Dans la première partie de cette série , nous avons expliqué comment la planification des ressources est la clé du succès de tout projet à long terme. Sans une planification adéquate, il n'y a aucun moyen de planifier efficacement les ressources et de programmer en conséquence tout en pouvant s'appuyer sur ces données pour poursuivre les flux de travail.
Nous avons poursuivi la discussion sur une gestion réussie des ressources dans la deuxième partie en parlant de la gouvernance et de l'adaptation au changement, comme principes fondamentaux d'une exécution réussie des ressources.
La dernière étape de notre exploration de la gestion efficace des ressources est le suivi et la mesure. Et comme nous le savons tous, vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne pouvez pas mesurer, donc la mise en place du portefeuille pour faciliter le suivi vous donne la possibilité de mesurer votre efficacité. Si la mesure et le suivi semblent évidents, de nombreuses organisations n'y parviennent pas. On pense souvent à tort que le suivi et la mesure conduisent à la microgestion. Bien que cela puisse arriver, les avantages l'emportent sur le coût des réactions internes. Voici trois raisons essentielles pour lesquelles :
Gardez les ressources sur la bonne voie
Le suivi des ressources en temps réel vous donne la visibilité nécessaire pour savoir où elles en sont et où elles se dirigent. Si les projets commencent à dérailler ou à stagner, vous le saurez immédiatement et vous pourrez prendre les mesures nécessaires pour rectifier le tir. Sans visibilité sur l'emploi du temps de vos ressources, il n'y a aucun moyen d'identifier les raisons pour lesquelles les projets manquent la cible et la discussion pour les remettre sur la bonne voie est retardée ou a lieu lorsqu'il est trop tard. Vous finissez par poursuivre votre parcours parce que l'organisation a engagé des coûts importants dans l'initiative et qu'il est plus facile de terminer le projet - même si vous savez que cela ne mènera pas à un impact commercial positif.
Réaliser le retour sur investissement
Vous ne pouvez rendre compte de votre impact à l'organisation que si vous pouvez facilement rendre compte des activités et des résultats à vos parties prenantes. Il est donc essentiel de mesurer les paramètres appropriés. Alors que la plupart des chefs de projet savent qu'il existe de nombreuses autres mesures qui comptent pour assurer la réussite des projets et de l'ensemble du portefeuille, pour parler en termes que l'entreprise comprendra, il faut le faire en termes de ROI. Que vous justifiiez la nécessité d'investir plus de budget ou de ressources dans un projet, ou que vous plaidiez pour NE PAS investir dans un projet, le retour sur investissement est la seule mesure qui ne peut être contestée. Toutefois, pour mesurer avec succès le retour sur investissement, vous devez disposer d'une mesure précise à la fois du bénéfice (valeur, revenu, score) et du coût de l'investissement. Cela signifie qu'il faut suivre l'effort et les dépenses réels par rapport au budget prévu du projet. Cela peut sembler trivial, mais nécessite de définir dès le départ les attentes sur la raison et la manière dont l'organisation capturera les données réelles. Bien que cela puisse nécessiter un changement culturel, la valeur de cet effort donnera des résultats positifs.
Prévisions d'avenir
Nous aimons tous vivre dans le présent, surtout lorsqu'il s'agit de projets et de ressources. Nous sommes conçus pour faire passer l'exécution avant la planification future. L'une des occasions manquées est l'exploitation des données existantes sur les projets et les temps de ressources pour prévoir la prochaine fois. Disposer de données réelles est inestimable pour la planification de portefeuilles, la création de plans d'embauche et la justification de vos décisions. De nombreux projets comportent un certain degré d'ambiguïté, mais la majorité d'entre eux présenteront des modèles répétables qui peuvent être identifiés et optimisés à chaque itération. Avec des données en temps réel sur le temps des ressources et le coût réel des projets, la prévision des investissements futurs devient meilleure. Cette prévision précise entraîne une confiance et une prévisibilité accrues - ce qui est toujours une bonne chose dans la gestion de projet.
La gestion des ressources est difficile ; c'est le plus grand défi des organisations et c'est généralement le domaine qui offre le plus de possibilités d'amélioration et de gain. Elle ne sera peut-être jamais parfaite, mais peut toujours être meilleure, et le fait d'avoir le bon plan d'action et les bons outils en place peut avoir un grand impact sur l'organisation dans son ensemble. Gardez donc à l'esprit chaque étape du cycle de vie de la gestion des ressources, de la planification à l'exécution et au changement, en passant par le suivi et la mesure, afin d'obtenir une compréhension globale de la situation de votre organisation et des ajustements nécessaires. Nous avons tous entendu le dicton "commencez par la fin" ; dans le cas de la gestion des ressources, votre objectif final, associé aux ajustements en cours de route, aura le plus grand impact commercial pour votre organisation.
Pour un examen plus approfondi de la gestion du cycle de vie des ressources, jetez un coup d'œil à notre livre blanc Your Resources Are Falling Through The Cracks : Une approche plus intelligente de la prévision, de la gestion et de la responsabilité des ressources .
