"Bonjour, je m'appelle ____ et je suis accro aux e-mails." Pour beaucoup de gens, il ne s'agit pas tant d'une dépendance que d'une réalité quotidienne qui finit par aspirer les heures de nos journées et les semaines de nos années. Au lieu de relier les équipes, des outils comme le courrier électronique rendent plus difficile de rester concentré sur les priorités absolues.
Mais la collaboration entre plusieurs départements, zones géographiques et fuseaux horaires n'est pas simplement un problème américain ou européen - c'est un problème mondial. Vous êtes-vous déjà demandé combien de temps vous perdez avec des outils dépassés, comme le courrier électronique, les feuilles de calcul et le téléphone ? Appleseed Partners, au nom de Planview, a interrogé 200 des chefs de projet de Suède, de Norvège, du Danemark, du Royaume-Uni, d'Allemagne et des Pays-Bas. Ils ont également interrogé 200 personnes basées en Amérique du Nord qui gèrent ou participent à des projets. Citant des problèmes de collaboration, ils ont constaté :
- Les chefs de projet européens gaspillent jusqu'à trois heures par semaine ou 20 jours ouvrables par an.
- Les répondants américains gaspillent plus de 7 heures par semaine et par personne, ce qui représente 350 heures, soit près de 9 semaines par an.
Nous sommes tous d'accord pour dire que l'utilisation de trop d'outils - dans certains cas jusqu'à 4.5 outils pour gérer les projets - crée trop de complexité. Ce qui est encore plus inquiétant, c'est que beaucoup d'équipes - 33% des personnes interrogées - n'utilisent même pas les mêmes outils. En fin de compte, des outils déconnectés signifient des équipes déconnectées et frustrées.
Un point sur lequel les chefs de projet européens et nord-américains sont d'accord : il y a un grand besoin d'une solution en ligne tout-en-un.
Une solution parfaite, disent-ils, comprendrait ces quatre incontournables pour une meilleure collaboration sur les projets :
- Partage de documents avec contrôle de version et itération pour garder la trace des actions (46 pour cent)
- Planification de projets, établissement de calendriers, établissement de graphiques et suivi des étapes (ex. diagrammes de Gantt et tableaux Kanban) pour garder les gens connectés (44 pour cent)
- Visualisation de la charge de travail par équipe de projet ou par individu pour identifier les membres de l'équipe surengagés (44 pour cent)
- Un tableau de bord pour suivre plusieurs projets afin d'accéder facilement aux informations mises à jour (42 pour cent)
Il est clair que les deux continents veulent s'éloigner du chaos et s'orienter vers la réalisation de projets dans le respect des délais, du budget et de la qualité. Au lieu de provoquer du stress et de gaspiller du temps et des salaires sur des pratiques de collaboration inefficaces, ils préfèrent améliorer le moral et gagner en transparence. Pour une plongée plus profonde dans les exigences de collaboration de projet, lisez le blog de Jason Morio sur Projectlab intitulé : Quatre exigences de solution de collaboration de projet .
