"Hej, jag heter ____ och jag är beroende av e-post." För många människor är detta inte så mycket ett beroende som en vardaglig verklighet som tar timmar av våra dagar och veckor av våra år. Istället för att koppla samman team gör verktyg som e-post det svårare att fokusera på de viktigaste prioriteringarna.
Men samarbete mellan olika avdelningar, geografiska områden och tidszoner är inte bara ett amerikanskt eller europeiskt problem - det är ett globalt problem. Har du någonsin undrat hur mycket tid du slösar bort med föråldrade verktyg som e-post, kalkylblad och telefon? Appleseed Partners undersökte på uppdrag av Planview 200 projektledare från Sverige, Norge, Danmark, Storbritannien, Tyskland och Nederländerna. De undersökte också 200 personer i Nordamerika som leder eller deltar i projekt. De hänvisade till samarbetsproblem och konstaterade följande:
- Europeiska projektledare slösar bort upp till tre timmar i veckan eller 20 arbetsdagar per år.
- De amerikanska respondenterna slösar mer än 7 timmar per vecka och person, vilket ger 350 timmar eller nästan 9 veckor per år.
Vi kan alla hålla med om att det är för komplicerat att använda för många verktyg - i vissa fall så många som 4.5 verktyg för att hantera projekt - och att det skapar för mycket komplexitet. Ännu mer oroande är att många team - 33 % av de tillfrågade - inte ens använder samma verktyg. Slutsatsen är att okopplade verktyg leder till okopplade och frustrerade team.
Det finns en sak som både europeiska och nordamerikanska projektledare kan enas om - det finns ett stort behov av en allt-i-ett-lösning online.
De menar att en perfekt lösning skulle innehålla de här fyra nödvändigheterna för bättre projektsamarbete:
- Delning av dokument med versionskontroll och iteration för att hålla reda på åtgärder (46 procent)
- Projektplanering, schemaläggning, kartläggning och spårning av milstolpar (t.ex. Gantt-diagram och Kanban-tavlor) för att hålla människor i kontakt med varandra (44 procent).
- Visualisering av arbetsbelastningen för projektgruppen eller enskilda personer för att identifiera överbelastade gruppmedlemmar (44 procent)
- En instrumentpanel för att spåra flera projekt och enkelt få tillgång till uppdaterad information (42 procent)
Det är uppenbart att båda kontinenterna vill gå ifrån kaos till att slutföra projekt i tid, inom budget och med hög kvalitet. Istället för att orsaka stress och slösa tid och lön på ineffektiva samarbetsmetoder vill de hellre öka moralen och öka insynen. För en djupare inblick i kraven på projektsamarbete, läs Jason Morios blogg på Projectlab med titeln: Four Project Collaboration Solution Requirements .
