L'ère de la transformation numérique impose aux organisations d'aller plus vite et de s'adapter plus rapidement à l'évolution du marché et des demandes des clients. Cependant, les silos organisationnels qui découragent la collaboration efficace aux projets et empêchent l'entreprise de rester agile et réactive ralentissent le rythme.
Les silos organisationnels apparaissent lorsque des employés ou des départements entiers ne veulent pas ou n'ont pas les moyens de partager des informations ou des connaissances avec d'autres personnes de la même entreprise. Peut-être les dirigeants sont-ils plus à l'aise pour confier certains projets à un groupe restreint d'experts en la matière plutôt que de collaborer à l'échelle de l'entreprise. Pourtant, cet état d'esprit peut présenter plusieurs défis, tels que :
- Il diminue l'efficacité opérationnelle.
- Il arrête le flux d'informations critiques.
- Elle engendre souvent une concurrence malsaine.
- Il sape le moral et peut déclencher l'insatisfaction des employés vis-à-vis de leur travail.
La baisse d'efficacité est coûteuse, mais le désengagement des employés l'est tout autant : Selon un récent sondage Gallup, 67 % des employés connaissent des niveaux variables de désengagement, ce qui coûte à l'économie américaine jusqu'à 600 milliards de dollars par an en perte de productivité.
Quels sont donc les meilleurs moyens de faire tomber les barrières telles que le désengagement, la mauvaise communication et le manque de transparence ? Comment les équipes peuvent-elles mieux travailler ensemble pour mettre un produit ou un service plus rapidement sur le marché ? Voici cinq conseils pour démanteler les silos et créer un environnement qui encourage une collaboration efficace et efficiente sur les projets.
- Constituez des équipes interfonctionnelles. Aller de l'avant avec les stratégies et les objectifs de votre département sans tenir compte des autres départements dont l'adhésion est vitale pourrait ralentir ou même faire dérailler votre projet. Au lieu de cela, attaquez le projet en réunissant des équipes interfonctionnelles avec les parties prenantes concernées. Une équipe interfonctionnelle est composée de personnes possédant des compétences et une expertise différentes, issues de divers départements et niveaux, qui se réunissent pour atteindre un objectif commun.
Prenons l'exemple d'un projet visant à renforcer les protocoles de cybersécurité d'un hôpital. Dans de nombreux hôpitaux, ces responsabilités incombent au responsable de la conformité et au directeur informatique, car ce sont eux qui disposent de l'expertise nécessaire pour renforcer la sécurité des données, gérer les procédures de confidentialité et tenir les pirates à distance. Mais ils travaillent souvent en silos, ce qui peut rendre leurs efforts désordonnés et inefficaces contre les cyberattaques organisées et persistantes. Une équipe interfonctionnelle composée d'experts en conformité et en informatique pourrait mettre leurs connaissances en commun et élaborer ensemble un nouveau plan de cybersécurité beaucoup plus rapidement que si elle faisait cavalier seul.
- Mettez en place de meilleurs canaux de communication. L'étude Slack Future of Work , menée par Kelton Global auprès de plus de 1,400 travailleurs du savoir à travers les États-Unis, a révélé que près d'un travailleur sur quatre (24%) se dit insatisfait de la communication au travail, notamment de la manière dont les informations sont partagées. Les personnes interrogées ont déclaré que la communication pourrait être améliorée grâce à de meilleurs outils de communication et à un travail plus collaboratif. Les données suggèrent également que les anciens outils de communication tels que l'e-mail ne sont pas assez satisfaisants pour les besoins de communication modernes - une conviction partagée par les baby-boomers et les milléniaux.
- Consolider les outils et minimiser la complexité. La solution aux modes de communication dépassés n'est pas de jeter tous les nouveaux outils possibles sur un projet et d'espérer que quelque chose s'accroche. Lorsque vous travaillez avec des équipes interfonctionnelles, en particulier lorsqu'elles sont géographiquement dispersées, il est important de réduire les complications autant que possible. Une façon de réduire le chaos et d'améliorer l'efficacité ? Envisagez de troquer votre multitude d'outils disparates pour une solution logicielle de collaboration ciblée sur la gestion du travail et la rationalisation des processus de travail en équipe.
- Permettre une culture plus ouverte et transparente. L'étude Slack Future of Work a révélé que 80% des travailleurs souhaitent en savoir plus sur la façon dont les décisions sont prises dans leur organisation, et 87% veulent que leur entreprise soit transparente. L'étude réalisée pour Slack montre que "les travailleurs d'aujourd'hui préfèrent les employeurs qui les considèrent comme des employeurs de confiance." De leur côté, les employeurs avisés "soutiennent la transparence parce qu'elle aide les gens à avancer rapidement et à se sentir engagés ; à fonctionner en harmonie et à avoir l'autonomie nécessaire pour prendre des décisions".
En ce qui concerne la transparence d'un projet de travail, pensez à utiliser un outil de gestion visuelle de projet qui permet à tous les membres de l'équipe de voir facilement le travail avant, pendant et après son apparition dans un flux de travail. Lorsque les membres de l'équipe peuvent visualiser le projet par étapes, ils seront mieux à même de hiérarchiser et de coordonner les tâches, accélérant ainsi la productivité globale.
- Maximisez l'interaction et la collaboration. Dans un article publié sur pour Inc. le consultant en leadership Brad Gleeson recommande de promouvoir une meilleure interaction interdépartementale à l'aide d'idées pratiques telles que la "réduction des réunions longues et fréquentes inutiles, la construction de petites salles de réunion accessibles, la mise en place d'un système de formation interdépartementale et l'encouragement d'un retour constructif des départements extérieurs".
L'architecture en espace ouvert peut également favoriser un meilleur retour d'information entre les départements. "Les bureaux suisses de Novartis AG à Bâle, par exemple, ont été conçus pour la collaboration avec des espaces de travail communs, des canapés, un éclairage doux et des machines à cappuccino pour encourager les gens à parler, à partager des idées et à établir des relations", écrit Adrienne Fox dans un article publié sur pour la Society for Human Resource Management. Même quelque chose de simple comme donner aux employés des ordinateurs portables et installer le sans fil dans les espaces ouverts encouragera les membres de l'équipe à sortir de leur bureau, à interagir les uns avec les autres et à réduire les obstacles à la réussite de la collaboration au projet.
Avantages de la suppression des silos
Il peut être difficile d'instaurer un état d'esprit de suppression des silos au début, mais les recherches montrent que les équipes interfonctionnelles faisant preuve d'une plus grande transparence et utilisant des outils de collaboration de projet rationalisés peuvent apporter des avantages tangibles et durables à leur organisation.
Bien que les relations verticales - les personnes que vous supervisez et celles qui vous supervisent - soient souvent prioritaires dans une organisation, les relations les plus vitales pour créer de la valeur pour les clients nécessitent une collaboration horizontale, selon Tiziana Casciaro , Amy C. Edmondson et Sujin Jang dans un article pour le site Harvard Business Review . "Les employés qui peuvent sortir de leur silo pour trouver des collègues aux compétences complémentaires apprennent davantage, vendent plus et acquièrent des compétences plus rapidement", écrivent-ils. Heidi Gardner de Harvard ajoute que les entreprises qui collaborent davantage entre elles "réalisent des marges plus élevées, inspirent une plus grande loyauté à leurs clients et obtiennent un avantage concurrentiel".
Construire un environnement de travail collaboratif qui ne soit pas enlisé dans des silos d'inefficacité et de complaisance n'est pas facile, mais les avantages dépassent de loin les défis du changement. Pour plus de conseils et d'outils pour stimuler votre collaboration sur les projets, consultez l'eBook "Get Work Done Faster : 6 Steps to Accelerate Project Planning and Delivery".
![Un plan de gestion du travail collaboratif mondial [Vidéo] (en anglais)](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
