Les organisations d'aujourd'hui sont mises au défi de stimuler l'innovation et la transformation comme jamais auparavant. Les PMO et les organisations informatiques avisés réalisent qu'ils doivent aller au-delà de la simple réalisation de projets dans les délais et le budget impartis. Ils doivent créer et conduire ces initiatives d'innovation et de transformation numérique - ou du moins les mettre en œuvre - conformément aux objectifs commerciaux.
Yet, according to a 2017 Planview survey of more than 220 professionals involved in project and portfolio management functions (including project managers, program managers, the PMO, IT management, and the CIO):
- 73% des organisations déclarent qu'elles n'ont pas assez de ressources pour répondre à la demande entrante ;
- 55% des organisations déclarent que leurs projets et leurs ressources ne sont pas bien alignés sur les objectifs commerciaux ;
- Moins de 30% des BGP considèrent que leur objectif principal est de créer de la valeur commerciale ; et
- 49% ont vu un projet échouer au cours des 12 derniers mois.
Ces défis - et les huit tendances qui les exacerbent - sont la raison pour laquelle les organisations se tournent de plus en plus vers les logiciels de gestion de portefeuille et de ressources, qui permettent aux entreprises de :
Optimiser l'utilisation des ressources grâce à la planification des capacités : Lorsque le changement arrive, être capable de concentrer les bonnes ressources sur les plus hautes priorités est la clé pour concrétiser la stratégie. L'étude de Planview 2016 State of Resource Management and Capacity Planning Benchmark Study a révélé que les entreprises ayant une plus grande maturité en matière de planification de la capacité des ressources sont mieux à même de gérer les ressources partagées, d'augmenter l'utilisation des ressources et d'améliorer la hiérarchisation des priorités.
Offrir une valeur commerciale : Portfolio and Resource Management permet aux organisations de comprendre le "pourquoi" derrière les demandes de projets, de suivre les indicateurs clés de performance de l'entreprise et de s'assurer que leurs ressources sont concentrées sur la livraison de ce qui est le plus important.
Voici quatre exemples de la façon dont les organisations surmontent leurs défis spécifiques en matière de gestion de portefeuille et de ressources et obtiennent des résultats commerciaux.
Un détaillant mondial économise $4.6 Millions de dollars en optimisant les projets et les ressources
Avec 17,000 points de distribution et une présence dans 40 pays, ce détaillant de vêtements a fait de la refonte de sa gestion des projets et des ressources informatiques une priorité stratégique et opérationnelle pour permettre une croissance continue. Elle a identifié cinq défis à résoudre :
- Minimal Project Tracking and Governance: IT had
multiple project lists maintained separately by the varying business units with no governance in how to select or create projects. There was no tracking of project costs or resource requirements. - Priorité des projets: Les gestionnaires n'avaient aucun moyen d'identifier les projets qui avaient le plus de valeur.
- Suivi des travaux d'immobilisations: La main-d'œuvre informatique était dépensée sur des projets de logiciels qui se dépréciaient sur plusieurs années. Il y avait un décalage des coûts du projet, et les auditeurs étaient préoccupés par des dépenses annuelles inappropriées.
- Comparer le temps entre les groupes de travail: Chaque groupe de travail avait un ensemble différent d'"activités de gestion de l'entreprise", créant plus de 100 types d'activités différents. Il n'y avait aucun moyen de déterminer comment le personnel informatique passait réellement son temps.
- Exigences futures: Plusieurs groupes ont été impliqués dans presque tous les projets avec une coordination minimale entre les projets. Il était impossible de prévoir les problèmes de capacité des ressources, ce qui créait constamment des problèmes de conflits de ressources imprévus.
L'entreprise relève ces défis et soutient la croissance de l'entreprise grâce à sa solution Planview. Ils ont amélioré la priorisation du travail et des ressources avec une vue de six à12 mois des activités de planification des ressources. Ils ont également fait évoluer les processus de gestion du cycle de vie et de gestion de projet pour améliorer la réalisation des projets. En alignant les ressources sur les projets de plus grande valeur, l'organisation a réalisé plus de $2 millions d'économies en capital et $2.6 millions d'économies en dépenses.
"Nous avons enfin une idée de la capacité et de la demande de nos ressources", a déclaré le directeur principal du PMO. "Nous pouvons maintenant dire avec confiance sur quoi nos ressources travaillent et quand nous devons commencer à compléter avec des ressources supplémentaires pour maintenir les projets dans les délais. Les 6-12 mois suivants, nous avons toujours un bon niveau de précision et nous ne nous démenons plus pour trouver des entrepreneurs. Au lieu de cela, nous pouvons examiner de manière proactive notre pool d'entrepreneurs, établir ces relations et mieux déterminer l'ensemble des compétences dont nous avons besoin."
Un assureur mondial gagne en visibilité et en gouvernance à l'échelle de l'entreprise
Pour l'un des plus grands fournisseurs d'assurance au monde, la gestion des projets informatiques était une entreprise de grande envergure. Avec plusieurs bureaux de gestion de projet et 600 chefs de projet, la division informatique mondiale devait tenir compte des barrières linguistiques ainsi que des différences de fuseau horaire, de devise et de maturité des processus entre les unités commerciales. Un audit de chaque outil de gestion de projet, de gestion des ressources, de gestion de la demande et de suivi du temps utilisé a confirmé la complexité d'un trop grand nombre de systèmes disparates à gérer.
Sans cohérence et sans langage ou définitions communes, l'organisation a décidé de se consolider sur une solution Planview de gestion de portefeuille et de ressources. Désormais, avec un seul système, ils disposent d'une visibilité et d'une transparence à l'échelle de l'entreprise pour soutenir les décisions relatives aux dépenses, à l'alignement stratégique et à la gestion des projets et des ressources. Depuis le déploiement, l'entreprise a :
- Surmonter la complexité de sa taille, de son échelle et de ses niveaux de maturité
- Mise en œuvre réussie d'un modèle de services partagés pour aligner toutes les unités commerciales sur les normes mondiales
- Atteint un taux d'adoption par les utilisateurs de 90%.
"Nous simplifions nos processus commerciaux et permettons à chaque unité commerciale de configurer son utilisation du logiciel Planview et ses propres rapports, tout en veillant à ce que tout le monde parle le même langage", a déclaré le responsable du Global Program Office.
Une grande université américaine consolide ses projets de TI 95%.
Le département informatique d'une grande université américaine gérait plus de 1,700 projets. Elle avait besoin d'une approche systématique de la hiérarchisation des initiatives informatiques, d'une approche centralisée de la gestion des projets et des ressources, et de la possibilité d'obtenir une visibilité sur les projets et les finances en cours - le tout pour une meilleure gouvernance informatique.
L'université utilise sa solution Planview pour aligner les dépenses informatiques sur la mission de l'organisation afin d'accroître la responsabilité et d'optimiser la gestion des fonds, ainsi que pour consolider les projets informatiques. En utilisant le processus de priorisation pour identifier les redondances et rationaliser les efforts, le service informatique a réduit le volume des projets gérés de 95 pour cent, passant de 1,700 à seulement 76.
"La méthodologie de gestion de projet nous a donné un modèle de gouvernance informatique amélioré avec la mise en œuvre d'un système d'information centralisé du portefeuille de projets qui fournit des informations en temps réel aux parties prenantes", a déclaré le directeur adjoint du Bureau de l'informatique. "Ces données favorisent la visibilité et permettent à nos dirigeants de rendre des comptes et de prendre des décisions intégrées en connaissance de cause. Les équipes de gestion de portefeuille ont des accords de fonctionnement d'équipe clairs. Ces équipes ont élaboré des objectifs stratégiques et des valeurs, et discutent régulièrement des initiatives informatiques, hiérarchisent les projets, classent les investissements et prennent des décisions éclairées intégrées."
Le gouvernement du comté améliore sa productivité grâce à la gestion de portefeuille
Le département des technologies des systèmes d'information (IST) d'un comté de l'État américain disposait d'un budget informatique de $11 millions et de $8 à $9 millions de projets actifs, mais ne disposait pas d'un système approprié et efficace pour déterminer comment chaque dollar informatique était dépensé et le retour sur investissement. Bien que des processus définis soient en place, le département IST n'avait pas la visibilité nécessaire pour prendre des engagements et accepter de nouveaux projets.
Après avoir essayé de tout gérer via des feuilles de calcul et tenté de construire son propre système de gestion de portefeuille, le comté a choisi de déployer une solution de gestion de portefeuille et de ressources Planview. Cela a permis à l'équipe IST du comté de Chesterfield de documenter le statut de chaque projet, tout en favorisant la normalisation de la gestion de projet. Ils ont désormais une visibilité et une transparence totales sur l'ensemble du portefeuille de projets, ce qui leur permet de :
- Éliminez trois bases de données, dix ans de feuilles de calcul et de documents Word, et divers autres systèmes qui étaient censés assurer le suivi des informations mais qui étaient en fait une entrave ;
- Augmenter la productivité, surtout au niveau de la direction, en raison de la possibilité de suivre tous les aspects de chaque projet rapidement et facilement à l'aide de rapports et de tableaux de bord ; et
- Économiser un montant estimé à 100,000 $ par an grâce à de meilleures décisions pour optimiser leur portefeuille de projets et gagner en efficacité dans toute l'organisation informatique.
La solution Planview pour la gestion des portefeuilles et des ressources
Ces études de cas montrent comment les solutions Planview permettent aux organisations de toutes tailles et de toutes maturités d'intégrer la stratégie, la planification et la livraison pour atteindre leurs objectifs commerciaux, même en plein changement et avec des ressources humaines et financières limitées. Grâce aux solutions Planview, les entreprises optimisent leurs portefeuilles, équilibrent la capacité par rapport à la demande, hiérarchisent et exécutent les projets, et gèrent les finances sous-jacentes. Les parties prenantes peuvent visualiser les performances du portefeuille par rapport aux plans et prendre des décisions qui garantissent que les ressources livrent les projets de la plus haute valeur.
Les solutions Planview pour la gestion des portefeuilles et des ressources s'adressent aux PMO des petites et grandes entreprises, dans tous les secteurs. Les lignes de produits qui soutiennent ces solutions comprennent Planview Enterprise pour la gestion de bout en bout du portefeuille et des ressources, Innotas gestion du portefeuille de projets pour les organisations en phase de maturation et Projectplace pour la gestion du travail collaboratif . Pour plus d'informations, visitez le site https://www.planview.com/it-ppm-project-portfolio-management/.
