre 20 heures par semaine au projet au lieu de dix. Bien que cette demande puisse être parfaitement légitime et justifiée - disons que le constructeur a avancé le délai de trois mois et que, par conséquent, le calendrier doit être accéléré - le responsable fonctionnel peut s'opposer à cette demande.
Pour éviter tout conflit permanent sur l'organigramme du projet de construction , le responsable fonctionnel et le chef de projet doivent tous deux disposer de protocoles et de processus clairs pour la prise de décision. Dans certains cas, cela peut impliquer de soumettre certaines questions à un cadre (ou une équipe de cadres) pour une décision finale.
Structure organisationnelle composite
Une structure organisationnelle composite combine les trois types évoqués ci-dessus : fonctionnel, projectif et hybride.
À première vue, ce type de configuration peut sembler excessivement - voire impossible - complexe et peu pratique. Cependant, cette combinaison ne signifie pas que les chefs de projet ont des degrés d'autorité fluctuants sur le même projet (c'est-à-dire que le lundi ils ont les pleins pouvoirs, et le mardi ils n'ont aucun pouvoir). Une telle configuration serait vraiment chaotique !
Au contraire, dans une structure organisationnelle composite, les chefs de projet se voient attribuer différents niveaux d'autorité sur divers projets. Par exemple :
- Sur "Projet A", ils peuvent avoir les pleins pouvoirs (comme c'est le cas dans les organisations à projets).
- Sur "Projet B", ils peuvent avoir peu d'autorité et servir davantage de coordinateur ou de facilitateur de projet (comme c'est le cas dans les organisations fonctionnelles).
- Sur "Project C", ils peuvent partager l'autorité avec un responsable fonctionnel (comme c'est le cas dans les organisations matricielles).
En raison de la nature complexe d'une structure organisationnelle composite, cette approche est rarement utilisée par les organisations de petite ou moyenne taille. Elle est plutôt adoptée par certaines grandes entreprises et agences gouvernementales qui se concentrent sur plusieurs secteurs d'une même industrie. Google est souvent cité comme un exemple de structure organisationnelle composite (avec un accent important sur une structure organisationnelle matricielle).
Organisation et gestion de projet
Le diagramme suivant illustre la quantité relative d'autorité dont disposent les chefs de projet dans chaque type de structure, le niveau d'autorité augmentant de gauche à droite :
Source : PMI : Corpus de connaissances en gestion de projet (Guide PMBOK)
Un mot sur les PMO
Les bureaux de gestion de projet (PMO) peuvent exister dans tous les types de structures organisationnelles. Cependant, les BGP ont le plus d'autorité et de contrôle dans les organisations axées sur les projets, et le moins dans les organisations fonctionnelles (dans ce cas, le BGP joue généralement un rôle de soutien plutôt qu'un rôle de contrôle ou de direction).
Facteurs de choix d'une structure organisationnelle
Comme le souligne le Project Management Institute (PMI), qui est l'une des principales associations de gestion de projet au monde , il existe une variété de facteurs à prendre en considération lors du choix d'une structure organisationnelle. Il s'agit notamment de (mais pas exclusivement) :
- Degré d'alignement sur les objectifs organisationnels
- Capacités de spécialisation
- Capacités de délégation
- Étendue du contrôle, efficacité et efficience
- Des lignes claires pour la remontée des décisions
- Communications (par exemple, politiques, vision, état des travaux)
- Portée de l'autorité
- Imputation des responsabilités
- Attribution des responsabilités
- Simplicité et adaptabilité de la conception
- Efficacité de la performance
- Considérations de coût,
- Sites physiques (co-localisés, régionaux et/ou virtuels)
Logiciel d'organisation de la gestion de projet
Quelle que soit la structure, un bon logiciel d'organisation de la gestion de projet est essentiel pour que les initiatives respectent le calendrier et le budget. Les principales caractéristiques et fonctions comprennent :
- Accès basé sur le cloud
- Workflows configurables
- Collaboration en contexte
- Processus d'affaires automatisés
- Visibilité en temps réel
- Interface utilisateur flexible
- Tableaux de bord et rapports dynamiques
- Intégration avec d'autres systèmes et outils dans l'environnement (par ex. CRM, ERP, dépôt de fichiers, chat, gestion des tâches, présentation, etc.)
Lors de l'évaluation des différentes solutions logicielles d'organisation de la gestion de projet, il est également important de prêter attention à des aspects tels que la disponibilité de la boîte, la facilité d'intégration et la sécurité des informations (à la fois la transmission des données et les données au repos). Et bien sûr, il est judicieux de se concentrer sur les récompenses avis de clients,avis d'analystes et .
L'essentiel de l'organisation de la gestion de projet
Une structure de gestion de projet n'est pas statique et fixe. Elle est plutôt dynamique et adaptative. Les organisations qui allient la stabilité fondamentale à l'agilité réactive sont généralement celles qui se hissent au sommet de leur marché, donnent le ton et montrent la voie.
