Lors d'une récente émission Web, un professionnel de la finance m'a interrogé sur l'utilisation des feuilles de calcul dans le processus de planification. Comme il s'agit d'un thème très courant (plus de 70 % des personnes interrogées ont déclaré utiliser des feuilles de calcul pour leur processus de planification), j'ai décidé d'ajouter mes observations à la conversation.
Dire à un responsable financier qu'il ne doit pas utiliser de tableur, c'est comme dire à un maçon de ne pas utiliser de mortier. Les feuilles de calcul font tellement partie intégrante du rôle de la finance que nous ne pouvons pas vivre sans elles. Le fait est que (malgré ce que vous pouvez entendre de la part de certains vendeurs) il est approprié d'utiliser des feuilles de calcul à de nombreuses étapes du processus de planification à long terme (PLT). Il existe également certains endroits dans le processus du PLR où un meilleur outil peut et doit être utilisé. Un bon outil de planification ne cherchera pas à remplacer les feuilles de calcul, mais plutôt à tirer le meilleur parti de leurs fonctionnalités.
Parce que la finance est tellement habituée à utiliser des feuilles de calcul, nous avons tendance à la forcer à commettre des actes contre nature. Par exemple, l'utilisation de feuilles de calcul pour aligner les budgets organisationnels commence généralement à s'effondrer lorsqu'une entreprise atteint une certaine complexité organisationnelle. Au moment où une organisation est matricée, l'utilité de la feuille de calcul a atteint son point de rupture et une maintenance manuelle intensive est nécessaire pour maintenir la demande d'alignement des ressources. L'approche du tableur repose sur la création et la population de modèles financiers, suivie de l'analyse et de la redistribution des informations pertinentes aux groupes concernés, puis le processus se répète jusqu'à ce que l'alignement soit atteint. Il y a des entreprises Fortune 100 qui tentent encore de remonter les demandes de ressources de cette manière. Ces entreprises demandent souvent aux analystes financiers seniors de consacrer des cycles importants à la gestion de ce processus. Dans ce cas, une meilleure solution est un référentiel centralisé avec des contrôles d'accès suffisants pour permettre aux organisations de gérer leur propre alignement. Cette solution libère des ressources financières pour analyser les demandes de données plutôt que de simplement les surveiller. Même ici, les feuilles de calcul ont encore un rôle important à jouer.
Les feuilles de calcul servent de base de données organisationnelle pour la planification financière et sont devenues un format de référence courant pour collecter et analyser les données. Comme les feuilles de calcul ont des capacités d'exportation et des modèles fonctionnels qui servent à consolider les informations, je recommande de choisir un outil de planification qui permet d'importer et d'exporter facilement les données des feuilles de calcul. Et pour tirer le meilleur parti des feuilles de calcul, un référentiel de planification centralisé doit permettre de transférer facilement les données des feuilles de calcul dans le système. Après tout, comme un mur de briques sans mortier, un processus de planification sans données complètes s'écroule.
Dans la deuxième partie de cette série, nous examinerons un autre cas dans lequel il est approprié d'utiliser des feuilles de calcul dans la planification à long terme et comment le bon outil de planification peut améliorer leur fonctionnalité. Pour en savoir plus sur ce sujet, inscrivez-vous et écoutez le 15 Common Pitfalls for Financial Planning Webinar et obtenez votre propre copie du document.
Quelle est l'importance des feuilles de calcul dans votre processus de planification à long terme et où se situent-elles exactement ? Partagez vos expériences en postant un commentaire ci-dessous.
