Faites de votre équipe PMO (Project Management Office) une partenaire stratégique clé pour votre organisation.
Vous voyez les choses en grand pour la nouvelle année. Mais comment convertir votre ambition en résultats métiers malgré les imprévus ? Tout commence par un changement d'approche.
Adopter une approche de sponsor permet à votre équipe PMO d'apporter de la valeur à l'ensemble de l'entreprise, indépendamment des perturbations et de l'incertitude économique.
Dans cet article, nous aborderons l'importance d'une approche de sponsor et la manière dont votre équipe PMO peut l'utiliser pour répondre aux besoins changeants de l'entreprise.
Comment raisonne votre équipe PMO ?
Votre équipe PMO peut devenir une partenaire stratégique clé de votre organisation. Considérez-la comme la conseillère qui vous permet d'exécuter votre stratégie pour répondre aux attentes de la direction.
Comment passer d'un organe de gouvernance traditionnel axé sur l'exécution tactique à un moteur stratégique ? Tout commence par la façon dont votre équipe PMO raisonne.
Si votre équipe PMO pense comme une responsable projet ou une entité de gouvernance, elle se concentre probablement sur les livrables. Ou sur l'excellence de l'exécution. Ainsi, elle finit par créer une gouvernance rigide qui ralentit la livraison de valeur.
Une équipe PMO stratégique pense métiers. Son rôle : aider votre entreprise à améliorer ses performances par le biais des projets. Elle a une fonction opérationnelle.
Comment votre équipe PMO peut-elle aider votre entreprise à améliorer ses performances par le biais de projets, tout en étant un moteur de valeur stratégique ? En adoptant une approche de sponsor.
Comprendre l'approche de sponsor et son importance
Adopter une approche de sponsor nécessite de changer la façon dont vous mesurez le succès. Elle vous oblige à vous concentrer sur les résultats plutôt que sur les livrables.
Cela signifie que les projets sont approuvés en fonction des avantages qu'ils apportent : les résultats.
Les livrables désignent tout ce que produit l'équipe du projet. Il peut s'agir d'un produit, d'un service, d'un processus, d'un système ou de tout autre livrable.
Cependant, « livrable » n'est pas synonyme de valeur commerciale. « Résultats » l'est.
Les livrables sont simplement un moyen de produire des résultats.
De nombreuses personnes tombent dans le piège en se concentrant sur les livrables plutôt que sur les résultats. En adoptant une approche de sponsor, votre équipe PMO peut s'assurer que vous consacrez votre temps et vos ressources à des initiatives qui produisent les résultats escomptés.
Passer des livrables aux résultats
À quoi ressemble une approche de sponsor ?
Cette approche dépasse le cadre traditionnel de mesure de réussite d'un projet, comme le respect du calendrier, du budget et du champ d'application. Ces éléments sont importants, mais pas autant que les résultats métiers.
Le sponsor prend en compte d'autres éléments comme le capital, les coûts et le ROI pour déterminer si les projets apportent de la valeur à l'entreprise.
Pour permettre à votre organisation de mieux réussir ses projets, votre équipe PMO doit tenir compte de ces éléments, et veiller à ce que les projets soient priorisés et gérés en fonction de ces résultats.
Concrètement, comment ça se passe ?
Examinons un exemple qui illustre la différence entre une approche axée sur les livrables et une approche axée sur les résultats.
Scénario axé sur les livrables : un projet réalisé dans les délais, avec toutes les fonctionnalités prévues et qui utilise uniquement les ressources planifiées est considéré comme un projet réussi. Même si la solution qu'il offre ne permet pas d'atteindre les objectifs de l'entreprise.
Que pensez-vous de cette approche ? Comparez-la avec l'approche suivante.
Scénario axé sur les résultats : un projet livré un peu plus tard et plus cher que prévu, avec quelques fonctionnalités manquantes permet d'atteindre les objectifs de l'entreprise.
De ces deux scénarios, quel est le plus avantageux ?
- Le scénario qui suit le plan à la lettre mais ne produit pas les résultats escomptés ?
- Ou le scénario qui dévie du plan mais permet d'obtenir la valeur métier souhaitée ?
La plupart des organisations s'accordent à dire que la valeur métier est plus avantageuse.
Cela ne veut pas dire que les livrables ne sont pas importants. Ils le sont. Cependant, la manière dont les projets apportent de la valeur métier devrait être prioritaire.
Quelles conséquences pour l'équipe PMO ?
À quoi ressemble une équipe PMO qui a adopté une approche de sponsor ? L'objectif est toujours de permettre à l'organisation de réussir par le biais de projets.
Mais avec cette approche, l'équipe PMO a la responsabilité d'aider les responsables projet à s'axer sur les résultats. Elle les encourage à gérer les projets de manière à prioriser les résultats sur les livrables.
Il s'agit en grande partie de changer la culture d'entreprise et ses structures de gouvernance.
Le rôle de l'équipe PMO est de créer un environnement de livraison de projet qui priorise les résultats. Dans cette optique, il faut donner aux équipes les moyens de fournir le meilleur travail possible en utilisant la méthode de livraison qu'elles préfèrent (Agile, Waterfall ou hybride).
L'équipe PMO doit montrer l'avantage de cette approche aux responsables projet afin qu'ils priorisent les résultats. Plus important encore, l'équipe PMO doit créer un environnement de livraison où les résultats comptent plus que les livrables, indépendamment de l'approche de livraison Waterfall, Agile ou hybride. Vous savez maintenant adopter un raisonnement de sponsor.
Vous souhaitez en savoir plus ?
Vous connaissez les avantages d'une approche de sponsor. Vous avez la conviction que votre équipe PMO doit s'axer sur les résultats. Découvrez maintenant comment transformer votre équipe PMO en moteur de création de valeur stratégique pour votre organisation.
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