La gestion de projet Kanban a gagné beaucoup de popularité au cours des dernières années, et ce pour une bonne raison. Les chefs de projet qui prospèrent dans l'environnement professionnel actuel, où tout va très vite, doivent communiquer avec de multiples équipes situées dans des lieux géographiques différents, suivre leur progression et veiller à ce que les processus se déroulent sans heurts. Les listes de tâches et les feuilles de calcul ne sont pas adaptées à des projets de grande envergure comme ceux-ci. Vous avez besoin d'un logiciel de gestion de projet qui vous permet de communiquer et de collaborer avec les équipes dès qu'il y a un changement de plan. C'est là que Kanban entre en jeu.
Dans ce billet, nous allons examiner quatre avantages de la gestion de projet Kanban par rapport aux listes de tâches et aux feuilles de calcul. Mais d'abord, une rapide leçon d'histoire sur le Kanban.
Qu'est-ce que Kanban, exactement ?
Kanban a débuté au Japon dans les années 1940 en tant que technique de gestion du flux de travail utilisée par Toyota pour optimiser l'efficacité. C'était avant l'époque des logiciels de gestion de projet. Les tableaux Kanban étaient donc constitués de fiches qui représentaient des tâches spécifiques et d'un tableau qui utilisait des colonnes pour représenter les différentes étapes du flux de travail. Au fur et à mesure que les équipes terminaient une tâche, la carte était déplacée dans la colonne appropriée du tableau pour représenter le statut de cette tâche.
Par exemple, un tableau Kanban physique de base peut être divisé en trois colonnes : à faire, à faire , et à faire. Lorsqu'une équipe commence une tâche, elle prend la carte affectée à cette tâche et la déplace de la colonne des tâches à faire à la colonne des tâches à faire . Et une fois qu'ils ont terminé la mission, cette carte est déplacée de faisant à faisant. La nature visuelle de Kanban permet aux équipes et aux responsables de suivre plus facilement leurs missions et leur progression, surtout lorsque le flux de travail de l'équipe comporte plusieurs étapes qui impliquent plusieurs membres de l'équipe ou parties prenantes. Lorsqu'une personne souhaite connaître l'état d'une tâche, il lui suffit de regarder le tableau et de voir dans quelle colonne se trouve la carte.
De nos jours, Kanban est un peu plus avancé. Si Kanban fonctionne toujours comme un outil de gestion visuelle du flux de travail, tout comme dans les années 1940, il fait désormais partie intégrante de nombreuses solutions logicielles de gestion de projet. Les tableaux Kanban numériques sont capables d'aider les organisations à gérer des projets complets impliquant plusieurs équipes. Pour les gestionnaires qui utilisent encore des techniques de gestion de projet basées sur des listes, Kanban offre un niveau supplémentaire de commodité et d'efficacité. C'est parce que Kanban est un outil visuel, et que la plupart des gens traitent les informations visuelles plus facilement que les textes. Si vous suivez le flux de travail de plusieurs équipes au sein de votre organisation, la visualisation vous facilite la tâche. Et cela peut vous amener à faire moins d'erreurs de calcul lors de la gestion des capacités et des ressources.
En d'autres termes, la gestion de projet Kanban peut faire gagner du temps et de l'argent à votre organisation. Et si ce n'est pas une raison suffisante pour passer à l'action, , voici d'autres avantages qui vous permettront de faire de Kanban votre solution logicielle de gestion de projet préférée.
1. Kanban augmente la collaboration
Lorsque vous avez plusieurs équipes travaillant sur un même projet, vous voulez vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Les projets ont tendance à se dérouler plus facilement lorsque les priorités et les objectifs de l'équipe sont alignés et que tout le monde travaille vers le même objectif. Vous pensez peut-être qu'atteindre ce niveau d'harmonie est plus facile à dire qu'à faire, mais ce n'est en fait pas si difficile lorsque votre tableau Kanban est utilisé comme source unique de vérité. En effet, un tableau Kanban efficace est accompagné de son propre logiciel de collaboration intégré, qui permet de renforcer la communication et la visibilité du flux de travail. Les équipes peuvent utiliser Kanban pour obtenir des informations précieuses sur les missions, notamment :
- Dates limites
- Informations importantes sur le contexte
- Documentation pertinente
- Les niveaux de priorité, l'état d'avancement du projet et les tâches à accomplir pour terminer le travail
Tout le monde a accès aux mêmes informations, ce qui minimise les divergences. Non seulement cela permet de déterminer plus facilement si les buts et les objectifs de l'équipe restent alignés tout au long du projet, mais cela vous permet également de suivre la progression des tâches dans votre flux de travail sans perturber vos collègues. En outre, votre solution de gestion de projet Kanban devrait également être dotée d'une fonction de communication intégrée qui vous permet de poser des questions et de laisser des commentaires sur les cartes de tâches. Il est ainsi plus facile de tenir tout le monde au courant des changements, sans devoir perturber la productivité en convoquant des réunions chaque fois que vous avez besoin d'une mise à jour de l'état d'avancement ou que vous informez vos équipes concernées de tout changement dans le projet.
2. Kanban favorise l'efficacité
Comme nous l'avons mentionné précédemment, la nature visuelle de Kanban facilite la planification et la gestion du travail . Au lieu de lire une feuille de calcul détaillée sur l'état de votre projet, vous obtenez une représentation visuelle de votre progression qui vous permet de voir :
- Projets sur lesquels les équipes travaillent actuellement
- Tout le travail qui est en attente dans le backlog
- Quelles équipes de travail ont terminé
- Le statut des projets par rapport à leurs échéances
Avoir la possibilité de visualiser votre flux de travail renforce l'efficacité en vous permettant d'identifier plus facilement les informations importantes. Mais un autre avantage de cette approche est sa capacité à optimiser le flux, de sorte que les cartes passent rapidement et régulièrement dans le flux de travail. C'est parce que la gestion de projet Kanban permet aux gestionnaires d'identifier plus facilement les goulots d'étranglement et les arrêts qui contribuent à des retards plus importants. Vous pouvez voir exactement où un projet s'est arrêté et qui travaille sur cette carte. À partir de là, vous pouvez vous adresser aux équipes pour comprendre ce qui cause les contretemps, puis élaborer une stratégie qui s'attaque au problème à l'origine des retards.
Parfois, les goulots d'étranglement sont causés par des équipes ayant trop de travail en cours (WIP). En d'autres termes, les équipes travaillent sur plusieurs tâches à la fois, plutôt que de terminer une tâche avant de commencer un nouveau travail. Considérez les affectations comme des voitures et le flux de travail comme une autoroute, et une quantité élevée de WIP comme le trafic aux heures de pointe : Aux heures de pointe, il y a trop de voitures sur la route, votre temps de trajet est donc augmenté. De même, lorsque vous avez trop d'encours, il y a trop de tâches dans le flux de travail. Cela entraîne une congestion, augmentant le temps nécessaire pour que les cartes passent par les différentes étapes du flux de travail.
Kanban facilite la limitation du nombre de cartes en cours de traitement, ce qui vous permet d'éviter la congestion de votre flux de travail et de vous assurer que chacun termine son travail à temps. En vous permettant de visualiser votre flux de travail, Kanban permet d'identifier facilement les équipes qui travaillent sur trop de projets. À partir de là, vous pouvez fixer des limites d'encours pour vous assurer que le travail est effectué de manière efficace.
3. Kanban encourage l'autonomie et la responsabilisation
Kanban est unique en ce qu'il est capable de fonctionner avec une variété d'approches de gestion du travail. Il peut être utilisé parallèlement à un logiciel de gestion de projet traditionnel comme les diagrammes de Gantt, ou vous pouvez l'utiliser avec une planification axée sur les jalons dans le cadre de Lean et Agile.
Si votre organisation prévoit d'adopter une approche Lean ou Agile (ou si elle est déjà en train d'en adopter une), vous comprenez peut-être déjà l'importance de l'autonomie des équipes. Si vous n'êtes pas familier avec ce concept, vous pouvez en apprendre davantage à ce sujet ici. Pour résumer, les approches Agile et Lean accordent de la valeur à l'apport des équipes et aident les travailleurs à avoir plus d'autonomie sur leurs opérations quotidiennes, avec un minimum d'interruptions de la part de la direction.
Les logiciels de collaboration Kanban permettent ce niveau d'autonomie. Les tableaux Kanban agissent comme un espace de travail partagé et collaboratif qui permet à la direction de suivre les progrès sans avoir à microgérer les membres de son équipe. De plus, la visibilité qui accompagne la gestion de projet Kanban signifie qu'il y a une couche supplémentaire de responsabilité. Nous savons qui travaille sur quoi, ce qui signifie souvent que les gens s'approprient davantage leur travail.
4. Kanban favorise le développement des compétences
Un autre avantage qui découle de la visibilité du flux de travail est la possibilité d'identifier les domaines à améliorer. Parce que Kanban permet de localiser plus facilement les goulots d'étranglement et les arrêts, il est plus facile de trouver la racine de vos problèmes. Peut-être avez-vous un membre de l'équipe qui a besoin d'une formation supplémentaire ou peut-être avez-vous mal calculé la capacité de l'équipe lors de la planification de vos projets. Avec Kanban, vous n'avez pas à jouer aux devinettes lorsqu'il s'agit d'identifier la cause des frictions. Vous pouvez voir où les projets sont retardés, et puisque vous avez accès à des mesures Kanban utiles comme le flux cumulé, les diagrammes d'épuisement, et le temps d'avance et de cycle, vous pouvez avoir une meilleure idée de la façon dont les équipes travaillent et des domaines dans lesquels vous pouvez les aider à s'améliorer.
Putting It All Together
Kanban a permis de stimuler la productivité d'organisations travaillant dans des secteurs tels que la fabrication, l'ingénierie, le marketing et le développement de logiciels, pour n'en citer que quelques-uns. Quel que soit le domaine dans lequel votre organisation travaille, Kanban peut contribuer à faire tomber les barrières de communication et à faire en sorte que toutes les personnes impliquées dans vos projets travaillent vers les mêmes buts et objectifs.
Vous voulez en savoir plus sur le Kanban ? Consultez notre article sur les raisons pour lesquelles vous devriez commencer à utiliser la gestion de projet Kanban. Si vous souhaitez savoir comment Kanban peut aider votre organisation, , visitez le site Web de Planview pour découvrir comment notre solution logicielle de collaboration a aidé les meilleures organisations du monde entier à planifier, exécuter et terminer leurs projets.
