La gestion de projet est une science imparfaite. Quelle que soit votre expérience en matière de supervision ou la qualité de votre logiciel de gestion de projet, il est inévitable que certaines initiatives dépassent le budget, prennent plus de temps que prévu et créent un effet d'entraînement de goulots d'étranglement et de complications qui perturbent d'autres activités au sein de l'informatique et de votre organisation.
Conseils de gestion de projet pour rectifier le tir
Il n'y a pas deux projets identiques : malgré les similitudes qu'ils peuvent présenter, il y a toujours du personnel, des ressources, des objectifs et d'autres variables qui ajoutent de nouvelles rides à la gestion de projet, ce qui rend peu pratique d'aborder chaque projet avec les mêmes attentes en matière de gestion.
Pourtant, malgré ces qualités uniques, les problèmes qui perturbent les projets entrent souvent dans l'une des quelques catégories suivantes. L'identification de ces modèles est une façon pour les gestionnaires de projet d'adopter une approche réactive pour faire face aux complications du projet et remettre les flux de travail et les délais sur la bonne voie. En même temps, les chefs de projet ont besoin de la bonne combinaison de compétences et de ressources pour adapter les stratégies de gestion de projet à la volée, lorsque la nature du projet et les demandes de la direction supérieure exigent des corrections de trajectoire par rapport à leur approche antérieure.
Vous cherchez des moyens de faire avancer les projets en douceur, même lorsque les choses vont de travers ? Voici six conseils de gestion de projet pour vous permettre d'avancer dans la bonne direction.
1. Ajustez les priorités de certaines tâches à mesure que la dynamique du projet évolue.
Si un projet s'éloigne trop de sa trajectoire, ou si la nature du projet change par rapport au moment où les flux de travail et les calendriers ont été initialement créés, un bon gestionnaire de projet doit reconnaître ces changements et apporter des ajustements à la manière dont le projet est géré. Les nouveaux développements dans le processus peuvent exiger que certaines tâches reçoivent une priorité plus élevée afin de faciliter des flux de travail plus efficaces entre d'autres équipes et tâches.
Dans certains cas, les retards et les demandes de modification peuvent allonger le calendrier de certains projets d'une manière telle qu'il est impossible de remettre un projet dans les temps par rapport au calendrier initial. Lorsque cela se produit, la meilleure chose qu'un chef de projet puisse faire est d'ajuster les attentes de chacun et de fixer de nouveaux objectifs réalistes.
Les échéances peuvent améliorer la responsabilisation et maintenir les projets dans les délais, mais si vos équipes manquent sans cesse les échéances, vous ne pouvez pas utiliser cette structure pour organiser et motiver l'achèvement des tâches. Bien que la réalisation de ces ajustements puisse être fastidieuse pour un certain nombre de tâches et d'équipes différentes, une solution logicielle de gestion de projet peut alléger le temps nécessaire pour effectuer ces changements.
2. Communiquer avec les membres de l'équipe pour qu'ils restent motivés et orientés vers les objectifs.
Une gestion de projet efficace dépend largement de votre capacité à maintenir les membres de l'équipe de projet motivés et concentrés sur les tâches et les objectifs à accomplir. Même lorsque la frustration monte au milieu de , de délais non respectés et d'autres complications, vous en prendre à votre équipe ne donnera pas de résultats productifs.
Lorsque des problèmes surviennent, il est encore plus important de s'assurer que les lignes de communication sont ouvertes. Communiquez avec les membres de votre équipe pour vous assurer qu'ils sont conscients des implications des délais non respectés et des dépassements de budget, et maintenez un message d'encouragement et de soutien pour qu'ils restent motivés dans leur travail.
Encouragez-les à parler franchement des difficultés qu'ils rencontrent - en étant ouvert à ces commentaires, vous pouvez recueillir des informations précieuses sur les performances de l'équipe de projet qui n'apparaîtront pas nécessairement dans un tableau de bord de gestion de projet .
3. Assurez-vous que les dirigeants comprennent les implications des demandes de changement.
Il n'est pas rare que des demandes supplémentaires soient faites pendant qu'un projet est en cours. Ces demandes peuvent modifier le calendrier des sous-tâches au sein du projet plus vaste, ce qui affecte le calendrier global du projet. Les changements de calendrier peuvent avoir des implications budgétaires que les chefs de projet devront également prendre en compte.
En tant que gestionnaire de projet, il est important de répondre à ces demandes chaque fois que cela est possible. Mais vous devez également communiquer clairement l'impact que ces demandes de changement auront sur le projet. Les dirigeants doivent comprendre que les changements apportés à un projet en cours représenteront un nouveau coût sous une forme ou une autre. Ils doivent donc se préparer aux conséquences de ces décisions.
Assurez-vous que les décideurs de votre entreprise comprennent parfaitement les implications de telles demandes avant d'apporter des changements aux flux de travail de votre équipe.
4. Décomposez les tâches importantes en petites tâches.
La complexité de certains projets peut mettre à mal le processus d'organisation et de réalisation des tâches, surtout lorsque vous êtes le chef de projet chargé de gérer les ressources de la manière la plus efficace. En cas de problème, la complexité de ces projets peut être aggravée, ajoutant à la confusion à laquelle sont confrontés les chefs de projet et leurs équipes respectives.
Il s'agit d'une recommandation simple, mais elle n'en a pas moins de valeur : Si vous avez du mal à gérer les tâches dans le cadre d'un projet plus vaste, vous pourrez peut-être y voir plus clair en décomposant davantage ces tâches. Il est possible que des tâches complexes inhibent votre capacité à évaluer les besoins de votre équipe, et que vous ne saisissiez pas pleinement les exigences de ces tâches.
Une solution de gestion de projet peut vous faciliter la tâche, en vous permettant de gérer les tâches à un niveau granulaire et d'évaluer rapidement les besoins en ressources, les demandes de temps et autres considérations qui ajoutent des complications inutiles à un projet déjà difficile.
5. Surveiller les individus et les équipes le progrès, et soyez prêt à offrir votre soutien.
L'avantage de suivre les progrès de certaines tâches est que vous pouvez être prêt à offrir un soutien supplémentaire là où il est nécessaire. Les plans d'un projet donné se déroulent rarement exactement comme ils ont été conçus, surtout lorsque de nouveaux défis et de nouvelles demandes s'insèrent dans le processus.
Une plus grande visibilité peut faire de vous un leader plus efficace. Il ne s'agit pas de regarder par-dessus l'épaule de vos employés ; au contraire, vous devez surveiller les progrès réalisés afin d'allouer les ressources, le soutien humain et vos propres connaissances en matière de gestion pour faciliter des performances meilleures et plus rapides.
Une certaine tâche au sein d'un projet plus vaste peut devenir trop fastidieuse ou trop longue à gérer manuellement pour les équipes de projet actuelles. Si ces complications concernent la saisie manuelle des données, par exemple, vous pouvez envisager deux options : soit augmenter le nombre de membres de l'équipe affectés à la saisie manuelle, soit intégrer une solution d'automatisation, moyennant un coût supplémentaire, pour accélérer la gestion des données et libérer les travailleurs pour qu'ils se concentrent sur d'autres projets.
Ces décisions offrent rarement une option parfaite, mais c'est là que l'expertise en gestion de projet entre en jeu. Gardez un œil sur les projets à mesure qu'ils progressent, et soyez prêt à vous impliquer lorsque des défis se présentent.
6. Célébrez les petites réalisations sur le chemin des plus grands accomplissements.
Vous pouvez mettre en œuvre le meilleur logiciel de gestion de projet et avoir toute l'expérience du monde pour gérer de grands projets. Mais en fin de compte, la gestion de projet consiste à motiver une équipe à vous donner le meilleur d'elle-même. Il est important de maintenir un moral élevé, surtout lorsque les projets commencent à connaître des difficultés.
Un mauvais leadership peut aggraver ces problèmes en sapant le moral des employés, en accentuant les frustrations et en transformant la participation au projet en une tâche ingrate. L'utilisation de petites bornes kilométriques pour s'arrêter et célébrer les réalisations n'améliore pas seulement l'humeur de votre équipe et vous aide à montrer votre appréciation, mais elle peut aussi produire des différences matérielles dans la réussite de votre projet global.
Lorsque vous parvenez à maintenir la motivation de vos employés et à les encourager à donner le meilleur d'eux-mêmes, vous obtenez des résultats de meilleure qualité et une réalisation plus rapide des projets, tout en minimisant les coûts pour l'entreprise. Prenez le temps de vous arrêter et de sentir les roses de temps en temps - cela aidera votre équipe à se rendre compte des progrès qu'elle fait, ce qui est en soi une forme d'encouragement.
Remettez votre projet sur les rails
Tout chef de projet souhaite superviser des projets et des processus ambitieux et de grande valeur qui, à l'adresse , respectent les délais et le budget. Dans une large mesure, c'est ainsi que les chefs de projet sont évalués dans de nombreuses organisations. Ils sont donc soumis à une pression constante pour s'assurer que les équipes et les tâches restent sur la bonne voie et sont orientées vers des objectifs de projet plus larges.
Mais les problèmes sont inhérents à la gestion de projet. Le bon logiciel aide, et le soutien de la direction fait toujours la différence, mais il s'agit aussi pour d'avoir le bon état d'esprit et d'embrasser ces défis de résolution de problèmes.
Quelles que soient les complications qui surviennent au cours d'un projet, il existe toujours des possibilités de remettre le projet sur les rails et de tirer le meilleur parti de ce à quoi vous êtes confronté.
