Le plus grand dilemme de tous les temps est bien vivant. Non, pas si la poule ou l'oeuf sont venus en premier. La question est la suivante : "Dois-je d'abord mettre en place un processus solide ou acheter un outil pour m'aider à gérer le processus ?" Sans processus, il n'y a rien qu'une solution puisse soutenir, mais sans la solution, il n'y a rien pour diriger et enregistrer le processus. Chacune d'entre elles présente des avantages et des inconvénients, mais examinons de plus près laquelle est la gagnante incontestée.
Le processus :
Il est courant pour les PMO de réévaluer leurs processus et solutions de temps à autre. Habituellement, cela se produit lorsqu'un PMO existe depuis un certain temps, mais que des changements surviennent. Parfois, il s'agit d'un nouveau cadre qui veut secouer les choses, parfois il s'agit de réaliser que tous les membres originaux du PMO sont partis et que personne ne sait vraiment pourquoi ils font les choses comme ils le font. C'est à ce moment-là qu'ils se demandent si le processus ou la solution doit d'abord retenir leur attention.
D'un autre côté, les BGP qui viennent de se former commencent à regarder la façon dont les choses se font aujourd'hui et comment ils aimeraient que ce soit. Que faudra-t-il faire pour atteindre l'état idéal ? Beaucoup pensent qu'un processus plus strict permettra de remettre l'équipe en forme. Ce n'est pas toujours le cas. La plupart du temps, il suffit de le définir clairement et de le documenter.
Un bon point de départ consiste à documenter à la fois la façon dont on procède aujourd'hui et l'état souhaité. Une fois qu'il est sur papier, discutez avec l'équipe pour vous assurer que tout le monde est d'accord. Tout le monde ne fait peut-être pas les choses de la même manière. Certaines personnes peuvent apporter des idées sur la façon de rendre le système plus efficace, alors gardez-le plus comme une session de brainstorming, moins comme un jugement ou une remarque si c'est bien ou mal fait. L'objectif est de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde, de se mettre d'accord sur l'état souhaité et de trouver un moyen d'y parvenir avec le moins d'impact possible sur l'équipe.
La solution :
Les solutions de gestion de portefeuille de projets (PPM) sont un moyen fantastique de conserver tout le travail en un seul endroit et d'en rendre compte facilement. Souvent, le premier "gain rapide" consiste simplement à tout rassembler en un seul endroit. Lorsque vous venez de feuilles de calcul et de documents, il est difficile d'avoir un bon aperçu de ce sur quoi votre équipe travaille exactement, du temps qu'elle y consacre et (surtout) du moment où vous pouvez lui donner plus de travail. Lorsque l'admission est séparée des projets, et que ces deux éléments sont séparés de la capacité des ressources, il est très difficile de tout rassembler en un seul endroit à des fins de rapport. Non seulement cela prend beaucoup (ok, trop !) de votre temps, mais c'est encombrant pour votre équipe de devoir vous envoyer manuellement des informations chaque semaine ou chaque mois.
Enfin, un dernier endroit où les BGP commencent généralement avec une solution PPM est le suivi du temps. Cela devient un gain rapide car vous obtenez instantanément les estimations par rapport aux chiffres réels dans tous vos rapports. À partir de là, les analyses que vous pouvez faire sont infinies. Il est utile de voir à quel point leurs estimations étaient proches et de s'en servir pour créer un modèle afin que d'autres n'aient pas à faire les mêmes suppositions et que l'estimation soit améliorée la prochaine fois.
La conclusion :
Ce qu'il faut retenir, c'est que la solution n'est pas un remplacement de processus, et malheureusement, elle ne créera pas le processus pour vous. Une bonne solution PPM ne forcera pas l'utilisateur à gérer les projets d'une manière ou d'une autre, mais sera configurée pour correspondre au processus en place (ou au processus souhaité). Ne tombez pas dans le piège qui consiste à croire qu'un outil vous évitera d'avoir à définir vos processus !
L'un ou l'autre est-il vraiment préférable pour commencer ? J'ai vu les deux façons de procéder, et cela fonctionne mieux si vous commencez par chercher des solutions. Bien que vous n'ayez peut-être pas complètement défini vos processus, vous avez très probablement une bonne idée de l'endroit où vous voulez être, même si vous êtes encore en train de chercher comment y parvenir. L'examen des solutions PPM vous donnera une idée de ce qui est disponible et du niveau de détail dont vous avez besoin. Vous serez peut-être agréablement surpris de ce qu'ils peuvent vous offrir.
La seule constante est le changement, alors assurez-vous d'en choisir une qui pourra croître et évoluer au fur et à mesure que vous utiliserez la solution pour gagner en maturité en matière de gestion de projet. En tant que chef de projet depuis 9+ ans, j'ai utilisé un grand nombre de solutions PPM existantes. Jetez un coup d'œil à la bibliothèque de démonstration Innotas pour voir si elle vous aide à développer votre processus existant ou vous donne le coup de pouce pour en créer un.
