L'année 2020 entrera dans l'histoire pour de nombreuses raisons, mais l'un des changements les plus durables sera probablement la transformation rapide que tant d'entreprises ont opérée pour s'appuyer sur des équipes à distance. Alors que certaines industries et entreprises étaient déjà prêtes pour cette transition, d'autres se sont attaquées de front aux défis que représente le fait de productivité de l'équipe à distance.
Chez Planview, nous sommes de grands partisans du travail à distance. Trente-trois pour cent de notre équipe est à distance ces dernières années, et tous nos produits sont conçus pour maximiser la productivité des équipes à distance. Voici quelques-unes des considér considér considérations uniques auxquelles doivent faire face les équipes à distance que nous avons vécus et observés chez nos clients, avec des stratégies et des conseils pour les surmonter.
Motiver les équipes à distance
L'un des stéréotypes les moins utiles concernant le travail à distance est que les travailleurs à distance sont moins productifs que leurs homologues en entreprise. En réalité, c'est souvent le contraire qui est vrai : j'ai personnellement constaté que les travailleurs à distance sont plus susceptibles de travailler de longues heures et de surcompenser le fait qu'ils ne sont pas aussi visibles qu'ils pourraient l'être dans un bureau.
Il est donc d'autant plus important de s'assurer que les membres des équipes à distance s'épanouissent dans le travail qu'ils accomplissent : Qu'ils comprennent comment leur travail s'intègre dans le tableau d'ensemble, et qu'ils soient reconnus pour leurs efforts.
En d'autres termes, maintenir la motivation des équipes à distance a souvent moins à voir avec le fait de s'assurer que les travailleurs à distance travaillent, et plus à voir avec le fait qu'ils comprennent la valeur de leur travail et de leurs contributions. 
Dans son livre, Drive, unL'auteur et chercheur Dan Pink explique que les gens sont plus motivés et donnent le meilleur d'eux-mêmes lorsque leur travail leur permet de faire l'expérience de l'autonomie, de la maîtrise et de la finalité. Autonomie est notre désir d'être autodirigé. Maîtrise est notre désir d'améliorer nos compétences. Objectif est notre désir de faire des choses qui ont un sens.
Bien qu'il puisse sembler que les travailleurs à distance disposent intrinsèquement de plus d'autonomie dans leur travail, ce n'est pas forcément le cas. Il est bien trop facile pour les dirigeants d'assigner des tâches aux travailleurs à distance sans grande discussion, leur donnant ainsi l'impression que leur rôle consiste simplement à accomplir des tâches.
Nous pouvons également avoir tendance à trop nous fier à nos hypothèses sur les compétences que les gens peuvent ou non avoir, ou sur les types de travail qu'ils peuvent ou non faire, manquant ainsi des occasions d'encourager maîtrise ou communiquer un sentiment de objectif.
En tant que dirigeants, il nous incombe de veiller à ce que les travailleurs à distance soient inclus dans les conversations sur le travail à effectuer, la manière dont il doit être effectué, et de toujours discuter de la pourquoi derrière le travail de l'équipe. En prenant soin de comprendre comment les gens sont motivés, on s'assure que productivité de l'équipe à distance ne souffre pas d'un manque de motivation.
Garder les équipes alignées
Le plus grand défi de la gestion d'équipes réparties à l'échelle nationale ou mondiale est peut-être de maintenir l'alignement de ces équipes, non seulement sur le travail quotidien, mais aussi sur la stratégie globale.
Les équipes co-localisées ont des dizaines de points de contact tout au long de la journée pour s'assurer qu'elles sont sur la même page, qu'elles vont dans la même direction, qu'elles se concentrent sur les mêmes objectifs et qu'elles suivent les mêmes processus. Les équipes distribuées doivent faire des efforts intentionnels pour recréer ce niveau d'alignement - mais ce n'est pas impossible.
Les équipes à distance les plus performantes s'efforcent de maintenir l'alignement en s'appuyant fortement sur des outils qui servent de "source de vérité". Outils Kanban d'entreprise sont exceptionnellement utiles à cet égard, en créant un espace partagé pour les équipes, la direction et les parties prenantes internes pour visualiser, suivre et gérer le travail afin de garantir l'alignement avec la stratégie organisationnelle.
Outils Kanban qui permettent aux équipes de visualiser les relations hiérarchiques sont particulièrement utiles, car elles aident tout le monde à comprendre comment le travail est relié : Les dirigeants peuvent voir comment les tâches se rattachent aux objectifs stratégiques, et les individus peuvent voir comment leur travail contribue à l'ensemble.
Successful remote teams also rely heavily on documentation and transparency to ensure that they’re on the same page when it comes to processes, policies, and the work itself. Work management tools that would support this might include:
- Des aperçus centralisés qui donnent une vue de haut niveau du travail, de l'avancement et de la capacité, permettant aux membres de l'équipe de rester synchronisés.
- Des dépôts de documents à version contrôlée pour garantir que les membres de l'équipe collaborent toujours sur le ou les documents les plus récents.
- Des canaux de communication pour rester connecté de manière proactive dans le contexte du travail de l'équipe
En outre, les équipes à distance les plus performantes organisent fréquemment des réunions (par exemple, des réunions quotidiennes) afin d'offrir un espace où toute mauvaise communication peut être aérée et arbitrée. La combinaison du suivi et de la gestion du travail dans un espace partagé, de la communication contextuelle et de l'utilisation intensive de la documentation favorise la productivité des équipes à distance en maintenant les membres de l'équipe alignés et productifs.
Créer des systèmes de responsabilité
Lorsque nous parlons du travail à distance, le sujet de la responsabilité revient souvent : Comment savoir si les gens font ce qu'ils disent qu'ils font ? L'utilisation d'une technologie spécialement conçue pour le suivi et la gestion du travail, comme nous l'avons évoqué, permet généralement d'atténuer ce type de préoccupations.
Cependant, le revers de la médaille est tout aussi important : S'assurer que les travailleurs à distance maintiennent des limites saines, afin de ne pas les perdre par épuisement professionnel. Tout comme la communication proactive et intentionnelle peut aider les équipes à assurer l'alignement, elle peut également contribuer à créer des systèmes de responsabilité. Une partie de cette situation est culturelle, mais les bons outils peuvent certainement aider :
- Utiliser des calendriers en ligne pour fixer des "heures de travail" afin que les travailleurs à distance ne se sentent pas obligés d'assister à des réunions à toute heure de la journée.
- Encourager les membres de l'équipe à collaborer dans une source unique de vérité, dans le contexte de leur travail.
- Attribuer des échéances aux tâches limitées dans le temps (et visualiser toutes vos tâches sur un tableau Kanban) afin de fixer des attentes quant au moment où le travail sera livré.
- Tenir périodiquement des réunions pour discuter spécifiquement des habitudes de communication de l'équipe et résoudre les frustrations éventuelles.
- Respecter l'équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, ou mieux encore, l'intégration de la vie professionnelle et de la vie privée, afin de garder l'esprit ouvert et d'offrir une certaine souplesse dans l'exécution du travail.
- Encourager les membres de l'équipe à communiquer de manière proactive les congés prévus et les "arrêts difficiles" avec les membres de l'équipe.
En savoir plus
L'optimisation de la productivité des équipes à distance commence par la reconnaissance des défis uniques liés au travail à distance. Pour en savoir plus sur la gestion des équipes à distance, regardez notre webinaire à la demande : "Stratégies pour prospérer dans un monde éloigné".
